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紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。企業(yè)部門想要做好檔案數(shù)字化工作,需要充分準備好前、中、后三個階段。
一、掃描前期準備
1.檔案數(shù)字化加工流程的第一步是接收。
接收時要對檔案進行詳細登記,不出現(xiàn)漏登記或重復登記,保證檔案接收過程中數(shù)量無誤,同時也要與客戶進行書面交接并簽字確認。第一階段是數(shù)字化工作開展前的準備階段,也是檔案數(shù)字化起步的關(guān)鍵時刻,準備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度等。
2.檔案整理準備
檔案工作人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼的編寫、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確無誤填寫,確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進行數(shù)字化加工。
3.設備的準備
紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應的設備和場所,數(shù)字化加工場所應空間充足,布局合理,需配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),設備、數(shù)碼相機等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。
4.人員的準備
檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要做好工作計劃,制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領導小組,工作人員要求責任心強,細心細致,能夠嚴格把好質(zhì)量關(guān),實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。
5.管理制度的完善
確保檔案的安全和工作的科學、規(guī)范、有序,應從這幾個方面制定相應的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行。
二、掃描加工中階段
1.掃描操作
檔案掃描儀與計算機連接,安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。掃描操作就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調(diào)不要急于掃描,在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置,其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。
2.圖像存儲:通常存儲的格式為JPG,掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定為300dpi以上。
3.圖像處理:能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。
三、掃描加工后階段
一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作,每項工作依次銜接完成。
1.圖像檢查:檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標準要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責,在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查,一旦發(fā)現(xiàn)問題,必須進行修改。
2.數(shù)據(jù)對接檢查:目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應,也是檢查的重要內(nèi)容,檢查率應為100%,如果發(fā)現(xiàn)問題,必須重新修改完善。
3.數(shù)據(jù)存儲:存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等,其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板來建立,而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。
4.數(shù)據(jù)移交:將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定,移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù),此驗收由檔案管理部門來驗收,驗收合格則進行辦理交接手續(xù),交接手續(xù)在雙方蓋章確認后,標明此次工作即圓滿完成。
福建省檔案數(shù)字化加工標準
檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子形式的過程,為了確保數(shù)字化結(jié)果的質(zhì)量和一致性,制定了一系列的檔案數(shù)字化標準。以下是關(guān)于檔案數(shù)字化的標準:
1、檔案整理標準
將分散的材料補充到文件中。對每一份材料嚴格把關(guān),按類編號,頁碼進行編注,編碼不能出現(xiàn)重復,次序混亂。
檔案材料整理完畢后,用鉛筆在每份材料的第一頁右上角編好版號和序號,并在右下角寫上頁碼;紙張要求A4或B5格式,其他格式的文件需要改為A4版本。
2、打印訂裝標準
打印文件目錄;為符合《檔案整理細則》的規(guī)定,裝訂時一定要做到底側(cè)整齊,左側(cè)整齊。
3、目錄錄入標準
文件目錄的錄入要嚴格準確,具體要求如下:一是單記一條,不多記,少記;二是輸入的目錄內(nèi)容與檔案內(nèi)容完全一致,不得有差錯。
4、掃描圖像標準
檢查文件的掃描圖像,圖像的排列順序與紙質(zhì)文件的排序要求一致;圖像清晰無雜質(zhì),亮度不易太強,但適中。
分辨率為300DPI的圖像必須進行校正和打孔,圖像在每條中心線的起點和終點的傾斜度不得超過1°。
5、圖像處理標準
基于原始圖像質(zhì)量:圖像排序要求與原始圖像排序要求一致的圖像去除污點、黑點、黑邊,肉眼可見清晰、平坦、清潔的布局采用自動中央操作的圖像不得與原始圖像過濃或過淡,字跡清晰。
6、存儲處理標準
存儲是對檔案信息的完整評估;檢查和校準目錄、原始、高清白色圖像和高清黃色圖像,以滿足驗收標準。原則上,存儲需要單獨存儲在服務器上,如果條件不能滿足,也可以用單獨的計算機代替。
遵循這些標準有助于確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可用性,并提高檔案管理的效率和可靠性。選擇合適的數(shù)字化工具和技術(shù),并制定適當?shù)牟僮饕?guī)范,能夠有效地實施檔案數(shù)字化工作,為長期保存和管理檔案提供便利。
福建省檔案數(shù)字化加工全過程
檔案數(shù)字化掃描加工是一個多步驟的過程,是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換為電子文件的過程,旨在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式。數(shù)字化檔案可以輕松地進行共享和協(xié)作。通過網(wǎng)絡或內(nèi)部系統(tǒng),用戶可以遠程訪問和共享數(shù)字化檔案,促進了跨部門和跨地域的協(xié)作工作。多用戶同時訪問的功能還能提高工作效率和合作性,促進信息共享和團隊協(xié)作。檔案數(shù)字化加工流程有哪些呢?
