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人事檔案整理是什么?其實(shí)從字面意思來(lái)理解就是將人事檔案材料進(jìn)行整理分類,按照十大類的整理要求將不同的材料歸類到各個(gè)板塊。
人事檔案的分類有學(xué)歷檔案、職工檔案、干部檔案、軍人檔案等。學(xué)歷檔案自參加工作后并入干部檔案。下面分別介紹各類人事檔案的內(nèi)容。
學(xué)歷檔案:也稱學(xué)籍檔案。從高中開(kāi)始建檔,一直到大學(xué)、研究生畢業(yè)。學(xué)歷檔案內(nèi)容有:中學(xué)生學(xué)籍冊(cè)、中學(xué)生體檢表、高考成績(jī)單、高校志愿填報(bào)表、大學(xué)生登記表、學(xué)年考核登記表、大學(xué)成績(jī)單、大學(xué)(研究生)畢業(yè)生登記表、大學(xué)(研究生)畢業(yè)證書和學(xué)位(學(xué)士、碩士、博士)證書復(fù)印件,在校入團(tuán)、入黨學(xué)生的有入團(tuán)、入黨材料,三好學(xué)生、優(yōu)秀團(tuán)員獎(jiǎng)勵(lì)材料,體檢報(bào)告、高校畢業(yè)生就業(yè)通知書、高校畢業(yè)生就業(yè)派遣證等。
職工檔案:也稱員工檔案。主要內(nèi)容:職(員)工履歷表、技工年度考核表、50、60年代的職工文化程度不高,多數(shù)為高小、初中文化程度,所以學(xué)歷材料在職工檔案中很少,政審材料,是黨團(tuán)員的有入黨入團(tuán)材料,優(yōu)秀黨員登記表、先進(jìn)職工登記表、招收工人審批表,職工轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表,調(diào)整工資審批表、退休職工審批表,體檢表等。職工檔案中因無(wú)學(xué)歷材料,最早形成的材料應(yīng)是入團(tuán)志愿書或招工審批表。當(dāng)身份證年齡與檔案年齡不一致時(shí),辦理職工退休手續(xù)多數(shù)都是以檔案中最早形成的這兩份材料確定出生日期的。
干部檔案:干部檔案主要內(nèi)容有:干部履歷表、自傳、各年度干部考核登記表、學(xué)歷材料從高中畢業(yè)、中專、大專、大學(xué)、研究生及在職教育各時(shí)期的學(xué)習(xí)成績(jī)登記表、學(xué)年考核鑒定登記表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件,職稱評(píng)審材料,政審材料,入黨入團(tuán)材料,優(yōu)秀黨員獎(jiǎng)勵(lì)材料,招收職工審批表,調(diào)整工資審批表,事業(yè)單位參公人員審核表、公務(wù)員登記表、干部任免呈報(bào)表,干部因公出國(guó)審批表、干部退休審批表,領(lǐng)取獨(dú)生子女光榮證審批表,體檢表等。干部檔案在人事檔案中應(yīng)是材料最全的檔案。以上職工、干部檔案均按人事檔案的十個(gè)類別材料分類整理。
軍人檔案:軍人檔案是指應(yīng)征公民參軍入伍至退伍轉(zhuǎn)業(yè)期間的檔案。軍人檔案主要有八個(gè)方面內(nèi)容:1、入伍材料:應(yīng)征公民入伍登記表、應(yīng)征公民入伍批準(zhǔn)書(審批表)、應(yīng)征公民政治審查表、應(yīng)征公民體格檢查表、士兵登記表等。2、黨(團(tuán))材料:入黨(團(tuán))志愿書、申請(qǐng)書,優(yōu)秀黨(團(tuán))員登記表等。
3、級(jí)別、軍銜、職務(wù)材料:士兵軍銜報(bào)告(登記)表、士官軍銜晉升報(bào)告表、士官推選考評(píng)登記表、士官年度考評(píng)登記表、優(yōu)秀士官晉升職務(wù)呈報(bào)表等,代理過(guò)干部職務(wù)的還應(yīng)有《士官代理干部職務(wù)報(bào)告表》。4、獎(jiǎng)懲材料:受過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)的應(yīng)有個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)登記(報(bào)告)表,如戰(zhàn)士立功受獎(jiǎng)登記表、榮立三等功登記卡片等,受過(guò)處分的應(yīng)有處分登記(報(bào)告)表等。5、傷病鑒定和評(píng)殘材料:軍隊(duì)醫(yī)院或上級(jí)醫(yī)院診斷證明、軍人因病、因公負(fù)傷基本喪失工作能力醫(yī)學(xué)鑒定表、軍人殘疾等級(jí)評(píng)定表。
