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學(xué)校綜合檔案室硬件設(shè)施相對落后 ,檔案結(jié)構(gòu)不規(guī)范、不科學(xué),檔案搜集采集手段單一,管理方式落后 , 專業(yè)檔案管理人才缺乏,從業(yè)人員業(yè)務(wù)不精,思維方式陳舊,阻礙了學(xué)校綜合檔案室建設(shè)有序發(fā)展。加強檔案硬件 建設(shè) ,提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能,優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu),改良檔案管理方式,進而充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)作的作用勢在必行。
學(xué)校檔案是學(xué)校各項活動和工作的原始記載 ,是 學(xué)校建設(shè)的重要組成部分。具有內(nèi)容廣、門類多的特 點,主要包括文書檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、實驗檔案、 會計檔案、設(shè)備檔案及聲像檔案等。
近年來,隨著國家《檔案法》、《普通高校卡當案管理工 作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺,各高校的檔案法規(guī) 制度建設(shè)也取得了長足的進步,學(xué)校普遍加大了檔案 管理工作力度,改革了舊的檔案分級管理模式,成立了 綜合檔案室,實現(xiàn)了學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理,為檔案 管理現(xiàn)代化提供了有力保障,成為學(xué)校管理T作中不 可缺少的重要環(huán)節(jié)。
但是,也應(yīng)當看到,目前學(xué)校綜合檔案室建設(shè)還存 在一些問題和不足,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
(一)檔案室的硬件設(shè)施相對滯后
少數(shù)學(xué)校綜合檔案室?guī)焓液喡δ軉我?,“八防?設(shè)施未能到位,辦公條件較差,庫室、辦公、閱覽也未能 實現(xiàn)三分開,檔案現(xiàn)代化及檔案保護設(shè)備配置不全,嚴 重影響了檔案管理、保護及服務(wù)工作的正常開展。
(二)檔案結(jié)構(gòu)不規(guī)范 、不科學(xué)
從內(nèi)容上看,綜合檔案室往往只注重對文書檔案、教學(xué)檔案和會計檔案等相對“重要”的檔案進行收集管 理,而對設(shè)備檔案、基礎(chǔ)性建設(shè)檔案等檔案資料搜集整 理采集力度明顯不夠;從載體上看,只重視紙質(zhì)檔案的 收集,而對聲像檔案、實物檔案(如膠片、印章、錦旗等) 缺乏足夠的重視。
(三) 檔案管理方式落后
隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展,辦公自動化、信息網(wǎng)絡(luò) 化和通訊現(xiàn)代化給學(xué)校綜合檔案室的管理工作提出了 新的要求。但由于經(jīng)費保障不夠、設(shè)施不完善、管理人 員觀念落后等原因,學(xué)校計算機輔助管理功能得不到有 效發(fā)揮,有些高校雖然給檔案管理部門配備了微機,但 大部分的檔案管理工作還是依靠傳統(tǒng)的手丁操作,管理 和服務(wù)手段陳舊,效率低下,更談不上管理方式從傳統(tǒng) 作業(yè)型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變。
(四)檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)不合理。據(jù)統(tǒng)計,當前學(xué)校 綜合檔案室的管理人員中有95%以上的人員是“半路出 家”,缺少專業(yè)的檔案管理人才,現(xiàn)在的從業(yè)人員基本沒 有進行過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn),缺乏專業(yè)理論知識,缺 乏學(xué)術(shù) 、史料研究和計算機管理的基本能力。這是學(xué)校 綜合檔案信息資源開發(fā)乏力,檔案理論研究成果及檔案的情況下,現(xiàn)場收集同隨時收集相比,處于輔助地位, 但在歸檔制度不夠健全或雖有歸檔制度而執(zhí)行不夠嚴 格的單位:現(xiàn)場收集則處于不可忽視的重要位置。根據(jù) 科研檔案形成的一般規(guī)律和特點,科研檔案的現(xiàn)場收 集工作主要應(yīng)抓住以下三個環(huán)節(jié) :
