對(duì)于每個(gè)公司的人事部門來說都會(huì)涉及到檔案問題，目前國(guó)家大力倡導(dǎo)檔案數(shù)字化，方便信息化建設(shè)，所以對(duì)于公司來說就必須把檔案數(shù)字化提上日程。對(duì)于從事檔案工作的人來說，一份完整的檔案數(shù)字化方案是我們必須具備的，今天我們就一起來了解下。

　　首先要確定的是我們的檔案數(shù)字化數(shù)量是多少，具體的截止日期是哪天，也就是給我們自己留出多長(zhǎng)時(shí)間來完成此項(xiàng)工作。這樣在我們把目標(biāo)確定之后才好倒推整個(gè)檔案數(shù)字化工作方案。

　　檔案數(shù)字化方案

　　以人事檔案為例，比如我們目前有200份左右的檔案需要進(jìn)行數(shù)字化，時(shí)間上有一個(gè)月的時(shí)間給我們。首先我們確定了這兩點(diǎn)信息，接下來我們還需要知道的是我們準(zhǔn)備投入多少的人和物以及效率問題，這樣能夠細(xì)化我們每天的工作量，只要我們每天能夠完成規(guī)定的任務(wù)量，那總體的任務(wù)就一定能夠完成。

　　值得注意的是我們還需要留出足夠的時(shí)間來進(jìn)行復(fù)核檢查，這是因?yàn)槊總€(gè)人做事的細(xì)節(jié)多多少少都會(huì)存在差異，即使我們事前進(jìn)行過統(tǒng)一的培訓(xùn)也會(huì)存在，不可避免。同時(shí)復(fù)核也是我們發(fā)現(xiàn)問題解決問題的最好途徑，復(fù)核可以通過人工和系統(tǒng)來進(jìn)行，避免出錯(cuò)。

　　當(dāng)然，如果您的公司因?yàn)榕鋫鋵I(yè)的檔案人員或者工作繁忙無(wú)法抽調(diào)足夠的人手來進(jìn)行檔案數(shù)字化，那也可以將此項(xiàng)工作外包給專業(yè)的檔案公司來處理，讓專業(yè)人來處理專業(yè)事。

　　檔案數(shù)字化作用以及重要性

　　“由于以前檔案管理?xiàng)l件有限，不能保護(hù)好檔案的完整面貌，翻開一本陳年檔案，發(fā)霉發(fā)黃的印跡歷歷在目，有的破損嚴(yán)重，還需要小心翼翼的查閱，一不小心又加重了破損，以后要查閱檔案更困難了…”這是很多單位人事的吐槽。所以這個(gè)時(shí)候檔案數(shù)字化作用以及重要性就體現(xiàn)出來了！

　　檔案是具有公信力的材料，是記錄著一個(gè)人出生時(shí)間、家庭背景，學(xué)歷時(shí)間、參工時(shí)間，政治背景等等重要信息。所以很多小伙伴在考公或者國(guó)企事業(yè)單位入職前，都要進(jìn)行檔案的政審查閱。而且不僅如此，在很多面臨即將退休的長(zhǎng)輩都會(huì)需要查閱檔案中的工齡，所以足以見得檔案的重要性。

　　檔案數(shù)字化作用

　　但是一本受損的檔案，如何能延長(zhǎng)它的使用壽命呢？那就是將檔案數(shù)字化！用先進(jìn)專業(yè)的高科掃描儀對(duì)檔案進(jìn)行超高清的掃描，然后再用特定的美工軟件對(duì)掃描出來的圖像進(jìn)行美化，例如去除那些發(fā)黃發(fā)霉的印跡，調(diào)整圖像的邊距等等，以體現(xiàn)出一份檔案的完整性。將原始檔案好好保管起來、不再加重受損的同時(shí)，最重要的是方便了檔案的查閱使用，也體現(xiàn)了現(xiàn)在高科技術(shù)的發(fā)展和檔案數(shù)字化作用，電子化檔案最終會(huì)逐步成為常態(tài)化。

　　檔案數(shù)字化掃描加工是一個(gè)多步驟的過程，是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換為電子文件的過程，旨在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式。數(shù)字化檔案可以輕松地進(jìn)行共享和協(xié)作。通過網(wǎng)絡(luò)或內(nèi)部系統(tǒng)，用戶可以遠(yuǎn)程訪問和共享數(shù)字化檔案，促進(jìn)了跨部門和跨地域的協(xié)作工作。多用戶同時(shí)訪問的功能還能提高工作效率和合作性，促進(jìn)信息共享和團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

　　檔案數(shù)字化加工方案

　　1.預(yù)處理：

　　在進(jìn)行數(shù)字化掃描之前，需要對(duì)檔案進(jìn)行預(yù)處理。這包括清潔、整理和分類檔案文件。清潔過程涉及清除灰塵、污漬、膠帶等雜質(zhì)，以確保掃描結(jié)果的質(zhì)量。整理和分類階段則是對(duì)檔案進(jìn)行排序和歸檔，以方便后續(xù)的掃描和管理工作。

　　2.掃描：

　　掃描是數(shù)字化轉(zhuǎn)換的核心步驟。使用高速掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行逐頁(yè)掃描。掃描儀具有高分辨率和自動(dòng)進(jìn)紙功能，可以快速捕捉每一頁(yè)的圖像。此外，掃描設(shè)備還可以通過自動(dòng)雙面掃描功能，同時(shí)掃描紙張的正反面，提高掃描效率。

