紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指使用掃描儀、相機(jī)等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描歸檔，并利用數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，建立紙質(zhì)檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的目錄數(shù)據(jù)的處理過程。

　　進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工有以下幾個步驟：

　　1.整理檔案：進(jìn)行檔案的修整，破損檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行修復(fù)，去除掉裝訂物避免出現(xiàn)檔案掃描錯誤或無法掃描。詳細(xì)記錄下檔案整理后的每份文件的起始頁號與頁數(shù)。

　　2.掃描檔案：紙質(zhì)檔案的紙質(zhì)型號應(yīng)用不同的方式進(jìn)行掃描，還要根據(jù)檔案的頁面選擇黑白、灰度或者彩色模式，方便閱覽時更加清晰明了。

　　3.目錄建庫：選擇通用的數(shù)據(jù)格式建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　4.圖像處理與存儲：對圖像進(jìn)行處理，以獲得最好的圖像質(zhì)量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。將紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的每一份文件都對應(yīng)唯一的檔號，該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

　　5.數(shù)據(jù)掛失：通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。合格的目錄數(shù)據(jù)庫、圖像數(shù)據(jù)庫應(yīng)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)端進(jìn)行匯總，實現(xiàn)快速掛失操作。

　　6.數(shù)據(jù)備份：數(shù)字化檔案的保存是長期的，應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，定期檢查防止數(shù)字化檔案文件的丟失與損壞。

　　綜上所述，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工要進(jìn)行整理檔案、掃描檔案、目錄建庫、圖像處理與存儲、數(shù)據(jù)掛失和數(shù)據(jù)備份等幾個工作流程，經(jīng)過一系列復(fù)雜的流程保證紙質(zhì)檔案留存的完整、不易丟失。

　　在經(jīng)濟(jì)建設(shè)的推動下，紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)越來越完善，普及地區(qū)也變得異常廣泛。紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化廣泛應(yīng)用讓未來的我們可以更好的接觸更久遠(yuǎn)的我們。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)并入了大數(shù)據(jù)時代的大流，帶來了許多益處：

　　1.節(jié)省檔案管理開支：紙質(zhì)檔案不用再花費(fèi)大量人力、時間、空間進(jìn)行管理，節(jié)省檔案存儲與管理的開支。

　　2.提升效率：紙質(zhì)檔案數(shù)字化存儲在數(shù)據(jù)庫中可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享、共同管理，大大提高了是檔案文件查找的速度、準(zhǔn)確率。

　　3.增加檔案安全性：紙質(zhì)檔案進(jìn)行長時間的存儲可能因為紙張、墨水等發(fā)生變化發(fā)生錯誤或者被人為篡改，進(jìn)行數(shù)字化的加工之后檔案不容易改變，容錯率大大提升，以保證檔案的安全性。

　　4.加強(qiáng)信息化建設(shè)：數(shù)字化檔案是信息化建設(shè)的重要組成部分，可以為機(jī)構(gòu)或企業(yè)的信息化建設(shè)提供支撐和保障，提高數(shù)據(jù)處理和管理的效率。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一個復(fù)雜而重要的工作，公司需要具備一定條件才能有效地完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案管理效率和質(zhì)量。當(dāng)然，在實際操作中，還會根據(jù)不同行業(yè)和組織的需求進(jìn)行適度調(diào)整和補(bǔ)充。

　　公司需要具備的條件如下：

　　1.專業(yè)團(tuán)隊：公司應(yīng)該有一支經(jīng)驗豐富的專業(yè)團(tuán)隊，包括檔案管理專家、數(shù)字化技術(shù)專家和信息安全專家等。這些人員應(yīng)具備相關(guān)領(lǐng)域的知識和技能，能夠有效地管理和處理檔案的數(shù)字化過程。

　　2.先進(jìn)設(shè)備：公司需要投入先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，如高速掃描儀、文本識別技術(shù)等，以提高數(shù)字化效率和準(zhǔn)確性。同時，還應(yīng)具備合適的硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保數(shù)據(jù)安全和穩(wěn)定性。

　　3.規(guī)范流程：公司應(yīng)建立完善的檔案數(shù)字化流程，并確保每個環(huán)節(jié)都符合標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括檔案鑒定、整理、掃描、質(zhì)檢、元數(shù)據(jù)標(biāo)注等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化結(jié)果的可靠性和易訪問性。

　　4.數(shù)據(jù)安全：公司必須采取有效措施確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和機(jī)密性。這涉及到信息存儲和傳輸?shù)募用芗夹g(shù)、權(quán)限管理系統(tǒng)、防火墻等措施，以防止數(shù)據(jù)泄露、損壞或被惡意篡改。

　　5.合規(guī)管理：公司應(yīng)遵循相關(guān)法規(guī)和政策，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。包括合規(guī)的文件保留期限、數(shù)據(jù)隱私保護(hù)措施等。同時，還要進(jìn)行定期的內(nèi)部審計，確保符合法律法規(guī)的要求。

　　6.質(zhì)量控制：公司應(yīng)建立有效的質(zhì)量控制機(jī)制，確保數(shù)字化結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。這包括設(shè)置質(zhì)檢流程、制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)操作人員等措施，以及確保數(shù)字化文件的完整性和可追溯性。

　　7.客戶服務(wù)：公司應(yīng)提供專業(yè)的客戶服務(wù)，滿足客戶的個性化需求。包括及時響應(yīng)客戶咨詢、提供技術(shù)支持、解決問題等。良好的客戶服務(wù)能夠提升客戶滿意度，并增強(qiáng)公司的信譽(yù)度。

　　總之，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工是一個重要的技術(shù)，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程方面應(yīng)該進(jìn)行一個系統(tǒng)化的管理，讓紙質(zhì)檔案數(shù)字化更加的安全可靠。