檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。隨著時間的推移，檔案的數(shù)量會逐漸遞增，而對于檔案的利用則要求有專人專場進(jìn)行管理，耗時耗力。今天要跟您分享的是關(guān)于檔案數(shù)字化服務(wù)的內(nèi)容，因?yàn)闄n案數(shù)字化能幫您的企業(yè)節(jié)省時間，提高檔案利用效率，增加公司效益。

　　我中心之前服務(wù)的一家工程公司有一批在職人員的人事檔案需要進(jìn)行整理和數(shù)字化，因?yàn)槠渲泻艽笠徊糠秩硕技毙枰M(jìn)行職稱的申報工作，加上不少人的人事檔案內(nèi)容存在較大的材料缺失，如學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料和工作履歷材料，人數(shù)大概有數(shù)百人左右。從接到客戶的訴求之后，我中心就為客戶制定了詳細(xì)的服務(wù)計劃，包括檔案的內(nèi)容梳理，提供材料缺失清單，如何進(jìn)行收集以及后續(xù)的整理和檔案數(shù)字化服務(wù)工作。

　　整個服務(wù)過程持續(xù)時間為一個半月周期，除了極個別的員工檔案材料無法收集之外，其他的人員檔案都進(jìn)行了系統(tǒng)的整理和數(shù)字化服務(wù)，為客戶梳理出符合申報職稱的人員數(shù)量和申報等級。由于進(jìn)行了數(shù)字化的服務(wù)，之后客戶單位就可以很方便地通過電腦和軟件查詢每個人的檔案情況了，再也不需要跑來跑去的咨詢員工和查詢檔案了，大大提高了辦公效率。

　　檔案整理首先需要對檔案材料進(jìn)行鑒別，要對不同的材料分辨真?zhèn)巍⒉⑴袛嗍欠駳w檔。然后將經(jīng)過鑒別的材料按照十大類分類，其中第四類、第九類需要進(jìn)行二級分類。在實(shí)際工作中，也會因?yàn)槊總€單位不同的情況，部分材料出現(xiàn)分類不同的情況，如在校期間的學(xué)生鑒定表，可放三類，也可放在四類的第一小類。

　　分類完成后，將各類材料進(jìn)行排序并編號，其中除開五類、六類、八類按照邏輯順序外，其余的全部按照時間順序。排序并編號完成后的材料則需要進(jìn)行編目并最終裝訂，其中部分材料要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝裱、袪釘?shù)炔僮鳌Ｖ链?，整個人事檔案整理過程完成。

　　江西省數(shù)字化檔案整理流程

　　紙質(zhì)檔案的存放可能會因?yàn)槟晗捱^程而產(chǎn)生長霉發(fā)黃或者是字跡退化等問題。為了避免這些問題，我們就需要把進(jìn)行檔案數(shù)字化，讓材料以網(wǎng)絡(luò)化的形式有限延長原件的保存時間，實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存。

　　那么什么是檔案數(shù)字化呢？檔案數(shù)字化就是指把檔案通過計算機(jī)掃描的方法把檔案紙質(zhì)原件進(jìn)行數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化。一般情況下，我們需要先把檔案按照十大類要求進(jìn)行整理分類、排序、編目、著錄，然后再進(jìn)行數(shù)字化。

　　在進(jìn)行數(shù)字化時我們需要先對原紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描，上傳到相應(yīng)的系統(tǒng)；然后對已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進(jìn)行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等；接著會有不同的工作人員進(jìn)行第一次校驗(yàn)和第二次校驗(yàn)，只有通過兩次校驗(yàn)都沒有問題，我們才能接著對檔案進(jìn)行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應(yīng)的檔案條目；

　　掛接完成之后我們還需要進(jìn)行目錄編撰、圖像處理、掛接校對；接下來進(jìn)行對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類和裝訂。最后在光盤或者硬盤中進(jìn)行數(shù)字化的備份。數(shù)字化完成之后我們還需要對光盤進(jìn)行檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行整體驗(yàn)收，由技術(shù)人員將加工完并審核無誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)倒入相應(yīng)的庫中。

　　檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點(diǎn)、雙方核對、驗(yàn)收移交。

　　整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確，防止漏編錯編。

　　電子目錄的錄入、校對、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對應(yīng)的電子目錄，對完成的目錄進(jìn)行校對，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進(jìn)行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理；修整后要對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　數(shù)據(jù)總審入庫。對電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核，確定各方面細(xì)節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　看完全文，相信大家對檔案數(shù)字化的過程也有所了解了，如果有對檔案材料信息化、數(shù)字化的相關(guān)疑問和工作需求，歡迎致電或在中博奧技術(shù)有限公司官網(wǎng)進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢！

