我國(guó)檔案界一般把檔案劃分為文書檔案、科技檔案、專門檔案和音像檔案（或特殊檔案）四個(gè)種類，關(guān)于檔案分類，一般來(lái)說(shuō)就是根據(jù)檔案的某種屬性對(duì)其進(jìn)行從上位類到下位類的逐級(jí)劃分，把相同特征的檔案集中到一起，使之占有一個(gè)固定的位置，經(jīng)過(guò)連續(xù)劃分行程層次，各類別按照層級(jí)關(guān)系組合為一個(gè)有機(jī)整體，使檔案更加系統(tǒng)化、有序化。
檔案分類是一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，如果文件分類不清、收集的檔案歸位不明，文件材料的組織體系混亂，整理編目也會(huì)雜亂無(wú)序，因此，如何使得每一份文件都能“適得其所”，是我們開展檔案管理工作的關(guān)鍵一步。
下面是關(guān)于檔案分類整理的三大原則：
分類的嚴(yán)整性體現(xiàn)在分類是否具有邏輯性。檔案分類的結(jié)果是形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的邏輯系統(tǒng)。檔案分類要求在縱向上具有從屬關(guān)系，在橫向上具有平行關(guān)系，做到各類之間、各類相同級(jí)位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致，從縱向的從屬關(guān)系來(lái)說(shuō)，它表示大類和它所展開的各級(jí)屬類之間的關(guān)系，即上位類和下位類的關(guān)系。上位類要能包含它所屬的下位類，下位類一定是它的上位類的組成部分，兩者之間是總體和部分的關(guān)系。即，下位類目的外延之和等于上位類目的外延。從橫向的平行關(guān)系來(lái)說(shuō)，它表示同一分類層次上的各類目之間的關(guān)系，即同位類之間的關(guān)系。同位類之間是互相排斥的關(guān)系，只能并列、平行，并使之界限清楚，而不能交叉重復(fù)。
這里涉及到邏輯學(xué)上概念的劃分問(wèn)題。概念的基本邏輯特征是概念具有內(nèi)涵和外延。概念的內(nèi)涵是指反映在概念中的對(duì)象的本質(zhì)屬性或特有屬性，即概念的含義，如，檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄。檔案的含義就是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。概念的外延是指概念的適用范圍。比如，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作檔案都屬于企業(yè)管理類檔案。也就是說(shuō)，概念的外延是指概念所反映的客觀事物的"類"。因此，我們又可以說(shuō)企業(yè)管理類檔案有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作四類檔案。我們認(rèn)識(shí)事物既要把握概念的內(nèi)涵，又要把握概念的外延。概念的劃分就是把一個(gè)大概念分為若干個(gè)小概念。被劃分的概念叫"母項(xiàng)"（如，企業(yè)管理類檔案），劃分出來(lái)的小概念叫"子項(xiàng)"（如，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、行政管理檔案、黨群工作檔案），劃分的依據(jù)叫"劃分標(biāo)準(zhǔn)"。邏輯劃分應(yīng)當(dāng)遵循以下要求∶第一，劃分必須窮盡。即劃分出來(lái)的子項(xiàng)總和要等于母項(xiàng)的外延。這是我們?cè)诳v向上劃分的要求。如文書檔案以"年度一機(jī)構(gòu)一保管期限"分類，在機(jī)構(gòu)這一層次劃分上要列出立檔單位形成檔案的所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，不能多也不能少。第二，每次劃分必須堅(jiān)持同一標(biāo)準(zhǔn)。這是我們?cè)跈M向上的劃分要求。同時(shí)，還要求劃分的子項(xiàng)應(yīng)當(dāng)互不相容。例如，如果在科研檔案劃分為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、醫(yī)療等類的同時(shí)，又分為基礎(chǔ)理論、軟科學(xué)等類。前者按行業(yè)劃分，后者按研究性質(zhì)等標(biāo)準(zhǔn)劃分，就會(huì)出現(xiàn)工業(yè)方面的基礎(chǔ)理論研究項(xiàng)目檔案是歸工業(yè)類，還是歸基礎(chǔ)理論類的問(wèn)題。這是由于后者與前者不是按同一標(biāo)準(zhǔn)劃分，子項(xiàng)互相包含造成的。其結(jié)果是檔案歸類混亂、查找困難。
檔案分類本身不是目的，而是科學(xué)管理的一種手段。效用性規(guī)則要求檔案分類要適應(yīng)不同種類檔案及其管理的特點(diǎn)，滿足檔案科學(xué)管理和方便利用的需要。
例如，分類的類目和層次的多寡問(wèn)題。無(wú)論是分類層次，還是分類類目，都要適中。分類層次過(guò)少，類目也太少，就達(dá)不到分類的目的;分類層次過(guò)太多，類目也多，會(huì)因增加了頭緒而使管理變得復(fù)雜。又如，類目對(duì)象的選擇問(wèn)題。檔案實(shí)體分類的類目選擇應(yīng)以貼近文件材料產(chǎn)生的實(shí)際為佳。福建省科技廳于2005年建立"科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)"，課題的申報(bào)、評(píng)審等工作都通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行。項(xiàng)目編號(hào)中有一個(gè)分類代號(hào)是與項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)處、中心對(duì)應(yīng)的。比如，福建省科技檔案館的類目選擇直接應(yīng)用了"科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)"中的這個(gè)分類代號(hào)。如農(nóng)業(yè)類課題由農(nóng)業(yè)處協(xié)調(diào)管理，在項(xiàng)目編號(hào)中用"N"表示，檔案管理時(shí)也采用"N"作為檔號(hào)的一部分，用以表示機(jī)構(gòu)的類目，使檔號(hào)與原有的項(xiàng)目編號(hào)對(duì)接起來(lái)，方便管理和檢索。
檔案的分類，往往牽動(dòng)著檔案管理的全局。如果分類發(fā)生變化，排架、編號(hào)等相關(guān)工作也會(huì)發(fā)生變化，有些甚至需要從頭做起。因此，不論是基層檔案機(jī)構(gòu)還是檔案館，必須保持檔案分類的相對(duì)穩(wěn)定性，不宜頻繁地變更分類方法和分類體系。在確定分類方法和體系時(shí)也要慎重考慮，充分論證。
當(dāng)然，產(chǎn)生檔案的社會(huì)活動(dòng)不是一成不變的。社會(huì)活動(dòng)的調(diào)整或改變，必然導(dǎo)致檔案分類對(duì)象的變化。無(wú)論是分類方法，還是分類方案，適時(shí)地進(jìn)行變動(dòng)、完善也是必須的。
