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檔案數(shù)字化掃描加工是一個(gè)多步驟的過程,是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換為電子文件的過程,旨在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式。數(shù)字化檔案可以輕松地進(jìn)行共享和協(xié)作。通過網(wǎng)絡(luò)或內(nèi)部系統(tǒng),用戶可以遠(yuǎn)程訪問和共享數(shù)字化檔案,促進(jìn)了跨部門和跨地域的協(xié)作工作。多用戶同時(shí)訪問的功能還能提高工作效率和合作性,促進(jìn)信息共享和團(tuán)隊(duì)協(xié)作。下面將對他的步驟進(jìn)行詳細(xì)的說明:
1.前期準(zhǔn)備
?。?)紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場所,數(shù)字化處理場所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局,并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。
?。?)數(shù)字處理設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄音機(jī)和存儲(chǔ)介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等則更好。
?。?)數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持,如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數(shù)字處理工作的安全和保障。
2.掃描操作
要先將掃描儀連接到計(jì)算機(jī),安裝驅(qū)動(dòng)程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應(yīng)能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設(shè)置。
掃描動(dòng)作并不復(fù)雜,就是把紙質(zhì)文件放入掃描儀,掃描,把文件取出掃描儀。
在掃描之前,我們必須設(shè)置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲(chǔ)格式。
目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇。
顏色常常又和圖像存儲(chǔ)格式相關(guān)聯(lián),彩色圖像通常以JPG格式存儲(chǔ),如果以TIFF格式存儲(chǔ),占用空間比較大;
掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù),通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定,再進(jìn)行亮度、對比度的微調(diào)。
3.圖像處理操作
標(biāo)準(zhǔn)要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌,但在掃描過程中,由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。
在這些情況下,需要進(jìn)行圖像處理操作,一般需要通過專門的圖像處理軟件來實(shí)現(xiàn)。它要能夠?qū)崿F(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉(zhuǎn)、校正等圖像處理,確保圖像完整、正確。
4.圖像檢查
檢查員必須掌握紙質(zhì)文件數(shù)字化處理的標(biāo)準(zhǔn)要求,檢查人員要盡職盡責(zé),要求做到100%檢查,并且合格率應(yīng)達(dá)到100%。
檢查的事項(xiàng)有圖像是否清晰、畫質(zhì)是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點(diǎn),圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。
5.數(shù)據(jù)對接檢查
使用數(shù)字文件的方法基本上是通過目錄搜索數(shù)據(jù),要仔細(xì)的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字復(fù)印一一對應(yīng),檢查合格率應(yīng)為100%,發(fā)現(xiàn)問題時(shí),必須重新修改完善。
6.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)
將通過檢查的數(shù)據(jù)可以離線保存。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板建立包括圖像文件命名方法在內(nèi)的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu),并盡可能完整地描述相關(guān)文檔。
