檔案是國家信息資源的重要組成部分理應(yīng)妥善管理但我國的檔案保工作還存在一些缺陷國家政府和有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)檔案的保管理解決檔案保工作中的問題。

一、 現(xiàn)狀與問題

現(xiàn)檔案工作與保工作的有機(jī)結(jié)合 必須正視檔案保管理的現(xiàn)狀堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)有針對(duì)性地協(xié)調(diào)和處理好檔案和保之間的關(guān)系問題。

（一）立卷歸檔和文檔保的不相適應(yīng)

在實(shí)際工作中傳統(tǒng)的立卷歸檔一般采取的是-四分法"其中就忽略了一個(gè)保的要索以致于在技術(shù)操作上沒有把文件資料和非級(jí)文件資料區(qū)分出來兩種歸檔材料混合在一個(gè)案卷里面。

事實(shí)上我們翻閱以往的檔案就不難發(fā)現(xiàn)夾存有相當(dāng)一部分文件資料而且從案卷卷面看沒有依據(jù)保要求標(biāo)注出本卷中文件的最高級(jí)不能十分醒目地體現(xiàn)文檔的標(biāo)志這就無形之中給檔案的提供和利用帶來一些麻煩形成檔案和保的關(guān)系脫節(jié)盡管現(xiàn)代立卷歸檔新辦法實(shí)施以后采取單份文件資料作為一個(gè)案卷并標(biāo)一個(gè)卷號(hào)這種方式雖有一定的優(yōu)越性但是仍然沒有從根本上解決和處理好與非檔案資料的關(guān)系對(duì)此有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)引起重視認(rèn)真研究解決。

（二）檔案利用和文檔保的相互銜接不緊

1991年9月國家檔案局國家保局聯(lián)合印發(fā)了，各級(jí)國家在定工作中該定的沒定就應(yīng)視為泄并追究有關(guān)人員的行政責(zé)任和法律責(zé)任，定范圍過寬或隨意編高級(jí)視為沒有認(rèn)真履行崗位職責(zé)要對(duì)其進(jìn)行批評(píng)教育。

我們知道.假做真時(shí)真亦假，如果全成了-秘-也就沒--可言了另一方面要隨著時(shí)間的推移按照法定程序做好適時(shí)解工作保工作不僅要及時(shí)定還得適時(shí)解做到保放結(jié)合該保的能保住該交流的還能交流使保工作能積極為社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

（三）檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊

目前財(cái)政檔案人員業(yè)務(wù)水平的提高除工作實(shí)踐自學(xué)外培訓(xùn)就成了主要途徑然而由于缺乏經(jīng)費(fèi)和組織制度保障檔案人員學(xué)習(xí)深造的機(jī)會(huì)較少財(cái)政檔案管理人員特別在基層參加當(dāng)?shù)貦n案部門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)少參加財(cái)政行業(yè)的檔案培訓(xùn)也少這就阻礙了檔案人員獲得學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)先進(jìn)技術(shù)手段的最實(shí)際的途徑。

二、完善檔案保管理

（一）強(qiáng)化檔案保意識(shí)

檔案部門要不斷增強(qiáng)做好檔案保工作的責(zé)任感和使命感站在國家安全的高度切實(shí)重視和不斷強(qiáng)化檔案保工作要駕馭檔案保宣傳工作的力度通過對(duì)，檔案法yz保法》相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)多漂道全方位地宣傳檔案保工作強(qiáng)化保法制觀念牢固樹立…保工作無小事-的責(zé)任意識(shí)提高保工作的自覺性和責(zé)任感自覺履行保守國家秘的義務(wù)對(duì)紙質(zhì)檔率磁性介質(zhì)的借閱保管銷毀等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格遵守保制度確保萬無一失把安全責(zé)任意識(shí)貫穿于檔案工作的始終同時(shí)要認(rèn)真貫徹"預(yù)防為主，的方針政策堅(jiān)決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理要經(jīng)常開展安全教育工作把檔案安全工作的重要性講清講明把活的危害和后果講足講透讓安全意識(shí)真正深入人心。

（二）加強(qiáng)檔案庫房安全建設(shè)

檔案庫房的科學(xué)管理是做好檔案保維護(hù)檔案安全的基本保障首先檔案庫房應(yīng)配備防盜門鐵欄窗報(bào)警器電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施并隨時(shí)做好各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的檢修維護(hù)工作其次檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理落實(shí)雙人雙鎖等嚴(yán)格的庫房管理制度無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)其三涉及國家秘的檔案應(yīng)單獨(dú)保管'要設(shè)帶鎖的移動(dòng)集檔案架帶碼鎖的保險(xiǎn)柜等從保管條件上確保檔案的安全其四應(yīng)減少檔案的破損率延長(zhǎng)檔案的使用壽命如對(duì)不易保管的磁盤光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)配備專用的檔案消磁柜，'對(duì)容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮增濕設(shè)備另外要堅(jiān)持日常監(jiān)督與重點(diǎn)檢查相結(jié)合不定期組織全面細(xì)致的安全檢查在認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案數(shù)目的同時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患做到及時(shí)檢查及時(shí)清理'采取切實(shí)的有效措施堵塞危及檔案安全的漏洞。

（三）正確處理保與保管利用開放之間的關(guān)系

提高檔案規(guī)范化建設(shè)的程度正確處理保與開放的關(guān)系抓好開放中特別是開放前的規(guī)范性工作靜止地看待檔案的秘性無視其秘性的時(shí)限和范圍是不對(duì)的，但如果缺乏保觀念對(duì)檔案無視其秘性無限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍也是錯(cuò)誤的因此在開放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保工作一是做好檔案的庫查工作。

對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行.一是初審檔案工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行庫查初步制定開放與控制使用范圍二是中審由具有較高水平和業(yè)務(wù)能力的同志重點(diǎn)審查初審中沒能制定開放與控制使用的部分檔案以確定其取舍三是終審由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審和中審的情況綜合分析審查最終決定和批準(zhǔn)檔案的開放與否。

（四）做好檔案的解工作

保檔案是有等級(jí)的其劃分等級(jí)是根據(jù)，保法、規(guī)定劃分為-絕，…機(jī)，"秘，三級(jí)但秘不是一成不變的一旦秘保管期限屆滿使失去了保的價(jià)值為此向社會(huì)各界開放的檔案必須是到了一定時(shí)限的檔案要開放必須進(jìn)行劃解把未解的列入控制使用范圍同時(shí)對(duì)劃?rùn)n案進(jìn)行解工作應(yīng)當(dāng)遵循保法的有關(guān)規(guī)定解要由原確定級(jí)的機(jī)關(guān)單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行三是做好檔案開放前的管理工作開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作即，提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量建立健全檔號(hào)編制檢索工具準(zhǔn)備副本。

三、總結(jié)

總之新形勢(shì)下的保工作必須通過健全的責(zé)任制度和嚴(yán)格的制度落實(shí)促使保工作者在思想上防微杜漸工作上恪盡職守技術(shù)上精益求精從而全方位地做好保工作。