規(guī)范檔案管理就是為混亂無序的檔案建立一套完整的檔案整理和管理的機(jī)制，能夠?qū)n案變的有序、合理，給檔案內(nèi)部之間建立合適的聯(lián)系，以便保障檔案的完整性，為檔案管理提供一些便利，提高檔案的利用率。

　　怎么樣將檔案進(jìn)行有效的管理？

　　規(guī)范檔案管理首先需要將檔案進(jìn)行整理，整理成方便高效管理的樣式，如數(shù)字化加工等。下面是整理數(shù)字化檔案的步驟：

　　1、將檔案搜集到一起，挑選出有保存價(jià)值的檔案。在規(guī)范檔案管理開始時(shí)，便要將檔案進(jìn)行有效的區(qū)分，為了能夠在后期可以合理的管理這些檔案，需要將無用的檔案去除掉，以免增加檔案管理的負(fù)擔(dān)。將有用的檔案資料聚集到一起。

　　2、給檔案分類。按照客戶的需求或者按照檔案整理分類的一般原則如時(shí)間、地點(diǎn)、級別、敏感性等進(jìn)行分類。這涉及到檔案整理的基礎(chǔ)知識(shí)，需要檔案整理人員了解所整理的檔案的類型。給檔案進(jìn)行分類，也是后期為高效運(yùn)用檔案提供便利。

　　3、給檔案編碼排序。依據(jù)檔案內(nèi)部的聯(lián)系，給檔案編寫頁碼和目錄，編碼就是給檔案內(nèi)部的一個(gè)排序，編寫目錄就是建立一個(gè)大的檢索框架。給其建立一個(gè)有效的檢索渠道，保障檔案后期能夠快速的檢索到所需要的內(nèi)容。

　　4、掃描整理檔案。將所有整理好的檔案進(jìn)行掃描，掃描前，要選擇合適的設(shè)備，避免在掃描時(shí)對檔案原件造成損壞。掃描后的數(shù)據(jù)需要儲(chǔ)存在合適的設(shè)備里，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。

　　同時(shí)，在工作時(shí)檔案整理數(shù)字化加工人員必須要遵守檔案掃描加工的規(guī)范，不可攜帶任何與工作無關(guān)的設(shè)備進(jìn)入檔案掃描加工場所。

　　5、核對檔案數(shù)據(jù)。為了保障檔案的數(shù)據(jù)掃描的完整性，應(yīng)該將檔案掃描后的數(shù)據(jù)進(jìn)行核查，對于缺掃、漏掃的要及時(shí)的進(jìn)行修復(fù)和整理。對于圖像、圖表掃描的有畸變的可以利用里的圖像處理技術(shù)進(jìn)行修復(fù)處理。要確保檔案掃描的質(zhì)量，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

　　6、系統(tǒng)對接。將掃描完成后的檔案數(shù)據(jù)對接到檔案管理系統(tǒng)之上，保障檔案掃描的數(shù)據(jù)能夠通過電子管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的高效檢索和利用。對接系統(tǒng)之后，可以為客戶演示系統(tǒng)的使用方式，方便后期客戶能夠快速地實(shí)現(xiàn)對檔案的檢索和利用。

　　7、檔案的裝訂和入庫。依據(jù)客戶要求，將檔案掃描后的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對檔案原件進(jìn)行整理，在客戶核查驗(yàn)收檔案掃描數(shù)據(jù)沒有問題之后，可以將檔案移交給相關(guān)負(fù)責(zé)人。

　　總之，規(guī)范檔案管理最重要的就是將檔案進(jìn)行有效的整理。有序化、合理化的管理可以更加高效的檢索到檔案的信息，為檔案管理人員提供便利，提升檔案的利用率。

　　規(guī)范檔案管理提高檔案的利用價(jià)值有什么建議？

　　規(guī)范檔案管理除了將檔案進(jìn)行有效的數(shù)字化加工之外，還可以采取其他的一些措施。

　　1、建立檔案管理機(jī)制。檔案管理在歷史上延續(xù)了很久，但是檔案管理的制度規(guī)范還有待健全，在數(shù)字化發(fā)展的今天，檔案管理的形式發(fā)生了一些變化，需要加快完善有關(guān)檔案管理的制度規(guī)范，為檔案管理提供一些制度上的支持。

　　2、優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)。對于檔案管理，在過去可能會(huì)有一些人員的冗余，加之檔案管理的制度不夠完善和健全，管理的組織結(jié)構(gòu)內(nèi)部權(quán)責(zé)不夠分明，這給有效的管理檔案增加了很多的困難。規(guī)范檔案管理可以逐步的優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)。

　　3、更新檔案管理的設(shè)備。檔案管理如何規(guī)范且高效的運(yùn)行，更新檔案管理的使用的設(shè)備也是一個(gè)提升管理的效率的方式。采用一些更加先進(jìn)的設(shè)備，運(yùn)行速度會(huì)提升，檔案管理系統(tǒng)查詢使用起來的速度也會(huì)相應(yīng)的提升。

　　4、加強(qiáng)對檔案管理者的培訓(xùn)。在不斷優(yōu)化人員的過程中，還需要不斷的加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，讓他們了解更多有關(guān)檔案的知識(shí)，學(xué)會(huì)更多檔案管理的方式。檔案管理人員知識(shí)能力的不斷提升也是提高有效管理檔案的一種方式。

　　總之，規(guī)范檔案管理的方式有很多，為了提升檔案的利用，可以從多個(gè)角度進(jìn)行延伸拓展。不斷地優(yōu)化升級檔案管理的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，是一個(gè)從自身內(nèi)部改變的方式。