包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。
7.數(shù)據(jù)移交
這是掃描和處理工作完成之前的最后一項(xiàng)。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門,移交內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定。
交接過程包括交接前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)時(shí)經(jīng)雙方蓋章確認(rèn)后方才生效。
成都檔案數(shù)字化加工掃描遇到的問題
隨著現(xiàn)代無紙化、信息化平臺(tái)的普及,我國越來越多的企事業(yè)單位的檔案逐漸走向數(shù)字化的階段;檔案數(shù)字化是?項(xiàng)繁瑣細(xì)致、環(huán)環(huán)相扣的工作,在傳統(tǒng)檔案管理前期,需要依賴?量的??、物?、財(cái)?投?來完成。
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。
但由于人工操作難以做到百分之百統(tǒng)一,所以難免會(huì)出現(xiàn)以下問題:
1、掃描內(nèi)容模糊
在掃描中發(fā)現(xiàn)檔案紙張存在油性紙、復(fù)寫紙、鉛筆字、字跡模糊、紙張較差及較薄等情況。?這部分內(nèi)容由于??審查,可能會(huì)出現(xiàn)遺漏或無法辨別等情況。
2、頁碼標(biāo)注錯(cuò)誤
有些部分檔案原件紙張的底?較深,所標(biāo)頁碼掃描后看不清楚,或者前后頁標(biāo)碼錯(cuò)誤等情況。
3、檔案重復(fù)掃描
在掃描中出現(xiàn)有重份檔案、重份照?、重份表格等情況,???初審中恰好存在遺漏。
4、掃描內(nèi)容不全
圖?檔案的內(nèi)容存在多張零散的照?,?量圖?需?動(dòng)裁剪多余邊線、糾正偏斜。
5、檔案文件大小不一
檔案?件存在不同大小文件類型,部分超?,超長,圖紙及表格等情況,造成??驗(yàn)收歸檔不好統(tǒng)一處理。
6、檔案內(nèi)容有破損
檔案上有粘貼的?紙條或者是檔案原?粘貼處破損遮擋嚴(yán)重情況,也會(huì)導(dǎo)致掃描圖像的不合格,?這部分在??審查中也容易被遺漏并難以發(fā)現(xiàn)。
7、掃描圖像標(biāo)準(zhǔn)無法界定
在?些歷史悠久的檔案原件存在紙張較差、破損嚴(yán)重,?蛀、霉變、?化、缺字、字跡模糊?法展平等情況,這樣造成掃描出的內(nèi)容存在有誤差,??難以衡量每?份的檔案的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí),檔案新舊及背景?不?,掃描影像曝光及明暗度不合格。
成都檔案數(shù)字化加工掃描如何避免這些問題
檔案數(shù)字化工作的開展就是為了減少紙質(zhì)檔案的利用,最大限度的保護(hù)檔案實(shí)體。數(shù)字化工作開展的過程中,需要盡可能的保持檔案的原貌,做到準(zhǔn)確無誤,而實(shí)際工作開展的過程中,漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,如何避免上述問題的產(chǎn)生?
1.制度上嚴(yán)格管理,建立崗位責(zé)任制
完善的規(guī)章制度,嚴(yán)格的責(zé)任落實(shí),是做好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ),制度和落實(shí)兩者缺一不可,相輔相成,協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案數(shù)字化表面上是流水線作業(yè),實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作。檔案主管部門、檔案業(yè)主單位、外包服務(wù)公司需要按照相關(guān)規(guī)定,制定完善的工作方案,明確每個(gè)環(huán)節(jié)、崗位的工作職責(zé),做到有制度管理、有人監(jiān)督、有技術(shù)保障。
2.規(guī)范作業(yè)環(huán)節(jié),找準(zhǔn)問題根源
漏掃即少掃描一頁或若干頁,重掃即一張或多張檔案頁重復(fù)掃描一頁或若干頁,多掃即不該掃描的頁被掃描了。
?。?)掃描設(shè)備的問題
使用高速掃描儀的時(shí)候容易出現(xiàn)漏掃現(xiàn)象,由于設(shè)備新采購尚未調(diào)試正常,或者設(shè)備使用時(shí)間過長,部分配件老化,滾軸在高速旋轉(zhuǎn)過程中連帶兩張或兩張以上紙張進(jìn)行掃描,要么第二張紙不被掃描,要么第二張紙連同第一張紙掃描成一個(gè)檔案圖像頁。
?。?)檔案紙張的問題
①部分檔案紙張由于紙張比較脆、薄,具有較強(qiáng)的吸附性,兩張或兩張以上的紙吸合在一起,不容易分離,造成漏掃。
?、诓糠謾n案在形成的階段,使用了膠水對兩張以上的檔案紙張進(jìn)行黏合,數(shù)字化過程容易漏掃。
