本文闡述了目前干部人事檔案整理方法方法仍然沿襲的是傳統(tǒng)的方法，已不能滿足檔案工作整體發(fā)展的要求，給管理和利用帶來(lái)了極為不利的影響，因此有必要引起足夠重視并進(jìn)行改革。

　　經(jīng)過建國(guó)以來(lái)半個(gè)多世紀(jì)的實(shí)踐，我國(guó)的干部人事檔案業(yè)務(wù)工作在檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、利用等方面積累了比較豐富的經(jīng)驗(yàn)。然而，面對(duì)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)的飛速發(fā)展、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立、干部人事工作的深入改革、人們擇業(yè)觀念的改變以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步出現(xiàn)的新形勢(shì)、新情況，我們?cè)谟?jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下創(chuàng)建的干部人事檔案整理方法工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新的客觀現(xiàn)實(shí)。在此，筆者就干部人事檔案整理方法方法提出

　　一些看法，與廣大人事檔案丁作者商討。

　　干部人事檔案整理方法裝訂工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來(lái)的每個(gè)干部的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目，技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上不斷對(duì)人事檔案整理方法內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的丁作。

　　從當(dāng)前形勢(shì)來(lái)看，干部人事檔案的傳統(tǒng)整理方法，存在著許多不足。由于立卷裝訂方法繁瑣、復(fù)雜，標(biāo)準(zhǔn)過于苛刻，每頁(yè)都要裁剪粘貼，使得拆卷裝訂成為檔案工作者一項(xiàng)沉重負(fù)擔(dān)。我們應(yīng)該用新的思維、新的理念

　　來(lái)改革干部人事檔案整理方法工作的繁雜工序，改變束縛了我們幾十年的傳統(tǒng)的整理裝訂方法。

　　一

　　一、干部人事檔案現(xiàn)行整理裝訂方法的弊端

　　1991年3月，中組部頒發(fā)了經(jīng)過修訂的《干部檔案整理工作細(xì)則》(以下簡(jiǎn)稱《細(xì)則》)?！都?xì)則》第四條要求“裝訂整齊”；第二十一條要求“每個(gè)干部的檔案材料，必須裝訂成卷”、“卷面整潔、全卷整齊平坦、裝訂結(jié)實(shí)耐用”；第二十條規(guī)定：“對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折破的材料進(jìn)行加工”，包括對(duì)過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，要在左邊縫一條線邊；不符合標(biāo)準(zhǔn)(每頁(yè)長(zhǎng)為26.5cm，寬為19.5era)的每份材料，或者逐頁(yè)進(jìn)行剪裁、縫紉，或者把材料用襯紙托裱成魚鱗形或梯形；“不能剪裁的檔案材料，須進(jìn)行折疊。

　　折疊時(shí)，要根據(jù)具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法”，折疊成魚鱗形或梯形。近年來(lái)，大量的A4紙規(guī)格大小的材料歸檔，如《大專院校畢業(yè)生登記表》、《畢業(yè)生成績(jī)表》等，一份材料要進(jìn)行四邊裁剪，勞動(dòng)量大。由于組卷、裝訂、剪裁、打孔、技術(shù)加工的方法古老落后，復(fù)雜、繁重、瑣碎，加上《細(xì)則》的規(guī)定和要求太細(xì)又近乎苛刻，如今，組卷、折疊、剪裁、縫邊、裱糊、裝訂、打孔、技術(shù)加工等工作，已成為檔案人員一項(xiàng)必須做的手工勞動(dòng)和沉重負(fù)擔(dān)。每個(gè)檔案人員每年都要在這方面花上幾十甚至上百個(gè)工作日，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，苦不堪言。

　　經(jīng)過多年的實(shí)踐工作，對(duì)每頁(yè)材料都要進(jìn)行裁剪以及裝訂成卷暴露出以下弊端：

　　(1)干部人事檔案專用的打孔機(jī)，在裝訂時(shí)把每份材料都人為地打出3個(gè)圓孑L，造成檔案的破損，破壞了檔案的原貌。在利用檔案時(shí)，來(lái)回拆卷，反復(fù)裝訂，孔越來(lái)越多、越來(lái)越大，破爛無(wú)法打孔時(shí)，還要裱糊后再打孑L，加大了勞動(dòng)量。

　　(2)不利于保密。一個(gè)人的材料裝成一卷或數(shù)卷，利用者只需利用卷內(nèi)某一份材料，也得整卷借出。雖然干部人事檔案整理方法借閱保密工作有更嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)保證，但也避免不了利用者看了不該看的其他材料。為了保密，檔案人員用鋼夾夾住其余部分，或在旁邊盯著利用者，互相都很尷尬。

　　(3)不利于復(fù)制檔案。由于檔案太厚或者裝訂壓字等原因，影響復(fù)制效果，經(jīng)常不得不拆卷。

　　(4)裝訂成卷不便于材料插卷和補(bǔ)充材料。干部人事檔案整理方法最大的特點(diǎn)之一是動(dòng)態(tài)性，每個(gè)人的檔案內(nèi)容是不斷充實(shí)豐富的，隨著干部個(gè)人實(shí)踐活動(dòng)的逐步增加，每個(gè)人每年都會(huì)形成新的材料。如果按一個(gè)人從22歲參加工作算起，到60歲退休，按現(xiàn)行規(guī)定每?jī)赡暄b訂一次，一個(gè)人的檔案在退