　　3.圖像處理：

　　掃描完成后，需要對(duì)圖像進(jìn)行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉(zhuǎn)和增強(qiáng)等操作。圖像校正消除了因掃描時(shí)出現(xiàn)的傾斜或偏移導(dǎo)致的問題，確保圖像的水平和垂直對(duì)齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分，使圖像更加整潔。旋轉(zhuǎn)功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強(qiáng)則是通過調(diào)整亮度、對(duì)比度和色彩來改善圖像質(zhì)量。

　　4.光學(xué)字符識(shí)別（OCR）：

　　為了增強(qiáng)可搜索性和可編輯性，通常需要進(jìn)行光學(xué)字符識(shí)別（OCR）。OCR軟件能夠自動(dòng)識(shí)別掃描圖像中的文本，并將其轉(zhuǎn)換為可編輯文本格式。這樣，用戶可以方便地使用關(guān)鍵詞搜索檔案內(nèi)容，而不必逐頁(yè)查找。

　　5.數(shù)據(jù)整理與分類：

　　數(shù)字化后的檔案需要進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和分類，以方便管理和檢索。這包括添加元數(shù)據(jù)、建立索引和標(biāo)簽等操作。元數(shù)據(jù)是指關(guān)于檔案的描述信息，如標(biāo)題、日期、作者等。索引和標(biāo)簽可以根據(jù)檔案的內(nèi)容、主題或其他特征進(jìn)行分類，以便快速定位需要的檔案。

　　6.存儲(chǔ)與備份：

　　數(shù)字化的檔案通過專久智能檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)、服務(wù)器或云存儲(chǔ)中。根據(jù)需求和安全要求，可以選擇合適的存儲(chǔ)方式。為了確保數(shù)據(jù)的安全性，還需要進(jìn)行定期的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，以防止意外數(shù)據(jù)丟失或損壞。

　　7.審查與驗(yàn)證：

　　在完成數(shù)字化掃描加工后，需要進(jìn)行審查和驗(yàn)證，確保掃描結(jié)果的準(zhǔn)確性和完整性。審查過程包括檢查掃描圖像、OCR識(shí)別和元數(shù)據(jù)等，以發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的錯(cuò)誤或缺陷。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化掃描加工的流程就是利用專久智能檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案高效、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式的過程，為檔案管理提供更好的支持和服務(wù)。使其具備高效、準(zhǔn)確、可搜索和可持久保存的特性，提高了檔案管理的效率和可靠性，推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。

　　檔案數(shù)字化的儲(chǔ)存方案

　　隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，檔案數(shù)字化已成為了檔案管理工作中不可或缺的一部分。數(shù)字化可以方便檔案的儲(chǔ)存、使用和管理，大大提高了檔案利用的效率。然而，儲(chǔ)存方案也面臨著安全性、可靠性、可持續(xù)性等多個(gè)問題，因此需要制定科學(xué)合理的儲(chǔ)存方案。

　　1.儲(chǔ)存設(shè)備

　　儲(chǔ)存設(shè)備是儲(chǔ)存方案的核心。常見的數(shù)字化檔案儲(chǔ)存設(shè)備有硬盤、光盤、磁帶、云存儲(chǔ)等。硬盤儲(chǔ)存速度快，容量大，但易受損壞；光盤儲(chǔ)存壽命長(zhǎng)，但容量較??；磁帶儲(chǔ)存容量大，但讀寫速度慢；云存儲(chǔ)空間大，但需要保證網(wǎng)絡(luò)安全。

　　2.儲(chǔ)存格式

　　儲(chǔ)存格式也是儲(chǔ)存方案的重要組成部分。目前常用的格式有PDF、JPEG、TIFF、PNG等。其中，PDF格式具有跨平臺(tái)、易于瀏覽、可搜索等優(yōu)點(diǎn)，是數(shù)字化檔案最常用的格式。

　　3.數(shù)據(jù)備份

　　數(shù)據(jù)備份是數(shù)字化檔案儲(chǔ)存方案中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。合理的數(shù)據(jù)備份可以避免數(shù)據(jù)丟失、損壞、被篡改等情況。常見的備份方式有本地備份、遠(yuǎn)程備份和云備份。其中，本地備份可以保證數(shù)據(jù)隨時(shí)可用，但受限于空間和安全性；遠(yuǎn)程備份可以避免數(shù)據(jù)丟失，但需要保證網(wǎng)絡(luò)暢通和安全性；云備份可以大大提高數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。

　　4.數(shù)據(jù)安全

　　數(shù)據(jù)安全也是儲(chǔ)存方案中不可忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)安全包括數(shù)據(jù)加密、防火墻、訪問權(quán)限等多個(gè)方面。對(duì)于檔案數(shù)字化儲(chǔ)存方案而言，保證數(shù)據(jù)的安全性尤為重要，需要制定合理的防護(hù)措施來保障檔案的安全性。

　　總之，儲(chǔ)存方案是檔案管理工作中不可或缺的一部分。有效的儲(chǔ)存方案應(yīng)當(dāng)綜合考慮儲(chǔ)存設(shè)備、儲(chǔ)存格式、數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)安全等方面，并制定科學(xué)合理的儲(chǔ)存方案來保障安全性、可靠性和可持續(xù)性。