文書檔案整理分類方法可以根據(jù)不同的需求和目的進(jìn)行靈活選擇。文書檔案對組織效率和信息管理的重要作用，以及合規(guī)性和便捷性的考慮。下面是一個常見的分點論述：

　　1.歸檔目標(biāo)：

　　在文書檔案整理分類方法中，首先需要明確歸檔的目標(biāo)。例如，是為了方便查找、提高工作效率，還是為了滿足法律法規(guī)的要求等。

　　2.文件分類原則：

　　文件分類原則是文書檔案整理的基礎(chǔ)。可以根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類。常見的文件分類原則包括按照文件的主題、時間、部門或責(zé)任人、文件類型等進(jìn)行分類。

　　3.分類方式：

　　根據(jù)不同的分類原則，可以采用不同的分類方式。常見的分類方式包括：

　　按照主題：將文件按照其所屬的主題或內(nèi)容進(jìn)行分類，例如人事文件、財務(wù)文件、項目文件等。

　　按照時間：將文件按照其產(chǎn)生或收到的時間順序進(jìn)行分類，例如按年份、月份等。

　　按照部門或責(zé)任人：將文件按照其所屬的部門或責(zé)任人進(jìn)行分類，例如按照銷售部、市場部等。

　　按照文件類型：將文件按照其形式或類型進(jìn)行分類，例如合同文件、報告文件、信函文件等。

　　4.文件編號和標(biāo)識：

　　對于每個分類的文件，可以采用文件編號和標(biāo)識的方式進(jìn)行管理。文件編號可以根據(jù)分類原則和分類方式確定，以便于快速定位和檢索。標(biāo)識可以使用文件夾、標(biāo)簽、文件名等方式進(jìn)行，以便于區(qū)分和辨識。

　　5.存儲和保管：

　　在文書檔案整理分類方法中，存儲和保管也是重要的環(huán)節(jié)?？梢赃x擇適當(dāng)?shù)拇鎯橘|(zhì)，如紙質(zhì)檔案柜、電子文檔管理系統(tǒng)等。同時，需要制定保管規(guī)范，確保文書檔案的安全性和完整性。

　　總之，文書檔案整理分類方法是具有重要性和實際應(yīng)用價值?？勺⒁饩S護(hù)和更新文書檔案的持續(xù)。

　　文書檔案整理的作用

　　文書檔案對于組織管理、信息管理和合規(guī)性等方面的重要作用，以下是整理文書檔案的基本原則和方法。

　　1.提高組織效率：

　　文書檔案整理可以幫助組織更快速、更準(zhǔn)確地獲取和利用各種信息資源，提高組織的效率和決策能力。通過整理文書檔案，可以更好地發(fā)現(xiàn)和解決問題，促進(jìn)組織的發(fā)展和進(jìn)步。

　　2.便于查找和使用：

　　經(jīng)過整理分類的文書檔案，可以使各部門和員工更便捷地查找和使用相關(guān)信息。同時，也可以避免因為信息零散或不全面而產(chǎn)生誤解和錯誤，從而提高工作效率和質(zhì)量。

　　3.保障法律合規(guī)性：

　　文書檔案整理也是滿足法律合規(guī)性的必需過程。通過對文書檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，可以更好地滿足法律法規(guī)的要求和規(guī)范，避免因為違反規(guī)定而產(chǎn)生風(fēng)險和責(zé)任。

　　4.促進(jìn)信息共享和傳承：

　　經(jīng)過整理分類的文書檔案，可以促進(jìn)信息共享和傳承。在組織內(nèi)部，可以更好地利用歷史經(jīng)驗和知識，避免重復(fù)勞動和重復(fù)錯誤。在跨部門或跨機(jī)構(gòu)之間，也可以更高效地共享信息，促進(jìn)合作和發(fā)展。

　　總之，文書檔案整理具有作用和價值，需要注意維護(hù)和更新文書檔案的持續(xù)性，并呼吁更多的人關(guān)注和支持文書檔案整理工作。

　　文書檔案整理步驟

　　文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。

　　適用范圍：行政管理事務(wù)活動

　　收集、分年度、確定歸檔范圍、分類(歸檔方法)、立卷(整理成件)、分保管期限、文件排列、裝訂、編號、數(shù)頁碼、裝盒、編目、放置備考表、上架。

　　文書檔案分類方法

　　保管期限——年度分類法，

　　保管期限——年度——問題分類法

　　問題——年度——保管期限分類法

　　年度——保管期限分類法，

　　年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法

　　作用

　　1）分類是檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)；

　　2）分類的科學(xué)性決定了文書檔案整理的科學(xué)性；

　　3）分類是文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作的具體表現(xiàn)；

　　4）分類是整理工作的重要組成部分，是系統(tǒng)化的中心環(huán)節(jié)。

　　原則

　　檔案分類要遵循客觀性、邏輯性、實用性、歷史性的原則

　　保管期限

　　我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　銷毀

　　制定保管期限表；

　　制定銷毀檔案的審批制度；

　　制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

　　編制

　　按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份，一份報批，一份留存。

　　做好文書檔案歸檔整理工作“四個注重”

　　為切實做好本院各類文件檔案的收集、整理、歸檔工作，充分發(fā)揮檔案資源的重要作用，辦公室從“四個注重”即檔案收集、整理、保管方面入手，認(rèn)真做好文書檔案歸檔整理工作。

　　一是注重材料收集工作

　　檔案材料的收集是檔案室獲取和積累檔案的一種手段，是保證檔案文件齊全和完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對本院形成的和收到的“紅頭”文件，對照收發(fā)文簿逐一進(jìn)行收集，嚴(yán)格收文、行文程序，細(xì)致做好公文材料底稿、附件和與文件有關(guān)的批示等附屬材料登記和收集整理，做到登記辦理、傳閱、歸檔和保密工作環(huán)環(huán)緊扣、有條有理，確保文書材料完整、規(guī)范、有序。

　　二是注重規(guī)范整理工作

　　為確保檔案整理質(zhì)量，各類文書檔案整理完成后，由主要負(fù)責(zé)檔案人員按照歸集整理要求，對整理的各類文件、會議記錄、工作手冊、總結(jié)、計劃、報表等工作中形成的應(yīng)歸檔的相關(guān)資料進(jìn)行自查驗收，對不符合要求的有關(guān)檔案資料一律重新整理，直至合格為止，確保檔案整理的質(zhì)量。截止目前今年共歸檔文書檔案458件，其中永久92件，30年65件，10年172件，資料129份。

　　三是注重檔案保管工作

　　嚴(yán)格按照《檔案法》及文書檔案歸檔范圍等規(guī)定，按類、件、份歸檔，專柜存放，專人負(fù)責(zé)，確保歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、齊全，并按照保管期限編印了《文書及歸檔文件目錄》，便于檢索，易于利用，極大提高了檔案資料的查詢和利用效率。

　　四是注重檔案信息化工作

　　對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行電子化處理，實現(xiàn)文書檔案管理信息化，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，進(jìn)而使文書檔案的信息資源得到最大限度的開發(fā)。