面向服務架構的數(shù)字檔案館建設方案研究

數(shù)字檔案館建設應立足于國家信息資源戰(zhàn)略高度。本文在分析當前數(shù)字檔案館建設與發(fā)展問題與困惑的基礎上，提出面向服務架構的、基于IT集約化運營理念的數(shù)字檔案館的建設方案，從運行體制、組織機構、組建方法和運營服務角度探討數(shù)字檔案館的運作模式。

信息技術的飛速發(fā)展和信息化應用的普及與深化，使得信息成為當今社會的重要資源，與能源、材料處于同等重要地位，資源的數(shù)字化及其網(wǎng)絡化利用程度也已經(jīng)成為評價一個國家信息基礎水平的重要標志。母而，利用現(xiàn)代化技術手段輔助檔案館開發(fā)、集成和共享檔案資源，為社會提供多元化服務，為各級政府提供輔助決策已經(jīng)成為國家信息化和信息資源戰(zhàn)略的重要內容。我國各級各類檔案館是收集、保管和提供檔案利用的重要基地，80%以上的國家信息資源沉淀于全國的各級各類檔案館中，為此，數(shù)字檔案館項日紛紛啟動，目的就是要接收、存儲和管理信息社會不斷產(chǎn)生的數(shù)字化檔案資源，使檔案工作者能夠充分利用信息技術為國家、機構和社會公眾提供檔案信息服務。

一、數(shù)字檔案館建設與發(fā)展的問題與困惑

綜觀國內外數(shù)字檔案館的建設與發(fā)展歷程，有初見成效的業(yè)績，有艱辛歷程的記載，也有對未來持續(xù)發(fā)展的困惑。深圳市、青島市、天津開發(fā)區(qū)等數(shù)寧檔案館項目都針對各自的工作重心分別從電子文件歸檔、館藏數(shù)字化及檔案資源的剛絡化利用等角度切人數(shù)字檔案館的建設主題，這些工作的開展提升r全國范圍內數(shù)字檔案館的建設熱潮，新立項的數(shù)字檔案館工程有效仿的，也有苦思冥想要標新立異的，更有困惑不前的，究其根源主要是缺乏頂層設計的建設模式，缺乏建設數(shù)字檔案館的行業(yè)標準，事實也證明了示范工程并不具有廣泛適用性；數(shù)字檔案館的持續(xù)投入、動態(tài)建設和穩(wěn)固發(fā)展問題，以及檔案工作者認為尚未徹底解決的電子文件的法律效力、數(shù)字化檔案的安全保障與永久存儲等技術問題，更是令檔案工作者望而卻步。數(shù)字檔案館進一步發(fā)展面臨眾多網(wǎng)惑。

（1）地基不牢。由于方案論證的不充分，標準體系不健全，建設初期很快進入具體的應用系統(tǒng)開發(fā)過程中，加之系統(tǒng)分析過程中檔案業(yè)務工作人員很難提出具體的、深入的、發(fā)展的需求，必然會造成系統(tǒng)開發(fā)的反復和時間的拖延，造成信息系統(tǒng)的局限性和自動化應用孤島的現(xiàn)象的普遍存在，數(shù)字檔案館的進一步完善、擴展與發(fā)展都很困難；

（2）資金難保障。不僅系統(tǒng)建設過程中需要投入資金以購買軟硬件基礎設施，而且隨著需求的增加系統(tǒng)的擴展也需要持續(xù)投入，更重要的是信息技術的快速發(fā)展，軟硬件設備的更新?lián)Q代也需要不斷的投入，如果沒有長效的資金保障體系，數(shù)字檔案館的發(fā)展必然受阻；

（3）技術服務低質量。IT服務人員陷入“救火”的}jf=I境，系統(tǒng)的隨需而建、要求的快速見效、功能的不斷需求拓展致使研發(fā)人員陷入“打補丁”的低效工作狀態(tài)，檔案業(yè)務工作者的對網(wǎng)絡、計算機和信息系統(tǒng)的低水平操作也使得IT技術維護人員成為“掃盲”專業(yè)戶，系統(tǒng)的軟硬件異構環(huán)境的接El聯(lián)接與數(shù)據(jù)共享等問題占用了IT工作人員大量精力，很難再有精力去思考數(shù)字檔案館持續(xù)發(fā)展的眾多問題。