1.預處理:
在進行數(shù)字化掃描之前,需要對檔案進行預處理。這包括清潔、整理和分類檔案文件。清潔過程涉及清除灰塵、污漬、膠帶等雜質(zhì),以確保掃描結(jié)果的質(zhì)量。整理和分類階段則是對檔案進行排序和歸檔,以方便后續(xù)的掃描和管理工作。
2.掃描:
掃描是數(shù)字化轉(zhuǎn)換的核心步驟。使用高速掃描儀對紙質(zhì)檔案進行逐頁掃描。掃描儀具有高分辨率和自動進紙功能,可以快速捕捉每一頁的圖像。此外,掃描設備還可以通過自動雙面掃描功能,同時掃描紙張的正反面,提高掃描效率。
3.圖像處理:
掃描完成后,需要對圖像進行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉(zhuǎn)和增強等操作。圖像校正消除了因掃描時出現(xiàn)的傾斜或偏移導致的問題,確保圖像的水平和垂直對齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分,使圖像更加整潔。旋轉(zhuǎn)功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強則是通過調(diào)整亮度、對比度和色彩來改善圖像質(zhì)量。
4.光學字符識別(OCR):
為了增強數(shù)字化檔案的可搜索性和可編輯性,通常需要進行光學字符識別(OCR)。OCR軟件能夠自動識別掃描圖像中的文本,并將其轉(zhuǎn)換為可編輯文本格式。這樣,用戶可以方便地使用關(guān)鍵詞搜索檔案內(nèi)容,而不必逐頁查找。
5.數(shù)據(jù)整理與分類:
數(shù)字化后的檔案需要進行數(shù)據(jù)整理和分類,以方便管理和檢索。這包括添加元數(shù)據(jù)、建立索引和標簽等操作。元數(shù)據(jù)是指關(guān)于檔案的描述信息,如標題、日期、作者等。索引和標簽可以根據(jù)檔案的內(nèi)容、主題或其他特征進行分類,以便快速定位需要的檔案。
6.存儲與備份:
數(shù)字化的檔案通過專久智能檔案管理系統(tǒng)存儲在計算機、服務器或云存儲中。根據(jù)需求和安全要求,可以選擇合適的存儲方式。為了確保數(shù)據(jù)的安全性,還需要進行定期的數(shù)據(jù)備份和災難恢復計劃,以防止意外數(shù)據(jù)丟失或損壞。
7.審查與驗證:
在完成數(shù)字化掃描加工后,需要進行審查和驗證,確保掃描結(jié)果的準確性和完整性。審查過程包括檢查掃描圖像、OCR識別和元數(shù)據(jù)等,以發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的錯誤或缺陷。
檔案數(shù)字化掃描加工的流程就是利用中博奧檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案高效、準確地轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式的過程,為檔案管理提供更好的支持和服務。使其具備高效、準確、可搜索和可持久保存的特性,提高了檔案管理的效率和可靠性,推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進程。
福建省檔案數(shù)字化加工掃描公司的意義
福建省檔案數(shù)字化加工掃描公司在檔案數(shù)字化領域發(fā)揮著重要的意義。下面將詳細說明福建省檔案數(shù)字化加工掃描公司的意義:
1.保護檔案資源:
可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件,有效地保護了檔案資源。數(shù)字化后的檔案可以通過備份和存儲措施進行長期保存,防止檔案因災害、損壞或丟失而遭受破壞。
還可以減少對原始紙質(zhì)檔案的頻繁使用,延長其壽命,保護珍貴檔案資源。
2.提高檔案管理效率:
可以實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。通過建立電子檔案庫,可以方便地搜索、瀏覽和獲取檔案信息,提高檔案管理的效率。
能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速傳遞和共享,提高相關(guān)部門之間的協(xié)同工作效率。
3.方便用戶查詢:
數(shù)字化加工掃描使得用戶可以通過網(wǎng)絡或其他終端設備隨時隨地查詢檔案信息。用戶無需親自前往檔案館或檔案室,即可方便地獲取所需的檔案信息,提高了用戶的使用便利性和滿意度。
4.促進文化遺產(chǎn)傳承:
可以實現(xiàn)對歷史文化遺產(chǎn)的數(shù)字化保存和傳承。通過將珍貴的歷史文獻、圖片、音頻等轉(zhuǎn)換為電子文件,可以更好地保護和傳承福建省的文化遺產(chǎn)。
數(shù)字化處理還可以便于學術(shù)研究和教育活動的開展,為學者、教師和學生提供更廣泛的研究和教學資源。
福建省檔案數(shù)字化加工掃描公司在檔案數(shù)字化領域具有重要的意義。通過保護檔案資源、提高檔案管理效率、方便用戶查詢和促進文化遺產(chǎn)傳承等方面的工作,該公司為福建省的檔案管理工作做出了積極的貢獻。數(shù)字化加工掃描使得紙質(zhì)檔案得以長期保存和有效利用,提高了檔案管理的效率和便利性。同時,數(shù)字化處理也為文化遺產(chǎn)的傳承和學術(shù)研究提供了更多的可能性。福建省檔案數(shù)字化加工掃描公司以其重要性和實用性,為福建省的文化遺產(chǎn)保護和檔案管理提供了有力的支持。