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金昌檔案整理數(shù)字化服務

時間:2023-12-12 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  紙質(zhì)檔案的存放可能會因為年限過程而產(chǎn)生長霉發(fā)黃或者是字跡退化等問題。為了避免這些問題,我們就需要把進行檔案數(shù)字化,讓材料以網(wǎng)絡化的形式有限延長原件的保存時間,實現(xiàn)檔案的永久保存。

金昌檔案整理數(shù)字化服務

  那么什么是檔案數(shù)字化呢?檔案數(shù)字化就是指把檔案通過計算機掃描的方法把檔案紙質(zhì)原件進行數(shù)字網(wǎng)絡化。一般情況下,我們需要先把檔案按照十大類要求進行整理分類、排序、編目、著錄,然后再進行數(shù)字化。

  在進行數(shù)字化時我們需要先對原紙質(zhì)材料進行掃描,上傳到相應的系統(tǒng);然后對已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進行修圖處理,修掉檔案材料中的折痕、墨塊等;接著會有不同的工作人員進行第一次校驗和第二次校驗,只有通過兩次校驗都沒有問題,我們才能接著對檔案進行批量掛接處理,將掃描、處理完成的圖片掛接到相應的檔案條目;掛接完成之后我們還需要進行目錄編撰、圖像處理、掛接校對;接下來進行對紙質(zhì)檔案進行分類和裝訂。

  最后在光盤或者硬盤中進行數(shù)字化的備份。數(shù)字化完成之后我們還需要對光盤進行檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)進行整體驗收,由技術人員將加工完并審核無誤的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)倒入相應的庫中。

  檔案數(shù)字化能夠有效地延長我們紙質(zhì)檔案的保存時間,檔案的數(shù)字化是一項嚴謹?shù)墓ぷ?,關注中博奧技術有限公司,了解更多檔案數(shù)字化信息。

  在實際的操作中,檔案數(shù)字化是一個龐大且繁冗的工作任務,小到一張紙,大到整個檔案數(shù)據(jù)庫,都需要人工去操作實現(xiàn)。雖然檔案數(shù)字化的流程大同小異,但不同的行業(yè)也對應著不同的檔案整理流程。

  金昌檔案整理標準

  金昌檔案整理標準是為了有效管理和保護金昌地區(qū)的檔案信息,確保其準確性、完整性和可持續(xù)利用性而制定的一系列規(guī)范和準則。遵循金昌檔案整理標準有助于提高檔案管理效率,促進檔案信息的共享與傳承。

  1.文件分類與歸檔:

  制定清晰的文件分類體系,按照檔案的內(nèi)容、形式、功能等進行分類,確保檔案的有序管理。

  設計統(tǒng)一的文件目錄結(jié)構(gòu),包括文件夾、文件名規(guī)范等,方便文件的組織和查找。

  2.文件鑒定與評估:

  對檔案文件進行鑒定,確定其價值和重要性,為后續(xù)的處理和分類提供依據(jù)。

  進行檔案評估,根據(jù)法律法規(guī)和相關政策,確定檔案的保存期限和處理方式。

  3.文件整理與修復:

  進行文件整理,包括對紙質(zhì)文件的整齊排列、翻新和重新裝訂等工作,確保檔案的完整性和可讀性。

  進行文件修復,采用適當?shù)姆椒ㄐ扪a破損的文件,延長其使用壽命。

  4.數(shù)字化處理與存儲:

  對重要的檔案文件進行數(shù)字化處理,將其轉(zhuǎn)換為電子格式,提高檔案信息的安全性和可檢索性。

  設立合適的數(shù)字化存儲設備或云端存儲系統(tǒng),確保數(shù)字化檔案的長期保存和備份。

  5.權限管理與保密措施:

  建立健全的權限管理制度,明確檔案信息的訪問、查閱和使用權限,防止未經(jīng)授權的訪問。

  采取相應的保密措施,防止檔案信息泄露或被非法篡改,確保檔案的機密性和完整性。

  金昌檔案整理標準是一個旨在規(guī)范金昌地區(qū)檔案整理和管理工作的重要參考依據(jù)。通過文件分類與歸檔、文件鑒定與評估、文件整理與修復、數(shù)字化處理與存儲以及權限管理與保密措施的措施,金昌地區(qū)的檔案管理能夠更加高效、便捷和安全。這將有助于保護和傳承金昌地區(qū)的歷史文化遺產(chǎn),促進檔案信息的共享與利用。

  金昌檔案整理步驟

  檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務活動?!稒C關檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標識符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號與編目等五個步驟。

  01組件(卷)

  檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。

  在件的構(gòu)成中,對于照片、錄音、錄像、實物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

  組卷(以科技檔案為例)時,科研課題、建設項目、設備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺(套)等分別組卷,管理性科技文件應放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷。科技檔案卷內(nèi)文件一般應文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。

  02分類

  分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機體系。

  文書檔案一般采用年度、機構(gòu)(問題)、保管期限分類項進行復式分類,如:年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構(gòu)(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)三級分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)(問題)分類的立檔單位,可采用兩級分類,如:年度—保管期限分類法。

  照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問題,采用兩級分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

  03排列

  排列是在分類方案最低一級類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi),按時間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設項目類檔案可按照課題研究、項目建設工作順序排列,設備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列;照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。

  04編號

  宗號—檔案門類代碼·年度—機構(gòu)(問題)—保管期限—件號。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號為:Z109WS·2019YBGS0001、Z109 ZP·2019Y0010001。采用“年度—保管期限”進行分類的,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案,去掉機構(gòu)(問題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109WS·2019Y0001、Z109ZP·2019Y0001。

  以卷為單位整理的檔案,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—目錄號(類別號、項目號)—案卷號—件、頁(張)號,比如,Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109KJ·KY010010003、Z109 KU·20190150021。

  05編目

  編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時應按照分類、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號順序,逐卷,逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計算機檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的,項目內(nèi)容應直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

  雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來,實現(xiàn)檔案資源的融合管理。

  金昌檔案整理數(shù)字化服務的重要性

  在電子信息化飛速發(fā)展的今天,科技的發(fā)展給我們生活和工作帶來了便利。人事檔案工作,同樣緊跟時代步伐,全國各國企事業(yè)單位都在逐步落實檔案數(shù)字化進程。那么,檔案數(shù)字化重要性體現(xiàn)在哪里呢?

  “由于以前檔案管理條件有限,不能保護好檔案的完整面貌,翻開一本陳年檔案,發(fā)霉發(fā)黃的印跡歷歷在目,有的破損嚴重,還需要小心翼翼的查閱,一不小心又加重了破損,以后要查閱檔案更困難了…”這是很多單位人事的吐槽。所以這個時候檔案數(shù)字化作用以及重要性就體現(xiàn)出來了!

  檔案是具有公信力的材料,是記錄著一個人出生時間、家庭背景,學歷時間、參工時間,政治背景等等重要信息。所以很多小伙伴在考公或者國企事業(yè)單位入職前,都要進行檔案的政審查閱。而且不僅如此,在很多面臨即將退休的長輩都會需要查閱檔案中的工齡,所以足以見得檔案的重要性。

  但是一本受損的檔案,如何能延長它的使用壽命呢?那就是將檔案數(shù)字化!用先進專業(yè)的高科掃描儀對檔案進行超高清的掃描,然后再用特定的美工軟件對掃描出來的圖像進行美化,例如去除那些發(fā)黃發(fā)霉的印跡,調(diào)整圖像的邊距等等,以體現(xiàn)出一份檔案的完整性。

  將原始檔案好好保管起來、不再加重受損的同時,最重要的是方便了檔案的查閱使用,也體現(xiàn)了現(xiàn)在高科技術的發(fā)展和檔案數(shù)字化作用,電子化檔案最終會逐步成為常態(tài)化。

  檔案數(shù)字化重要性最直觀的一點,就是很大的提高了檔案工作效率。雖然檔案數(shù)字化前期的工期長、工作量大,但是一旦所有在庫檔案都實現(xiàn)了數(shù)字化管理,這對于檔案工作者來說,不僅僅在檔案的查借閱上更加方便快捷,而且方便管理,大大的提高了工作效率。

  其次,實現(xiàn)檔案數(shù)字化,在一定程度上也可以保護原始檔案。畢竟檔案作為紙質(zhì)材料,雖然所有檔案室都嚴格按照“十防”標準進行管理,但是不可能100%保證每份檔案的安全。將檔案進行數(shù)字化掃描,上傳至特定服務器儲存,減少原始紙質(zhì)檔案的使用,可以起到很好的保護作用。

  最后,檔案數(shù)字化重要性還體現(xiàn)在落實國家政策上。我國檔案工作一直在倡導“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略,這也是大勢所趨。當前大多存檔機構(gòu)的檔案數(shù)字化率低,還是因循守舊、沒有做到檔案資源整合。實現(xiàn)檔案數(shù)字化,可以很好的解決這些問題。

  檔案數(shù)字化重要性和意義,不僅僅可以提高檔案的工作效率,也是利國利民的好事,更是國家對檔案工作支持的具體體現(xiàn)。

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檔案整理檔案數(shù)字化

檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)

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