6、工資待遇材料:士官調(diào)整工資審批表、士官配偶隨軍(調(diào))審批表、士官隨軍配偶生活困難補(bǔ)助審批報(bào)告表、退休士官增加退休費(fèi)審批表等。7、退出現(xiàn)役材料:義務(wù)兵退出現(xiàn)役登記表、士官退出現(xiàn)役登記表、退休士官安置登記表、軍人退出現(xiàn)役授予預(yù)備役軍銜登記表、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部易地安置材料。8、其他相關(guān)材料:軍人職業(yè)資格審批表、軍人職業(yè)資格證書復(fù)印件、本人學(xué)歷、學(xué)位材料、畢業(yè)證書復(fù)印件、各種教育培訓(xùn)材料、軍人公民身份證號(hào)碼登記表等。
軍人退伍轉(zhuǎn)業(yè)到地方單位工作后,軍人檔案需要按職工、干部檔案的要求重新進(jìn)行分類整理歸檔。
人事檔案整理方法
人事檔案整理包括:分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂入庫(kù)五個(gè)步驟。
一、分類
第一類:履歷材料。包括以反映人事本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的履歷材料。
第二類:自傳材料、報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料,是個(gè)人撰寫自己家世、身世和主要社會(huì)關(guān)系的自述材料。自傳材料的歸類,應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù),不能單純按名稱歸類。
第三類:考察、考核、鑒定、審計(jì)材料。包括人事管理工作中組織、人事部門通過(guò)各種途徑,對(duì)員工德能勤績(jī)廉進(jìn)行調(diào)查、評(píng)價(jià)的材料。歸入本類的材料,必須是組織正式形成的,手續(xù)完備,能正確、歷史地反映本人實(shí)際情況,具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。
第四類:學(xué)歷學(xué)位材料、職業(yè)(任職)資格材料、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)資格(職務(wù))、職業(yè)技能鑒定、專家聘任、反映科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)等材料。包括記載和反映員工學(xué)習(xí)、技術(shù)技能水平、科研水平的各種材料。
第五類:政審材料、更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。包括人事審查和人事基本情況更改形成的材料。
第六類:黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。包括加入黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料以及民主黨派的入黨材料。
第七類:表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括各類獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。
第八類:涉法違紀(jì)材料。
第九類:招錄、聘用,任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員安置、退(離)休,辭職、辭退、罷免,工資、待遇,出國(guó)(境),黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議、民主黨派代表會(huì)議形成的材料,基本社會(huì)保險(xiǎn)與企業(yè)年金材料。
第十類:其他可供組織上參考的材料。包括錄用體檢表、反映嚴(yán)重慢性病或身體殘疾的體檢表、工傷致殘?jiān)\斷書、確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料,生平、非正常死亡調(diào)查報(bào)告。人事檔案報(bào)送單、人事檔案有關(guān)情況說(shuō)明歸入此類。
人事檔案整理流程
人事檔案整理這個(gè)冷門工作一般鮮有人知,所以談到人事檔案整理的全流程就更無(wú)從下手了,尤其是那些剛?cè)腴T檔案行業(yè)的新人。今天和大家淺談一下關(guān)于人事檔案整理的全流程。
首先作為入門新手,我們要先了解人事檔案的定義以及人事檔案的構(gòu)成,人事檔案主要分為十大類,我們要分別了解這十大類應(yīng)該對(duì)應(yīng)的是哪些材料。有些材料很好區(qū)分,但有些材料只能根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和自己的理解來(lái)判斷歸類,所以在人事檔案整理之前一定要特別熟悉人事檔案十大類。