　　休前就要反復(fù)拆裝l9次之多。還有許多非常規(guī)需要拆卷的情況，比如職稱晉升、職務(wù)變動(dòng)、更改工齡等，對(duì)快檔案的破損。

　　(5)技術(shù)加工和剪裁破壞了檔案的歷史原貌，好心辦了錯(cuò)事。檔案是歷史記錄，保持歷史原

　　貌是每個(gè)檔案工作者的神圣職責(zé)。

　　(6)組卷、裝訂不適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要。傳統(tǒng)的組卷方法是手工操作的產(chǎn)物，就計(jì)算機(jī)而言，組成案卷既增加了數(shù)據(jù)錄入量，又影響檢索速度。繁瑣的組卷程序使管理軟件的設(shè)計(jì)更為復(fù)雜，又無(wú)法利用計(jì)算機(jī)代替人T組卷和裝訂。就當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，可以錄入人事檔案中一切有用的信息，可以滿足任意的查詢和組合。原來(lái)通過組卷和卷內(nèi)分類承繼文件之間的有機(jī)聯(lián)系以方便查找的意義已經(jīng)喪失，若再沿用組卷、分類、裝訂等方法，只會(huì)影響管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

　　(7)由于借閱時(shí)整卷借出提供利用，利用時(shí)，光線、灰塵等自然磨損對(duì)檔案損壞程度加大，不利于對(duì)檔案的保護(hù)。

　　二、干部人事檔案也可以實(shí)行“檔案夾”管理

　　按相關(guān)規(guī)定，每管1000人干部人事檔案，可配備1名專職檔案人員?？墒窃诋?dāng)前，許多單位都很難做到按此標(biāo)準(zhǔn)配齊檔案人員。雖然現(xiàn)在要求歸檔的零散材料可先放在散材料袋中，每?jī)赡瓴鹁硌b訂一次。現(xiàn)

　　在調(diào)資升級(jí)頻繁，職務(wù)晉升，職稱評(píng)審，每年年終考核材料，外出進(jìn)修學(xué)習(xí)，獲得各種結(jié)業(yè)證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書等材料數(shù)量劇增，每年都有大批零散材料要?dú)w檔。常常是手中這一批檔案材料還沒有裝訂完畢，新的需歸檔

　　的要整理的大批零散材料又進(jìn)來(lái)了。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案人員終日被拆卷、整理、剪裁、加工、裝訂牽著鼻子走。筆者認(rèn)為，簡(jiǎn)化整理十分必要，改進(jìn)干部人事檔案整理方法勢(shì)在必行。

　　1.整理干部人事檔案主要以實(shí)用和方便利用為目的。我們要針對(duì)存在的問題，改革傳統(tǒng)的檔案整理方法，可以把干部人事檔案整理方法分為兩種類型組卷：一種是離(退)休干部檔案仍采取傳統(tǒng)的組卷方法；另一種是采用檔案夾替代檔案卷皮來(lái)保存在職人員全部應(yīng)歸檔的檔案材料，并借鑒《歸檔文件整理規(guī)則》的方法：將歸檔材料以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目。每個(gè)人的材料前面仍要有檔案目錄，然后十大材料按目錄順序放進(jìn)夾中即可，檔案夾規(guī)格以A4紙為標(biāo)準(zhǔn)。

　　2.目前檔案材料統(tǒng)一使用16開紙是很困難的。對(duì)于l6開紙和A4紙的檔案材料，不再加工，保存原貌；對(duì)于小于16開紙的材料不做裱糊，裱糊只限于受損材料的加工；特殊規(guī)格的材料，用一張普通16開紙當(dāng)襯紙縫紉加工；大于A4紙的材料適當(dāng)折疊。案卷只以左邊和下邊對(duì)齊即可，上邊和右邊以A4紙標(biāo)準(zhǔn)為界。這樣做最大的不足是每類檔案材料呈散狀放在夾中，可能造成混亂與丟失，但也不難避免?？山梃b文書檔案“代卷卡”的方法，印制出“代件卡”，每一份檔案材料中，借走了哪份材料，除了在借閱登記表上嚴(yán)格登記外，再認(rèn)真填寫一份“代件卡”，插到被借走的這份材料的位置上去。

　　3.借出的檔案材料，哪怕只有一頁(yè)，檔案室也要用專門袋子裝起來(lái)，防止丟失。這樣做的最大好處是：一是方便利用；二是方便檔案復(fù)制；三是不會(huì)人為損壞檔案；四是保持檔案原貌；五是借閱時(shí)避免其他檔案泄密；六是方便平時(shí)插卷補(bǔ)充材料歸檔；七是避免了利用時(shí)對(duì)其他材料的磨損；八是檔案組卷入夾后整齊統(tǒng)一；幾是減少了檔案人員工作量，把檔案人員從繁瑣的檔案加工整理裝訂中解放出來(lái)。