1.年度總結(jié)。研究周期比較長的課題,往往在年末 進行年度試驗研究總結(jié),這是進行文件材料收集、歸檔 的好時機,應(yīng)當切實加以把握。
2.階段驗收。對于一些能產(chǎn)生階段性成果的課題 , 往往需要進行階段驗收。此時,可由科研檔案管理人員 在階段驗收時到現(xiàn)場進行收集T作。這樣,一方面可以 對階段驗收時所形成的各種材料進行全面收集 ;另一 方面,可以對不合乎要求的材料隨時予以糾正,切實提 高所形成材料的質(zhì)量。
3.成果鑒定會。科研成果鑒定會是現(xiàn)場收集課題科研卡當案材料的重要環(huán)節(jié)。成果鑒定,標志著有關(guān)的文件 材料已經(jīng)形成,該課題的研究工作告一段落。因此,一 方面要在成果鑒定前抓好科研檔案材料的歸檔工作 ; 另一方面,檔案工作人員要親臨鑒定會現(xiàn)場,做好科研 檔案材料的收集 作,避免鑒定材料的意外丟失。
史料研究成果的數(shù)量少的重要原因。
(五)服務(wù)手段落后,觀念陳舊
目前許多學(xué)校綜合檔案室工作中心不明確,業(yè)務(wù)工 作發(fā)展缺乏充分有效地協(xié)調(diào),不少檔案人員滿足于看門 守攤、你用我調(diào)的傳統(tǒng)服務(wù)方式和坐、等、靠的消極1二作 方法,不注重學(xué)習(xí),觀念陳舊、服務(wù)手段落后、方法簡單, 已遠不能滿足學(xué)校和社會多方面的需要。 隨著教育改革的深入 、信息化的發(fā)展和學(xué)校建設(shè)的 全方位提高,學(xué)校在管理、教研和基礎(chǔ)性建設(shè)等方面,呈 現(xiàn)了多元化的發(fā)展特色。學(xué)校檔案工作,也隨檔案的種 類不斷增加而趨于復(fù)雜化和多樣化。學(xué)校應(yīng)充分認識 檔案管理新特點,積極探索檔案管理新模式,把檔案工 作逐步納人學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃,不斷提高檔案管理水 平,創(chuàng)新檔案服務(wù)方式,努力為學(xué)校的發(fā)展和社會的需 求提供高效快捷及多方位的信息服務(wù)。
一、完善檔案管理制度,規(guī)范工作秩序
學(xué)校綜合檔案管理工作作為一種動態(tài)的存在方式, 要考慮到它與其他_丁作的相互作用,結(jié)合學(xué)校教育實踐 的有關(guān)特性和思想理念,應(yīng)進一步完善綜合檔案管理工 作的各項規(guī)章制度 ,確定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范 圍,使教學(xué)檔案管理人員樹立起強烈的責(zé)任心,調(diào)動其 積極的進取心。工作制度的建立要體現(xiàn)檔案工作的專 業(yè)性和科學(xué)性。通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行,以規(guī)范綜合 檔案管理行為,使學(xué)校綜合檔案管理工作步入制度化軌 道,并逐漸形成良好的運行機制。
二、加強檔案隊伍建設(shè),注重素質(zhì)提高
首先要努 力提高廣大檔案人員的政治素質(zhì) ,樹立 “檔案T作要服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè),注重經(jīng)濟效益和社會效 益”的服務(wù)觀念,保持和發(fā)揚檔案_[作者的優(yōu)良傳統(tǒng),愛 崗敬業(yè),恪盡職守,無私奉獻;其次要加強對檔案專業(yè)人 員的教育和培
第一:當今社會,檔案的載體形態(tài)、管理程 序、技術(shù)方法等都發(fā)生了很大變化,這些變化對檔案人 員的]_作能力提出了新的要求。學(xué)校檔案部門要積極 創(chuàng)造條件,吸引專業(yè)人才,同時要加強對現(xiàn)職人員的業(yè) 務(wù)培訓(xùn),盡快提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和現(xiàn)代化管理技 能,使他們能夠熟練使用計算機等現(xiàn)代化管理設(shè)備,成 為既懂管理又懂計算機的復(fù)合型人才;