熟悉十大類之后,按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)分類整理、裝裱,一到十類分別用隔頁(yè)紙分開(kāi),然后每類材料按照時(shí)間先后順序擺放,同時(shí)編頁(yè)碼。
全部整理后按照標(biāo)準(zhǔn)孔距將檔案進(jìn)行裝訂裝盒,這樣一份完成的人事檔案整理就完成了。
如果你們對(duì)人事檔案整理還有更高的要求,比如數(shù)字化,那就需要在裝訂之前進(jìn)行目錄錄入、掃描數(shù)字化、修圖等流程,最后裝訂裝盒。
收集。除了要把檔案從原存檔機(jī)構(gòu)調(diào)到企業(yè)進(jìn)行保管,如果其中缺失之前的經(jīng)歷材料,還需要進(jìn)行添加和補(bǔ)充。
鑒別、分類。有些材料因?yàn)闀r(shí)間跨度長(zhǎng)、格式隨著時(shí)間推移不斷進(jìn)行變更,內(nèi)容格式無(wú)法統(tǒng)一,難以進(jìn)行鑒別和分類,而這正是需要考量工作人員擁有的檔案相關(guān)專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)的,所以分類是所有環(huán)節(jié)中最為復(fù)雜的,是企業(yè)人事檔案整理的重中之重。
排序、編目。排序有時(shí)間順序和內(nèi)在邏輯兩種排序方法;在編目之前,還需用工具對(duì)不適合裝訂的材料進(jìn)行修復(fù)和裝裱,然后利用軟硬件設(shè)備進(jìn)行目錄的編制。
技術(shù)加工、裝訂成卷。這一步需要用到規(guī)范、專用的A4檔案盒、彩色隔頁(yè)紙和孔徑5mm的打孔機(jī)。裝訂時(shí)需靠左、靠下打3孔,在不破壞檔案內(nèi)容的情況下,做到結(jié)實(shí)、整齊、美觀。
以上都是我在企業(yè)人事檔案整理工作中總結(jié)出的規(guī)范流程和經(jīng)驗(yàn),供大家學(xué)習(xí)和參考。如果您有對(duì)此有更多疑問(wèn),歡迎您直接和我們聯(lián)系哦!
人事檔案外包整理掃描的作用
人事檔案外包整理掃描是一項(xiàng)重要的工作,對(duì)于企業(yè)或機(jī)構(gòu)管理人事檔案具有重要的作用。以下是人事檔案外包整理掃描的作用:
1.節(jié)省空間:通過(guò)掃描人事檔案,可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔,從而節(jié)省大量的物理空間。傳統(tǒng)的人事檔案通常占據(jù)大量的文件柜和存儲(chǔ)空間,而數(shù)字化后的檔案可以輕松存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或服務(wù)器上,極大地減少了物理存儲(chǔ)空間的需求。
2.便于檢索:數(shù)字化的人事檔案可以通過(guò)電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行高效檢索。利用關(guān)鍵詞、日期范圍等查詢條件,可以迅速找到需要的檔案信息,提高了檔案檢索的速度和準(zhǔn)確性,避免了繁瑣的手工查閱過(guò)程。
3.信息共享:通過(guò)掃描和數(shù)字化處理,人事檔案可以更便于共享和傳遞。不同部門或崗位的員工可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)共享的電子檔案,實(shí)現(xiàn)了信息的快速傳遞和共享,提高了工作效率和溝通便利性。
4.數(shù)據(jù)安全:數(shù)字化人事檔案可以建立更加嚴(yán)密的權(quán)限控制和備份機(jī)制,確保檔案信息的安全性。通過(guò)設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限和定期備份,可以有效防止人事檔案信息被意外丟失或損壞,保障了信息的長(zhǎng)期保存性。
5.合規(guī)管理:數(shù)字化處理可以更好地滿足合規(guī)管理的要求。根據(jù)相關(guān)法規(guī)和政策,對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理可以更好地滿足信息披露、審計(jì)和合規(guī)要求,提高了企業(yè)或機(jī)構(gòu)的管理水平和規(guī)范性。
綜上所述,人事檔案外包整理掃描具有節(jié)省空間、便于檢索、信息共享、數(shù)據(jù)安全和合規(guī)管理等多重作用。通過(guò)數(shù)字化處理,可以使人事檔案管理更加高效、安全和合規(guī),為企業(yè)或機(jī)構(gòu)的人力資源管理提供了重要的支持和保障。
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