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概念與背景
2020年6月19日,國家檔案局舉辦區(qū)塊鏈技術(shù)視頻專題講座,中央檔案館館長、國家檔案局局長陸國強(qiáng)要求,要加快厘清運(yùn)用新一代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的思路舉措。在“十四五”時期實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化必須取得突破。因此,數(shù)字化轉(zhuǎn)型是“十四五”時期企業(yè)檔案工作的重點任務(wù)。
企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是指企業(yè)將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變及依此提升檔案管理水平和效益的過程。這個概念包含如下含義:一是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主體是企業(yè),而不是企業(yè)檔案部門或是檔案人員。二是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型包括管理對象、管理手段和效果3方面,3個方面互相聯(lián)系互相依存,又互相影響,因此這里的“數(shù)字化”不僅是指傳統(tǒng)載體檔案的掃描。三是檔案工作數(shù)字化是一個過程,它不是一蹴而就的。四是轉(zhuǎn)型既包括管理能力的轉(zhuǎn)變,也包括管理效果和效益的轉(zhuǎn)變。
轉(zhuǎn)型內(nèi)容
1.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范和完善
主要內(nèi)容包括健全或完善檔案管理制度、理順檔案管理體制機(jī)制、實現(xiàn)檔案管理的集中統(tǒng)一、規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程及各類卷夾、表格、單據(jù)等。這是開展檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型各項工作的基礎(chǔ)。檔案管理制度不健全、體制機(jī)制不科學(xué)、業(yè)務(wù)流程混亂、編號不科學(xué)等,將使檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不能順利進(jìn)行。
2.存量檔案數(shù)字化
存量檔案數(shù)字化是指對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,建立目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。存量檔案數(shù)字化屬于管理對象數(shù)字化轉(zhuǎn)型范圍,是檔案管理過程數(shù)字化能否發(fā)揮作用的關(guān)鍵。
3.增量檔案電子化
增量檔案電子化是指新增電子文件通過電子文件歸檔形成電子檔案,即業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔。其作用在于以下幾個方面:一是放大檔案管理過程數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效果。如果管理對象沒有實現(xiàn)數(shù)字化,即使檔案管理過程實現(xiàn)了數(shù)字化,數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效果也會大打折扣。二是能夠解決業(yè)務(wù)信息化過程中的難題。不少企業(yè)由于業(yè)務(wù)信息發(fā)展太快,產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量大,數(shù)據(jù)長期保存存在問題,或是新舊系統(tǒng)集成存在問題,使得信息化可持續(xù)發(fā)展存在困難。但通過電子文件歸檔能夠很好地解決這些問題,從而通過檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型促進(jìn)業(yè)務(wù)信息化的發(fā)展。增量檔案電子化既屬于管理對象數(shù)字化轉(zhuǎn)型范圍,也涉及檔案管理過程數(shù)字化,是轉(zhuǎn)型工作的關(guān)鍵。
4.管理過程數(shù)字化
即將檔案管理過程由傳統(tǒng)手工向數(shù)字化轉(zhuǎn)變,其主要工作是電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與實施。電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與實施就是將檔案管理流程通過軟件開發(fā)工作固化在系統(tǒng)中,從而實現(xiàn)檔案工作的流程驅(qū)動(盡管有的領(lǐng)域已實現(xiàn)數(shù)據(jù)驅(qū)動,但在檔案領(lǐng)域應(yīng)該仍處于流程驅(qū)動階段——作者注)。
5.服務(wù)能力提升
