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檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享。
主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員,組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先,數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化,便于檢索和借閱,有效的提高工作效率。其次,數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島,進行整合,實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者,數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢,系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平,有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平,有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管,有利于促進公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。
北京檔案數(shù)字化加工基本環(huán)節(jié)
紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。企業(yè)部門想要做好檔案數(shù)字化工作,需要充分準備好以下幾個環(huán)節(jié):
1.檔案數(shù)字化加工流程的第一步是接收。
接收時要對檔案進行詳細登記,不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記,保證檔案接收過程中數(shù)量無誤,同時也要與客戶進行書面交接并簽字確認。第一階段是數(shù)字化工作開展前的準備階段,也是檔案數(shù)字化起步的關(guān)鍵時刻,準備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準備、基礎(chǔ)設(shè)施的準備、人員的準備及相應(yīng)管理制度等。
2.檔案整理準備
檔案工作人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼的編寫、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確無誤填寫,確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進行數(shù)字化加工。
3.設(shè)備的準備
紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所,數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足,布局合理,需配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),設(shè)備、數(shù)碼相機等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。
4.人員的準備
檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要做好工作計劃,制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組,工作人員要求責任心強,細心細致,能夠嚴格把好質(zhì)量關(guān),實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。
5.管理制度的完善
確保檔案的安全和工作的科學(xué)、規(guī)范、有序,應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行。
北京檔案數(shù)字化加工掃描標準
檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定是指對于進行數(shù)字化掃描的檔案材料、文件或記錄所做的明確規(guī)定和界定。這些規(guī)定通常由相關(guān)機構(gòu)、法律法規(guī)、政府文件和指南、行業(yè)標準以及最佳實踐等制定,并用于指導(dǎo)數(shù)字化掃描的實施。那么,檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定有哪些內(nèi)容和要求呢?
1.掃描對象:規(guī)定了可以進行數(shù)字化掃描的具體檔案對象,如文件、卷宗、盒、冊、卡片等。
2.檔案類型:規(guī)定了可以進行數(shù)字化掃描的檔案類型,如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。
3.檔案來源:規(guī)定了數(shù)字化掃描適用的檔案來源,如機構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案、外部機構(gòu)提供的檔案、個人捐贈的檔案等。
4.數(shù)字化要求:規(guī)定了數(shù)字化掃描的具體技術(shù)要求,如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規(guī)則等。
5.鑒定標準:規(guī)定了檔案是否適合進行數(shù)字化掃描的鑒定標準,如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。
6.政府文件和指南:政府機構(gòu)可能發(fā)布文件或指南,提供有關(guān)檔案數(shù)字化掃描的準則和要求。這些文件可以包括掃描標準、數(shù)據(jù)安全要求、檔案分類規(guī)范等內(nèi)容。
7.法律法規(guī):某些國家或地區(qū)可能有特定的法律法規(guī),明確了檔案數(shù)字化掃描的范圍和要求。這些法律法規(guī)可以包括檔案管理法、數(shù)字化檔案法、隱私保護法等。
8.行業(yè)標準和最佳實踐:專業(yè)機構(gòu)或組織可能制定了與檔案數(shù)字化掃描相關(guān)的行業(yè)標準和最佳實踐。這些標準可以提供關(guān)于掃描設(shè)備、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)描述等方面的指導(dǎo)。
9.其他限制條件:規(guī)定了數(shù)字化掃描的限制條件,如涉及隱私保、版權(quán)要求等。
總之,檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定為檔案數(shù)字化掃描范圍從概念上界定,并提供了操作指南和準則,以確保利用中博奧檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)字化掃描時符合相關(guān)要求,保護檔案的完整性、可訪問性和安全性,幫助機構(gòu)和個人在數(shù)字化檔案管理中明確目標、規(guī)劃程序并進行操作。
北京檔案數(shù)字化加工掃描重要性
由于以前檔案管理條件有限,不能保護好檔案的完整面貌,翻開一本陳年檔案,發(fā)霉發(fā)黃的印跡歷歷在目,有的破損嚴重,還需要小心翼翼的查閱,一不小心又加重了破損,以后要查閱檔案更困難了…”這是很多單位人事的吐槽。所以這個時候檔案數(shù)字化作用以及重要性就體現(xiàn)出來了!
檔案是具有公信力的材料,是記錄著一個人出生時間、家庭背景,學(xué)歷時間、參工時間,政治背景等等重要信息。所以很多小伙伴在考公或者國企事業(yè)單位入職前,都要進行檔案的政審查閱。而且不僅如此,在很多面臨即將退休的長輩都會需要查閱檔案中的工齡,所以足以見得檔案的重要性。
但是一本受損的檔案,如何能延長它的使用壽命呢?那就是將檔案數(shù)字化!用先進專業(yè)的高科掃描儀對檔案進行超高清的掃描,然后再用特定的美工軟件對掃描出來的圖像進行美化,例如去除那些發(fā)黃發(fā)霉的印跡,調(diào)整圖像的邊距等等,以體現(xiàn)出一份檔案的完整性。
將原始檔案好好保管起來、不再加重受損的同時,最重要的是方便了檔案的查閱使用,也體現(xiàn)了現(xiàn)在高科技術(shù)的發(fā)展和檔案數(shù)字化作用,電子化檔案最終會逐步成為常態(tài)化。
檔案數(shù)字化重要性最直觀的一點,就是很大的提高了檔案工作效率。雖然檔案數(shù)字化前期的工期長、工作量大,但是一旦所有在庫檔案都實現(xiàn)了數(shù)字化管理,這對于檔案工作者來說,不僅僅在檔案的查借閱上更加方便快捷,而且方便管理,大大的提高了工作效率。
其次,實現(xiàn)檔案數(shù)字化,在一定程度上也可以保護原始檔案。畢竟檔案作為紙質(zhì)材料,雖然所有檔案室都嚴格按照“十防”標準進行管理,但是不可能100%保證每份檔案的安全。將檔案進行數(shù)字化掃描,上傳至特定服務(wù)器儲存,減少原始紙質(zhì)檔案的使用,可以起到很好的保護作用。
最后,檔案數(shù)字化重要性還體現(xiàn)在落實國家政策上。我國檔案工作一直在倡導(dǎo)“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略,這也是大勢所趨。當前大多存檔機構(gòu)的檔案數(shù)字化率低,還是因循守舊、沒有做到檔案資源整合。實現(xiàn)檔案數(shù)字化,可以很好的解決這些問題。
檔案數(shù)字化重要性和意義,不僅僅可以提高檔案的工作效率,也是利國利民的好事,更是國家對檔案工作支持的具體體現(xiàn)。