　　數(shù)字化檔案整理方案

　　對于每個公司的人事部門來說都會涉及到檔案問題，目前國家大力倡導(dǎo)檔案數(shù)字化，方便信息化建設(shè)，所以對于公司來說就必須把檔案數(shù)字化提上日程。對于從事檔案工作的人來說，一份完整的檔案數(shù)字化方案是我們必須具備的，今天我們就一起來了解下。

　　首先要確定的是我們的檔案數(shù)字化數(shù)量是多少，具體的截止日期是哪天，也就是給我們自己留出多長時間來完成此項(xiàng)工作。這樣在我們把目標(biāo)確定之后才好倒推整個檔案數(shù)字化工作方案。

　　以人事檔案為例，比如我們目前有200份左右的檔案需要進(jìn)行數(shù)字化，時間上有一個月的時間給我們。首先我們確定了這兩點(diǎn)信息，接下來我們還需要知道的是我們準(zhǔn)備投入多少的人和物以及效率問題，這樣能夠細(xì)化我們每天的工作量，只要我們每天能夠完成規(guī)定的任務(wù)量，那總體的任務(wù)就一定能夠完成。

　　值得注意的是我們還需要留出足夠的時間來進(jìn)行復(fù)核檢查，這是因?yàn)槊總€人做事的細(xì)節(jié)多多少少都會存在差異，即使我們事前進(jìn)行過統(tǒng)一的培訓(xùn)也會存在，不可避免。同時復(fù)核也是我們發(fā)現(xiàn)問題解決問題的最好途徑，復(fù)核可以通過人工和系統(tǒng)來進(jìn)行，避免出錯。

　　當(dāng)然，如果您的公司因?yàn)榕鋫鋵I(yè)的檔案人員或者工作繁忙無法抽調(diào)足夠的人手來進(jìn)行檔案數(shù)字化，那也可以將此項(xiàng)工作外包給專業(yè)的檔案公司來處理，讓專業(yè)人來處理專業(yè)事。

　　檔案數(shù)字化方案是根據(jù)每個單位的具體情況來具體分析和制定的。拿人事檔案舉例吧，有的單位有自主人事檔案保管權(quán)限，有的單位卻沒有，那么解決方案也就不同，有人事保管權(quán)限的，我們可以提供上門服務(wù)，在單位全程保密的環(huán)境下來開展檔案數(shù)字化工作。

　　如果是沒有人事保管權(quán)限的單位，作為有人事檔案保管權(quán)限的我們，就可以通過集中開函將單位員工檔案從全國各地調(diào)入我中心，檔案到檔后，由我中心進(jìn)行集中管理并同時開展檔案數(shù)字化工作。

　　總而言之，我們提供的一站式檔案數(shù)字化方案是在絕對保密，絕對安全的前提下開展工作。有檔案數(shù)字化方案相關(guān)的建議也歡迎網(wǎng)友們和我們留言互動。

　　數(shù)字化檔案整理公司的優(yōu)勢

　　在計算機(jī)技術(shù)的全面應(yīng)用下，衍生出數(shù)字化技術(shù)，其應(yīng)用領(lǐng)域廣泛，具有針對性的優(yōu)勢，比如，數(shù)字化技術(shù)具有信息處理快的優(yōu)勢，在日常使用過程中，面對大量的綜合性數(shù)據(jù)，其傳遞和分析能力較強(qiáng)。計算機(jī)高效處理性明顯，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用下，處理速率提高，滿足了檔案數(shù)字化的要求?，F(xiàn)在來帶大家看看檔案數(shù)字化優(yōu)勢具體有哪些？

　　一、數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　二、提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)。

　　四、提高經(jīng)濟(jì)效益：數(shù)字化檔案管理使得傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案掃描為電子文件，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，還可以避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人工的浪費(fèi)。

　　五、提高辦公效率：以國企事業(yè)單位的組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息，而數(shù)字化檔案管理便可以提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)和信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。同時，數(shù)字化檔案管理使得查閱資料內(nèi)容、查詢檔案所在變得更加簡單，真正做到足不出戶便可完成檔案相關(guān)工作。

　　六、保障檔案安全：將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其是哪些歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化檔案管理無疑可以令工作人員在使用檔案時也可以很好的保護(hù)文件原件。此外，通過系統(tǒng)管理可以達(dá)成全天監(jiān)控，防止了部分篡改檔案信息的行為。

　　以上就是數(shù)字化檔案管理的幾大優(yōu)勢，大家看完之后是否覺得數(shù)字化檔案管理是勢在必行的呢？如果大家的單位有需要進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，歡迎來電咨詢我們了解更多檔案相關(guān)的信息哦！