一是檔案信息開發(fā)利用實現(xiàn)由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。這就要求檔案工作識別檔案利用者的需求,運(yùn)用大數(shù)據(jù)、知識管理等的理念和技術(shù),對檔案數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)等進(jìn)行相應(yīng)的改造。二是檔案信息服務(wù)內(nèi)容實現(xiàn)由提供初級檔案信息服務(wù)向深加工檔案信息轉(zhuǎn)變。三是提高檔案信息服務(wù)效率。如通過對電子檔案管理系統(tǒng)的改造,使檢索界面更加友好,進(jìn)一步提高檢索速度,或是通過移動端的應(yīng)用,擴(kuò)大檔案信息服務(wù)的空間。四是服務(wù)范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。即通過對檔案數(shù)據(jù)的加工或是電子檔案管理系統(tǒng)的改造,進(jìn)一步擴(kuò)大檔案利用者的范圍,或?qū)崿F(xiàn)服務(wù)范圍由企業(yè)內(nèi)部擴(kuò)大到企業(yè)外部,實現(xiàn)服務(wù)范圍由本地擴(kuò)大到外地等。
6.促進(jìn)主營業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型或發(fā)展
一是通過有目的提供更高水平更高質(zhì)量檔案信息的利用,促進(jìn)企業(yè)某方面業(yè)務(wù)的提升,解決企業(yè)當(dāng)前某一方面的難題。如某企業(yè)通過開展檔案知識管理,提供系統(tǒng)化的知識服務(wù),促進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)工作。二是通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型加強(qiáng)某一類檔案或檔案工作某一個環(huán)節(jié)的工作來促進(jìn)主營業(yè)務(wù)的發(fā)展。如某企業(yè)通過電子文件歸檔騰退50多套老舊系統(tǒng),是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作促進(jìn)企業(yè)信息化發(fā)展的體現(xiàn)。這也是一個尋找著力點發(fā)揮企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型作用的過程。
轉(zhuǎn)型路徑選擇原則
1.規(guī)劃先行原則
企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作是依托信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級的過程,其本質(zhì)是信息化工作,需要一定的時間,耗費相應(yīng)的資金和人力,并具有一定的技術(shù)難度,尤其是比較高級的轉(zhuǎn)型工作,是一項多工作交叉的工程,因此必須提前規(guī)劃,明確建設(shè)的方向,調(diào)動有關(guān)人員的積極性,合理分配資源。
2.對象與手段并行原則
檔案資源是檔案工作的對象,基礎(chǔ)設(shè)施、電子檔案管理系統(tǒng)等是管理手段。從客觀世界運(yùn)行來說,管理對象依靠管理手段來進(jìn)行管理,而管理手段必須通過對管理對象的管理來發(fā)揮作用。因此,管理對象和手段的數(shù)字化必須同時進(jìn)行。
3.從易到難原則
即在檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型時應(yīng)先從比較容易實現(xiàn)的內(nèi)容著手,然后嘗試難度更高的內(nèi)容。從易到難可以從容易內(nèi)容實施的過程中獲取經(jīng)驗,鍛煉能力。如果反其道則有可能挫傷積極性,或是浪費資源,事倍功半。
4.需求牽引效益優(yōu)先原則
即企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型要立足于企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求,將企業(yè)最需要的檔案信息或最需檔案工作的業(yè)務(wù)作為檔案工作轉(zhuǎn)型的重點或著力點。為此,要對企業(yè)的需求進(jìn)行深入調(diào)研分析,找準(zhǔn)企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作對檔案信息和檔案工作的需求,以此作為立足點和著力點。
5.從模仿到創(chuàng)新原則
企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型中,部分工作需要較少的新思想、新方法和新技術(shù),甚至不需要,僅靠模仿就可以,而有些內(nèi)容則需要較多的新思想、新方法和新技術(shù)。為了保證數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成功率,可遵循從模仿到創(chuàng)新的遞進(jìn)原則,條件不具備時千萬不可一步登天。
6.前端控制原則
前端控制原則是指企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的電子文件歸檔工作倡導(dǎo)的“文件尚未產(chǎn)生之時采取措施”,即從文件的生成開始就提前介入。這個思想必須貫徹在企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中。
轉(zhuǎn)型路徑
1.做好檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃
