檔案整理著錄是指對檔案文件進(jìn)行詳細(xì)、準(zhǔn)確、全面的描述和標(biāo)識，以便于檔案的管理、利用和保管。檔案著錄是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。

　　檔案整理著錄是檔案室編制檔案檢索工具時，對每份文件、每個案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。

　　檔案整理著錄的內(nèi)容通常包括以下幾個方面：

　　1、檔案文件的標(biāo)題：檔案文件的標(biāo)題應(yīng)該簡明扼要地表述文件的內(nèi)容和特點(diǎn)。

　　2、檔案文件的日期：檔案文件的日期應(yīng)該準(zhǔn)確地反映文件的起草時間、簽發(fā)時間或者生效時間等。檔案文件的起草人：檔案文件的起草人是指文件的主要起草者或者主要負(fù)責(zé)人，應(yīng)該準(zhǔn)確標(biāo)識。

　　3、檔案文件的類型：檔案文件的類型通常包括公文、函件、報告、備忘錄、合同、協(xié)議等。

　　4、檔案文件的機(jī)構(gòu)：檔案文件的機(jī)構(gòu)是指文件所屬的具體部門、單位或者組織，應(yīng)該準(zhǔn)確標(biāo)識。

　　5、檔案文件的編號：檔案文件的編號應(yīng)該按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，以便于檔案的管理和查找。

　　6、檔案文件的密級：檔案文件的密級應(yīng)該根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)和保密等級進(jìn)行劃分和標(biāo)識，以便于檔案的保密和管理。

　　檔案整理著錄是檔案管理的一部分，它有一定的規(guī)則。

　　下面是檔案整理著錄的原則和要求：

　　1、層級性：根據(jù)檔案整理結(jié)果,從文件級到全宗級分級著錄檔案信息,以反映部分與整體的層次結(jié)構(gòu)；

　　2、相稱性：僅記錄著錄單元所在層級的相關(guān)信息。例如,當(dāng)著錄單元為全宗時,不提供案卷的詳細(xì)內(nèi)容信息;當(dāng)著錄單元為文件時,僅著錄文件信息;當(dāng)著錄單元的責(zé)任者是某個單位的分支機(jī)構(gòu)或下屬機(jī)構(gòu)時,不提供該單位的組織機(jī)構(gòu)沿革信息。

　　3、關(guān)聯(lián)性：標(biāo)識著錄條目的著錄層級,將其與上一級著錄單元相連接,以明確著錄單元在著錄層級結(jié)構(gòu)中的位置,揭示各層級之間的有機(jī)聯(lián)系?？刹捎孟鄳?yīng)著錄層級的檔號或其他方式進(jìn)行連接。

　　4、動態(tài)性：著錄項目的內(nèi)容發(fā)生變化時,應(yīng)重新著錄。根據(jù)實際需要,保留原著錄內(nèi)容或重新賦值。例如,著錄單元的開放審核意見發(fā)生變化時,開放標(biāo)識項重新賦值;著錄單元的密級發(fā)生變更時,密級項在保留原著錄內(nèi)容的基礎(chǔ)上,補(bǔ)充變更情況。

　　檔案整理著錄可以有效提高文件管理的效率和準(zhǔn)確性，確保文件的安全和易于訪問。通過一個高效的檔案信息整理管理系統(tǒng)，組織和機(jī)構(gòu)可以更好地組織和管理文件，減少工作負(fù)擔(dān)，并提高工作效率。

　　下面是檔案整理著錄的好處：

　　1、進(jìn)行文件分類是該信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。通過分類，文件可以更好地組織和管理，使其更容易找到和使用。這個過程涉及到將文件按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則進(jìn)行分組。例如，可以按照需要整理的文件的按照主題、日期、作者等進(jìn)行分類。分類可以基于數(shù)字化系統(tǒng)，通過添加標(biāo)簽或使用元數(shù)據(jù)來實現(xiàn)。

　　2、整理文件是下一個關(guān)鍵步驟。這個過程要對文件進(jìn)行排序和排列，以便更容易尋找和瀏覽。對于需要整理的紙質(zhì)檔案，可以使用文件夾和文件柜來存儲文件，并使用標(biāo)簽和索引來標(biāo)識和定位文件。而對于數(shù)字檔案，可以使用文件夾和子文件夾來組織文件，并使用系統(tǒng)提供的搜索和過濾功能來快速找到所需要的文件。

　　3、進(jìn)行歸檔是該信息整理系統(tǒng)中的另一個重要任務(wù)。它涉及到將文件從活動目錄或工作區(qū)移動到歸檔存儲區(qū)，以便節(jié)省空間并保留檔案歷史記錄。這個過程中考慮到文件的保密性和可用性，確保只有授權(quán)人員能夠訪問存檔文件，并使用適當(dāng)?shù)募用芎蜕矸蒡炞C措施來保護(hù)文件的安全。

　　4、進(jìn)行檢索是該系統(tǒng)的一個核心功能。它以快速和準(zhǔn)確地找到所需文件為目標(biāo)。在檢索數(shù)字檔案的時候，可以使用關(guān)鍵字搜索和元數(shù)據(jù)過濾等功能來找到特定的文件。對于紙質(zhì)檔案，可以使用索引和目錄等工具來幫助定位文件。檢索功能的有效性直接影響到用戶的工作效率和滿意度。

　　著錄是檔案管理中重要的環(huán)節(jié)，是為了記錄和描述檔案的基本信息和特征而進(jìn)行的工作。著錄的目的是為了方便檔案的檢索和利用，確保檔案的管理和保管工作能夠順利進(jìn)行。

　　以下是檔案著錄的相關(guān)內(nèi)容：

　　1、著錄單元：著錄單元是著錄工作的基本單位，可以是一份文件或一個文件集合。檔案館通常將檔案按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄，例如從文件、案卷、類別到全宗的多級著錄方法。這種多級著錄的方式可以使得檔案的層次結(jié)構(gòu)清晰明了，方便后續(xù)的管理和利用。

　　2、多級著錄：從文件、案卷、類別到全宗分層級實施著錄的方法。

　　3、著錄層級：著錄層級是指著錄單元在全宗內(nèi)所處的位置。不同層級的著錄單元具有不同的著錄項目，用于準(zhǔn)確地描述檔案的內(nèi)容和特征。著錄項目可以包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、形態(tài)特征、關(guān)鍵詞等信息，以便用戶能夠快速地搜索和定位所需的檔案。

　　4、著錄項目：揭示檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動的記錄事項。

　　5、著錄條目：著錄條目是指一個著錄單元所包含的所有著錄項目的組合。通過著錄條目，人們可以全面了解檔案的內(nèi)容和特征，從而確定其在檔案館內(nèi)的位置和分類。著錄條目的準(zhǔn)確和完整性對于檔案的檢索和利用至關(guān)重要。

　　6、著錄主體：對著錄工作負(fù)有責(zé)任的機(jī)構(gòu)或部門。

　　總的來說，檔案整理著錄是指在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析，選擇及記錄的過程，所謂內(nèi)容特征，就是指對檔案主題的揭示，表現(xiàn)為檔案的分類號，主題詞提要等記錄項。