第二:要不斷強 化自身造血功能。抓住當前深化改革的機遇,建立自我 發(fā)展、自我約束的機制,推行一人多崗、一崗多責(zé)的質(zhì)量 管理和目標管理責(zé)任制;第四,要加強兼職檔案員隊伍 建設(shè)。學(xué)校應(yīng)明確兼職檔案員在學(xué)校工作中的地位,并 就其配備、職責(zé)、考核、獎罰、培訓(xùn)、職務(wù)職稱晉升等方面 作出具體規(guī)定,為兼職檔案員設(shè)置崗位津貼,定期開展 檔案T作檢查評比活動,引進激勵機制,充分調(diào)動他們 的工作積極性。
三、加大經(jīng)費投入,創(chuàng)新工作方式
良好的工作環(huán)境是提高工作質(zhì)量的重要保障,學(xué)校 應(yīng)加大對綜合檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和現(xiàn)代化建設(shè)的資 金投入力度,進一步完善各項管理服務(wù)設(shè)施,不斷提高學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化水平。檔案管理人員應(yīng)針對以往檔 案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié),改進工作方法,對科研檔案、 實驗檔案等難以收集整理的檔案資料,采取跟蹤收集等 有效方法,及時整理歸檔,為日后開展服務(wù)工作把好第 一關(guān)。學(xué)校各部、處都應(yīng)支持檔案部門的工作,幫助他們 疏通渠道,采取有效措施,使文書處理部門和科技文件 材料等部門的立卷歸檔工作真正做到制度化。
四、發(fā)掘檔案信息,提供系統(tǒng)服務(wù)
學(xué)校綜合檔案室的專職工作人員作為檔案服務(wù)工 作的主要力量,應(yīng)牽頭制定一系列切實可行的管理措施 和服務(wù)措施,牢牢把握學(xué)校和社會需求,挖掘庫存信息, 廣辟利用渠道,為學(xué)校和社會提供系統(tǒng)服務(wù)。一是要下 大力氣搞好檔案的編目和必要的檔案檢索工具的編制, 完善檢索體系,從而實現(xiàn)多渠道、多角度檢索;二是研 究、探索檔案信息資料開發(fā)利用的手段和形式,開展對 檔案中所記載信息的分析與研究;三是積極開展檔案資 料的編研工作,通過編寫本校檔案全宗介紹、校史資料 等,宣傳檔案、介紹所藏檔案的內(nèi)容,開展庫藏檔案信息 的二次、三次加工,形成各種專題資料,以滿足利用者從 不同角度查找的需要;四是認真做好日常的查檔接待與 檔案咨詢工作 ,做到優(yōu)質(zhì)服務(wù);五是經(jīng)常了解學(xué)校和社 會工作的實際需要,開展“跟蹤”服務(wù),把服務(wù)工作做到 最需要的時刻。同時把學(xué)校檔案及時向社會公開,使檔 案資源得到充分利用,切實滿足學(xué)校和社會的需要。
五、注重信息化建設(shè),全面提高檔案管理現(xiàn)代化水平
學(xué)校檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理后,檔案部門的庫藏量 不斷增加,信息量日益增大,過去那種依靠手工管理檔 案的方式已完全不適應(yīng)檔案信息綜合開發(fā)的需要,因 此,學(xué)校檔案部門要全面改革傳統(tǒng)的檔案手工管理方 法,運用現(xiàn)代化管理的理論、技術(shù) 、方法和手段,采用現(xiàn) 代化管理技術(shù),把計算機和縮微保護技術(shù)引入檔案管理 和開發(fā)利用工作之中,逐步實現(xiàn)檔案立卷、檢索、編目、 統(tǒng)計、借閱等管理工作的計算機化,實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù) 庫化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化,最大限度地滿足學(xué)校和社會對 檔案部門快速、準確提供檔案信息的要求,不斷開創(chuàng)學(xué) 校檔案管理工作新局面。