1.什么是檔案數(shù)字化

　　數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的過程。

　　即采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

　　2.數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

　　1.穩(wěn)定性、可靠性高

　　2.易于被計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行處理，還適用于數(shù)字特技和圖像處理

　　3.數(shù)字信號(hào)處理電路簡單，節(jié)省技術(shù)人員日常工作時(shí)間，從而節(jié)約員工成本，提高工作效率

　　4.數(shù)字信號(hào)易于進(jìn)行壓縮

　　3.檔案數(shù)字化的作用

　　增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)

　　1.代替原件使用，有效延長原件的保存時(shí)間。

　　2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對(duì)字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案，可經(jīng)過計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。

　　提高辦公效率

　　數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　提高經(jīng)濟(jì)效益

　　數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)

　　4.檔案數(shù)字化服務(wù)趨勢

　　電子檔案在“智慧城市”的趨勢前提下勢在必行。其服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及完全數(shù)字化后的管理保存仍在多方權(quán)威合作下商討、制定。

　　檔案數(shù)字化的流程

　　數(shù)字檔案是按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成為數(shù)字圖像和數(shù)字文本。那么檔案數(shù)字化的過程包含哪些具體的工作流程呢？

　　一、檔案出庫。需要對(duì)每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點(diǎn)、雙方核對(duì)、驗(yàn)收移交。

　　二、整理編碼、核對(duì)。對(duì)接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對(duì)存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號(hào)和頁號(hào)，整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確，防止漏編錯(cuò)編。

　　三、電子目錄的錄入、校對(duì)、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對(duì)應(yīng)的電子目錄，對(duì)完成的目錄進(jìn)行校對(duì)，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯(cuò)別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對(duì)原始掃描圖像進(jìn)行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對(duì)紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理；修整后要對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對(duì)，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號(hào)是否填寫缺漏、文件是否有錯(cuò)裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫。對(duì)電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核，確定各方面細(xì)節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　檔案數(shù)字化的操作重點(diǎn)

　　檔案數(shù)字化操作是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子形式的過程，以提高檔案管理效率和便捷性。本文將分點(diǎn)論述檔案數(shù)字化操作的重點(diǎn)。

　　1.檔案篩選與分類：在數(shù)字化操作之前，需要對(duì)檔案進(jìn)行篩選和分類。篩選出有價(jià)值或有必要保留的檔案，并按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，以便后續(xù)的數(shù)字化處理。

　　2.掃描與圖像處理：掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的關(guān)鍵步驟。通過專業(yè)的掃描設(shè)備，將紙質(zhì)檔案逐頁掃描成電子文件。同時(shí)，還需要進(jìn)行圖像處理，包括裁剪、調(diào)整亮度和對(duì)比度等，以確保數(shù)字檔案的清晰度和可讀性。

　　3.文字識(shí)別與索引標(biāo)引：數(shù)字化檔案中的文字信息需要進(jìn)行文字識(shí)別，將圖片中的文字轉(zhuǎn)換為可編輯的文本。通過文字識(shí)別技術(shù)，使得數(shù)字化檔案可以進(jìn)行全文檢索和關(guān)鍵詞搜索，提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。

　　4.元數(shù)據(jù)管理與標(biāo)簽化：在數(shù)字化操作中，需要對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)管理和標(biāo)簽化。元數(shù)據(jù)包括檔案的基本信息、文件屬性和關(guān)聯(lián)關(guān)系等，用于描述和管理數(shù)字檔案。通過標(biāo)簽化，可以為數(shù)字檔案添加標(biāo)簽和分類，便于后續(xù)的組織和檢索。

　　總之，檔案數(shù)字化操作的重點(diǎn)包括檔案篩選與分類、掃描與圖像處理、文字識(shí)別與索引標(biāo)引以及元數(shù)據(jù)管理與標(biāo)簽化。通過這些重點(diǎn)操作，可以有效地將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，提高檔案管理的效率和便捷性。同時(shí)，數(shù)字化檔案還具有全文檢索和關(guān)鍵詞搜索等功能，為檔案的利用和管理提供了更多可能性。

　　檔案數(shù)字化需要的技術(shù)

　　檔案數(shù)字化是利用先進(jìn)的技術(shù)手段將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式的過程。本文將分點(diǎn)論述檔案數(shù)字化所需的關(guān)鍵技術(shù)。

　　1.掃描技術(shù)：掃描技術(shù)是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的核心技術(shù)。高速、高分辨率的掃描設(shè)備能夠快速準(zhǔn)確地將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并生成對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像文件。現(xiàn)代的掃描技術(shù)還包括自動(dòng)文檔進(jìn)給、雙面掃描等功能，提高了掃描效率和便捷性。

　　2.文字識(shí)別（OCR）技術(shù)：文字識(shí)別技術(shù)是將掃描得到的圖像中的文字轉(zhuǎn)換為可編輯的文本的關(guān)鍵技術(shù)。借助OCR技術(shù)，可以自動(dòng)識(shí)別圖像中的文字，并將其轉(zhuǎn)化為電子文本。這樣一來，數(shù)字化檔案就具備了文本的可編輯性和全文檢索的能力。

　　3.數(shù)據(jù)壓縮與存儲(chǔ)技術(shù)：數(shù)字化檔案產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量通常較大，因此需要采用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)來降低存儲(chǔ)空間的占用。常用的數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)包括無損壓縮和有損壓縮，根據(jù)不同的需求選擇合適的壓縮算法。此外，合理的存儲(chǔ)方案也是關(guān)鍵，包括云存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等。

　　4.數(shù)據(jù)安全與保護(hù)技術(shù)：檔案數(shù)字化涉及大量的敏感信息，對(duì)數(shù)據(jù)的安全和保護(hù)至關(guān)重要。加密技術(shù)、權(quán)限控制、備份與恢復(fù)等技術(shù)可以確保數(shù)字化檔案的安全性和可靠性。此外，定期的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃也是必要的，以應(yīng)對(duì)意外情況。

　　總之，檔案數(shù)字化所需的關(guān)鍵技術(shù)包括掃描技術(shù)、文字識(shí)別技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮與存儲(chǔ)技術(shù)以及數(shù)據(jù)安全與保護(hù)技術(shù)。通過這些技術(shù)手段，可以高效地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，并保證數(shù)字化檔案的可讀性、可編輯性和安全性。檔案數(shù)字化的實(shí)施需要充分考慮技術(shù)的成熟度和合理性，以及對(duì)數(shù)據(jù)安全的重視。