（4）應用效果不理想。電子檔案接收進館與永久保存的眾多技術問題、網(wǎng)絡計算機基本技能的掌握和熟練使用的要求始終閑惑著檔案館的工作人員，造成了檔案業(yè)務工作者對信息化建設與發(fā)展的消極心態(tài)，嚴重影響和阻礙信息化的深入發(fā)展；信息系統(tǒng)建設的低水平重復，人為異構環(huán)境的形成，標準規(guī)范不統(tǒng)一，造成信息共享難度大，現(xiàn)代檔案業(yè)務很難規(guī)范。這種人人從零開始的建設模式，不僅基礎設施重復建設、應用軟件重復開發(fā)，而且軟硬件選購也會岡當時的經(jīng)費多少受到限制。從長遠角度來看，數(shù)字檔案館的運行維護和持續(xù)發(fā)展是令人擔憂。解決這些問題，需要從數(shù)字檔案館基礎結構的搭建和運作體制等制約其健康發(fā)展的主要岡素來思考更有效的解決方案。本文作者提出一種面向服務架構(Service—OrientedArchitecture：SOA)的基于IT集約化管理與開放式服務運行模式的數(shù)字檔案館建設方案，以下稱之為IT集約化服務型數(shù)字檔案館(簡稱ITIS—DA)，其初衷是希望能夠從數(shù)字檔案館的建設之初就排除制約其發(fā)展的眾多隱患。

二、ITIS—DA的集成基礎結構

j，ITIS—DA的集成基礎結構，并與我國當前檔案館開展信息化建設的常規(guī)做法作以比較。傳統(tǒng)的模式是每個檔案館(甚至檔案室)都分別籌集資金建設自己專用的服務器、數(shù)據(jù)庫和應用系統(tǒng)，系統(tǒng)實施后各自設立IT技術服務部開展網(wǎng)絡、計算機、應用程序的運行維護，對于上級要求共享的數(shù)據(jù)再單獨提取出來移交到數(shù)據(jù)中心，數(shù)據(jù)中心的IT服務部|、J再針對每個檔案館的要求開發(fā)接口系統(tǒng)，這是信息化初期應用階段的工作思路和建設模式，典型特點是將系統(tǒng)建設和軟件開發(fā)的工作分散于每個檔案館，將全局的檔案信息整合和持續(xù)發(fā)展的難題放在后端。基于開放式服務架構的系統(tǒng)建設與應用模式的主要特點是：

(1)數(shù)據(jù)源級的整合：將檔案數(shù)據(jù)從歸檔、移交時就開始采用事前約定的格式規(guī)范進行統(tǒng)一封裝，建立標準規(guī)范，以統(tǒng)一格式接收和保管數(shù)字化檔案信息；

(2)數(shù)據(jù)集成化管理：采用集成化的數(shù)據(jù)組織和存儲管理模式，建立基于網(wǎng)絡存儲和多級、多類數(shù)據(jù)安全的保障體系，提供開放式服務架構的數(shù)據(jù)存取與訪問機制；

(3)功能組件通用化：將檔案工作按照業(yè)務模型、工作流程和數(shù)據(jù)訪問模式進行組件化處理，形成各類通用組件并以對象方式進行封裝，以方便各類應用系統(tǒng)的靈活架構；

(4)IT資源的共享化：針對檔案工作的業(yè)務體系，通過對功能組件進行動態(tài)“裝配”建立適合檔案館各個部門的管理信息系統(tǒng)，各檔案館的核心業(yè)務系統(tǒng)和工作流程比較相似，這些業(yè)務系統(tǒng)的主要功能模塊應能共享使用。不需要各檔案館重復開發(fā)各自的軟件系統(tǒng)，也不需要各檔案館分別購買服務器、存儲設備，能夠實現(xiàn)IT資源的一次共建，多家享用；

(5)用戶界面的個性化：通過實施，針對各類用戶的工作需求，進行系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)訪問權限和個性化界面的部署、設置與定制，最終形成具有用戶個性化需求的使用界面；

(6)技術服務的集約化：所有的服務器、存儲設備、數(shù)據(jù)備份、軟件改進、運行維護以及軟硬件系統(tǒng)升級換代等IT資源的管理和技術支持與服務等工作都以標準的、規(guī)范的、專業(yè)化的服務方式來開展，通過提高IT服務的綜合水平和總體質量來增強數(shù)字檔案館建設的社會效益，提供數(shù)字檔案館的持續(xù)運行與滾動發(fā)展的長效機制。

可以看出，ITIS—DA的建設的主要指導思想是，首先應集中多方資源共同研究和實現(xiàn)數(shù)字檔案館集成基礎結構，在數(shù)據(jù)和業(yè)務兩大方面約定統(tǒng)一的格式規(guī)范和標準體系，建立一個開放式集成服務的平臺系統(tǒng)，然后再針對檔案業(yè)務工作流程的共同特點開始考慮組件對象的研發(fā)與實現(xiàn)，而不是從一開始就陷入最終用戶使用的信息系統(tǒng)開發(fā)之具體業(yè)務中。毋庸置疑，這種開放式數(shù)字檔案館建設的體系結構具有很強的靈活性和叮擴展性。

二、ITIS—DA的運作機制

ITIS—DA的建設宗旨是將與信息技術相關的軟硬件基礎設施的建設與維護、應用軟件的研發(fā)、信息系統(tǒng)的實施、數(shù)字檔案館的運行管理以及IT資源管理等技術性工作從傳統(tǒng)檔案館中剝離出來，組建熟悉檔案工作流程和檔案業(yè)務模型的IT團隊，開展面向檔案行業(yè)的信息化管理與IT專業(yè)化服務，將檔案的實體管理與數(shù)字檔案的信息管理區(qū)分開來，這必然需要從運行體制、組織機構、組建方法和運營服務等角度來思考ITIS—DA的運作模式。