?。?)操作人員的問題
?、俨僮魅藛T未對設(shè)備進(jìn)行必要的維護(hù),未對待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查,造成(1)問題的產(chǎn)生從而漏掃;
②操作人員未對待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查,造成(2)問題的產(chǎn)生從而漏掃;
?、鄄僮魅藛T在拿檔案頁的過程中,由于自身疏忽,少拿了部分檔案頁從而造成漏掃;
?、軝n案整理的工作人員在編制頁碼的過程中,由于疏忽,漏編、重復(fù)編、跳編頁碼,而造成漏掃、重掃;
⑤操作人員在拿檔案頁的過程中,由于自身疏忽,反復(fù)拿了相同的檔案頁從而造成重掃;
?、薏僮魅藛T在拿檔案頁的過程中,未按照相關(guān)要求將不該數(shù)字化掃描的檔案頁進(jìn)行了掃描,從而造成多掃;
⑦操作人員在拿檔案頁的過程中,將不屬于本卷/件的紙張進(jìn)行了掃描,或者掃描了空白頁等情況,從而造成多掃。
3.發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,提高工作質(zhì)量
通過上述2的分析,設(shè)備的老化容易產(chǎn)生漏掃情況,而其他原因造成漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象基本上都是操作人員的問題。
?。?)加強(qiáng)設(shè)備的維護(hù),更換易損設(shè)備的部件;
?。?)加強(qiáng)操作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),在做技能培訓(xùn)的過程中不能僅僅局限于某一個(gè)環(huán)節(jié)或某一個(gè)步驟,需要了解掌握整個(gè)數(shù)字化工作的流程;
?。?)加強(qiáng)制度監(jiān)督,做好每個(gè)工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理,確保每個(gè)工序質(zhì)量達(dá)標(biāo);
?。?)做好技術(shù)保障,前后呼應(yīng),及時(shí)反饋
?、匍_展數(shù)字化工作之前的檔案前處理環(huán)節(jié),要做好檔案紙張頁的平整工作,提高后續(xù)掃描工作的“通過率”;
?、诰幹祈摯a過程中,要注意頁碼編制的規(guī)范性和準(zhǔn)確性,不能有誤;
③著錄環(huán)節(jié),要準(zhǔn)確的將檔案信息錄入到系統(tǒng)中,特別是“頁數(shù)”“頁號”;
④初始掃描時(shí),要能夠自動(dòng)鑒別空白頁、重復(fù)頁;
⑤掃描過程中,有效鑒別掃描的圖像質(zhì)量,不合適的掃描圖像及時(shí)處置;
?、迴呙桧摂?shù)與著錄“頁數(shù)”相吻合,如果出現(xiàn)差異,及時(shí)查找原因并解決。
漏掃、重掃、多掃是檔案數(shù)字化開展過程中經(jīng)常容易出現(xiàn)的問題,如果不引起重視,極易產(chǎn)生輕視心理,進(jìn)而造成整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量下降。抓源頭,找關(guān)鍵,防微杜漸,做好、做細(xì)、做實(shí)每一個(gè)工作環(huán)節(jié),才能做出合格的檔案數(shù)字化成品,才能成為優(yōu)秀的檔案數(shù)字化項(xiàng)目,才能更好的保護(hù)檔案實(shí)體安全。
成都檔案數(shù)字化加工掃描公司的作用
成都檔案數(shù)字化加工掃描公司是專門從事檔案數(shù)字化加工掃描服務(wù)的企業(yè),其主要作用是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案,以便于檔案的管理、存儲(chǔ)、檢索和利用。
1.提高檔案管理效率:數(shù)字化檔案可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢,大大提高了檔案管理的效率。
2.保護(hù)檔案原件:數(shù)字化檔案可以避免檔案原件的磨損、損壞和丟失,同時(shí)也可以防止檔案被篡改和偽造。
3.方便檔案共享:數(shù)字化檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享,方便不同部門和單位之間的檔案交流和共享。
4.提高檔案利用價(jià)值:數(shù)字化檔案可以通過數(shù)據(jù)分析和挖掘等技術(shù),提取出檔案中的有價(jià)值信息,為決策和研究提供支持。
總之,成都檔案數(shù)字化加工掃描公司的作用是非常重要的,它可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量,保護(hù)檔案原件,方便檔案共享,提高檔案利用價(jià)值,為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力的支持。
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