這是遵循規(guī)劃先行原則選擇的路徑。檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃包含的內(nèi)容豐富,涉及面廣,絕不僅是“花錢買機(jī)器”的一個簡單規(guī)劃。它涉及企業(yè)的總目標(biāo)、各部門的分目標(biāo)、各部門的政策與計劃、信息部門的活動、信息化的發(fā)展等。一個好的規(guī)劃在內(nèi)容上應(yīng)包括:數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo)、約束條件和計劃指標(biāo)的分析,電子檔案管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu),系統(tǒng)開發(fā)實施工作的組織,所需人員及系統(tǒng)的管理和運(yùn)行,以及檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效益分析和實施計劃等。
2.資源數(shù)字化與電子檔案管理系統(tǒng)并行推進(jìn)
實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化的同時實現(xiàn)管理手續(xù)的數(shù)字化,即在實施電子檔案管理系統(tǒng)的同時,要么同時著手存量檔案數(shù)字化工作,要么著手開展電子文件歸檔工作。
3.從存量檔案數(shù)字化到增量檔案電子化
這是遵循從易到難的原則而形成的一條路徑。當(dāng)企業(yè)經(jīng)費有限,要對檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型時而應(yīng)選擇的路徑。這是因為存量檔案數(shù)字化比較容易,有的僅通過外包就能實施,見效快。而增量檔案電子化則需要較復(fù)雜的工作,難度比較大,且見效慢。數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作快速見效有利于后續(xù)工作的開展。
4.從檔案管理個別環(huán)節(jié)數(shù)字化到數(shù)字檔案館(室)建設(shè)
這也是在企業(yè)資源有限、檔案人才不足的情況下遵循從易到難而設(shè)計的一條路徑。數(shù)字檔案館(室)建設(shè)是企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的綜合,工作內(nèi)容較多,涉及面廣,復(fù)雜程度較高,需要較多的人、財、物等資源。在某一個階段,如企業(yè)資源并不能支持?jǐn)?shù)字檔案館(室)的建設(shè),此時可從個別環(huán)節(jié)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型著手,如先將目錄數(shù)字化以提高檢索效率,或是利用計算機(jī)進(jìn)行輔助分類和排列,從而實現(xiàn)部分整理工作的數(shù)字化等。待資源允許并取得一定經(jīng)驗后,開展數(shù)字檔案館(室)的建設(shè)。
5.在管理對象與管理手段轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案工作的提質(zhì)增效
這是遵循從易到難、需求牽引等原則設(shè)計的一條路徑。提質(zhì)增效是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo),沒有提質(zhì)增效的檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型,企業(yè)是不會支持或?qū)嵤┑?。但是,提質(zhì)增效必須以管理對象與管理手段轉(zhuǎn)型為基礎(chǔ),否則提質(zhì)增效就無法實現(xiàn)。
6.大力開展業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔
這是遵循需求牽引原則設(shè)計的一條路徑。當(dāng)前,各企業(yè)都應(yīng)用了大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng),積累了大量的電子數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)有的處于不安全或是使服務(wù)器超負(fù)荷運(yùn)行狀態(tài),業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔是當(dāng)前各企業(yè)對檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型最大的需求。從另一個方面來看,業(yè)務(wù)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行是企業(yè)經(jīng)營管理的大局和信息化工作的中心,做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔,就是檔案工作圍繞中心服務(wù)大局的最好體現(xiàn)。
7.積極融入業(yè)務(wù)系統(tǒng)實施工作中
這是遵循前端控制原則設(shè)計的一條路徑。在系統(tǒng)實施完成后進(jìn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔有許多的困難,反之,如果在系統(tǒng)實施時就提出電子文件歸檔要求,則會容易得多。因此,企業(yè)應(yīng)把融入業(yè)務(wù)系統(tǒng)實施工作作為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一項重要內(nèi)容。主要工作就是參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求分析、詳細(xì)設(shè)計、測試、上線等工作,及時提出歸檔需求,確保歸檔功能的實現(xiàn),確保歸檔的電子文件符合檔案管理的要求。