文章分析了做好檔案保管過程與利用過程中的保工作，進而提出了如何處理好檔案保與利用的關(guān)系。

　　1做好檔案保管過程中的保工作

　　1.1檔案庫房管理中的保工作

　　檔案的庫房管理是檔案保的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建,但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。應注意的是，不是任何一間辦公客都可以用作庫房的，從檔案保的角度來看,不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度,無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學管理是做好檔案保、維護檔案安全的基本保障。

　　1.2絕檔案的管理和保

　　絕檔案是黨和國家的核心秘，它關(guān)系到黨和國家的安全;關(guān)系到國家的政治活動、軍事活動和經(jīng)濟發(fā)展的成敗;關(guān)系到“四化”建設(shè)的進程。因此,為確保國家核心秘的安全，必須管理好絕檔案。

　　(1)絕檔案應與非絕檔案分別保管。要設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕檔案的安全。

　　(2)提高絕檔案管理人員的素質(zhì)。絕檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知早、知多、知深的特點。他們對保守黨和國家的秘負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。絕檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L,經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家大量的秘，這些秘隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合,往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘。所以檔案人員無論在什么場合,都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘做為自己的神圣職責和應盡的義務。

　　(3)加強絕檔案的日常管理。絕檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕檔案使用完畢后應及時清對、檢査，發(fā)現(xiàn)失、泄問題，應及時査明原因，進行補救。

　　1.3做好檔案的保管期限與保期限的區(qū)分工作

　　確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限，而保期限是根據(jù)國家秘事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國家秘事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保法律、法規(guī)的保護,產(chǎn)生法律效力的時限?！秶颐乇Ｆ谙薜囊?guī)定》中規(guī)定:除有特殊規(guī)定外，絕級事項不超過30年，機級事項不超過20年,秘級事項不超過10年。保期限在一年及一年以上的以年計,在一年以內(nèi)的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保范圍的中央、國家機關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保范圍中某類事項的保期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘事項，在授權(quán)機關(guān)作出解前，其他機關(guān)、單位應當對其采取長期的保措施，不得擅自決定解和隨意對外提供。

　　1.4檔案管理人員的職責

　　檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務,也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案,要及時搶救;不丟,就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全;不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況;不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕,防止檔案的損壞，確保檔案的安全,為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

　　1.5檔案情況的變化

　　檔案在保管過程中，其級不是一成不變的,而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化，基本變化是升、降、解。其中升是極少數(shù)的,也是暫時的大多數(shù)的，總的趨勢是降，直至解。其變化原因有:①保范圍的變化;②級文件作用的變化，原來的級文件指導作用與現(xiàn)在工作不相適應，已失去了指導作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，級自然消除了;③保時限的變化，所存檔案文件，只標有級而沒有保時限，多數(shù)都是超期服役

　　1.6做好檔案級的調(diào)整工作

　　要建立起法制的新秩序。對檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經(jīng)驗教訓告訴我們,以往關(guān)于檔案保的制度還不健全，適應不了《保法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應檔案調(diào)工作制度化、正規(guī)化的需要，應建立以下3個制度:①建立劃定期制度，以便屆滿自行解;②建立調(diào)通知單制度，對保期間提前解或發(fā)生升降變化的級文件，要下發(fā)通知單告知檔案館室,以便銜接工作，及時掌握，適時變動;③建立檔案接收標準制度,加強檔案的規(guī)范化建設(shè)。

　　2做好檔案利用過程中的保工作

　　2.1做好檔案利用中的監(jiān)督工作

　　檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：

　　制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失、不泄及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文(1)應嚴而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

　　(2)隊伍建設(shè)。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

　　(3)監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館、室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案;對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤:

　?、僮烨?，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機;②眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中;③手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢査被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案巻和文件,發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關(guān)領(lǐng)導,以便及時查處，挽回損失。

　　2.2正確處理好檔案保與利用的關(guān)系

　　保守國家機是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保,工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費;領(lǐng)導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案，檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。

　　上述情況表明，檔案部門應改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保工作的同時，切實完善工作職能,為領(lǐng)導決策服務勢在必行。機檔案應該保，但保的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在?；A(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說,保與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

　　2.3進一步做好檔案開放中的保工作

　　一成不變地看待檔案的秘性，無視其秘性的時效和范圍，是不對的;但如果缺乏保觀念，對檔案無視其秘性,無限地擴大開放利用范圍,也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保工作。

　　(1)做好檔案的審査工作。審査工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行:一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標準，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進行審査，初步判定開放與控制使用范圍;二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務能力的同志，重點審査初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍；三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

　　(2)做好檔案的解工作。保檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保法》規(guī)定，劃分為“絕”、“機”、“秘”三級。確定檔案的級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的級釆取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案。秘不是一成不變的，一旦秘保管期限屆滿，便失去了它的保價值，為此我們就不能按原有的保文件管理，而應該按照公開文件進行管理，這就是檔案保的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案,要開放，必須先進行劃解,把未解的列入控制使用的范圍。過去，許多檔案館，對其所保管的注有級的檔案，沒有定期解，影響了檔案的開放利用。對劃檔案進行解工作,應當遵循保法的有關(guān)規(guī)定，即:"國家秘事項在保期限內(nèi)不需要繼續(xù)保的，原確定級和保期限的機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)應當及時解?！边@也就是說，解是由原確定級的機關(guān)、單位或其上級機關(guān)進行。

　　(3)做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即:

　?、偬岣唛_放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量,利用原有基礎(chǔ)，進行系統(tǒng)整理,達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求;

　　②建立健全檔號，要適應開放后檢索與管理的要求;

　　③編制檢索工具,一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具,如《開放檔案卡片目錄》;三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等,使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔,以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系,實現(xiàn)檢索途徑的多元化;

　?、軠蕚浜酶北?，對珍貴、重要的檔案，應釆取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。