(1) 體制與職能：ITIS—DA模式使得數(shù)字檔案館不再依附于任何傳統(tǒng)的檔案館，設立專門的執(zhí)行機構來經(jīng)營和管理數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館不僅具有永久保存數(shù)字化檔案的職能，具有管理IT軟硬件資源的職能，具有保障數(shù)字檔案館滾動建設與持續(xù)發(fā)展的職能，而且還將作為一個集成化的IT服務平臺為傳統(tǒng)檔案館提供開展現(xiàn)代檔案管理業(yè)務綜合服務。

(2) 組織機構：數(shù)寧檔案館的機構設置與傳統(tǒng)的檔案館有所區(qū)別，除廠行政、辦公及財務等共有部門外，其他的業(yè)務部門的設置方式完全不同。數(shù)字檔案館不是按照檔案業(yè)務的收、管、用來設置部門，而是按照IT服務的工作流程來部署機構，可以考慮成立規(guī)劃部、軟件研發(fā)部、系統(tǒng)實施部、運行維護部等。數(shù)字檔案館的工作人員需要有信息技術和檔案管理雙學科的學習、實踐和從業(yè)背景，能夠將IT技術融會貫通到檔案管理業(yè)務：】：作中，相對于傳統(tǒng)檔案館的業(yè)務型工作人員而言，數(shù)字檔案館的工作人員是技術型檔案工作者，同樣都需要遵循檔案法，肩負著數(shù)字檔案資源永久保存的歷史重任。

(3) 組建方法：數(shù)字檔案館的建設需要在國家檔案局的統(tǒng)一領導下，采取共建共享的總體原則，制定數(shù)字化檔案信息的接收、存儲、管理、提供利用、IT資源選購、搭建、運行維護以及數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)訪問相關的行業(yè)技術標準和管理規(guī)范，形成支撐數(shù)字檔案館集成運行的基礎體系結構，確保數(shù)字化檔案資源的統(tǒng)一格式存儲與訪問；應用系統(tǒng)的建設可以考慮以省/直轄市為單位進行立項，集中各地區(qū)的軟硬件資源及人才優(yōu)勢，針‘對現(xiàn)代檔案管理的電子文件歸檔、館藏數(shù)字化、數(shù)字檔案的綜合管理、開放檔案的服務利用、檔案編研成果展示等條塊化業(yè)務主線分別開展通用檔案信息系統(tǒng)的設計、研發(fā)與實現(xiàn)，做到各類應用系統(tǒng)的一次開發(fā)，多地區(qū)共享使用。

(4)運營維護：為保障數(shù)字檔案館的長期可持續(xù)發(fā)展，可考慮以應用服務提供商(ASP)的方式的來經(jīng)營和運作數(shù)寧檔案館，傳統(tǒng)檔案館以較低的費用租賃并共享數(shù)寧檔案館的服務器、存儲空間和應用軟件，通過數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡化綜合服務平臺完成對檔案的收、管、用、數(shù)、研、展等業(yè)務工作，將需要永久保存的數(shù)字化檔案資源統(tǒng)一保存于數(shù)字檔案館，而紙質檔案仍然保存于傳統(tǒng)的檔案館中，延續(xù)傳統(tǒng)檔案館的業(yè)務工作體系。

四、結論

ITIS—DA實現(xiàn)方案旨在通過提高IT服務質量和對IT資源的集成化管理水平，來獲得信息化建設的低投入、高叫報的社會效益。有效保障軟硬件資源共建共享，數(shù)字檔案信息集成化管理，應用軟件動態(tài)擴展，運行維護專業(yè)服務、數(shù)字檔案館持續(xù)發(fā)展等都是ITIS—DA的突出特色，它強凋數(shù)字檔案館以服務的角色獨立于任何一個傳統(tǒng)的檔案館而單獨存在，匯集精通檔案業(yè)務并熟練掌握信息技術的復合型高素質人才，開展高起點、高水平且能夠保持健康良性發(fā)展的數(shù)字檔案館的建設與實踐。

由此，數(shù)字檔案館在承擔永久保管數(shù)字化檔案的神圣使命的同時，還將通過網(wǎng)絡和計算機為現(xiàn)代檔案工作者、為傳統(tǒng)檔案館提供了開展數(shù)字化檔案收、管、用、數(shù)、研、展等的各種信息化服務功能，這種IT集約化服務型數(shù)字檔案館是信息社會的呼喚，是傳統(tǒng)檔案館在信息時代的孿生姐妹，它們雙方通過“雙軌制”并行協(xié)作，共同記載信息社會的發(fā)展足跡，共同傳承人類社會的文明歷史。