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在曲靖檔案整理數(shù)字化服務(wù)過程中,有一項很重要的優(yōu)勢就是檔案的數(shù)字化,簡單來說就是利用計算機、加工系統(tǒng)等硬軟件設(shè)備,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案從而被更加廣泛地利用。
首先我想先給大家舉個例子來說明檔案數(shù)字化的流程和優(yōu)勢。以人事檔案為例,按照國家標(biāo)準(zhǔn)是將人事檔案分為了十大類,具體的分類方法可以參照《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定。通過系統(tǒng)化的整理過程,將原本雜亂無章的檔案進行分類、裝裱、編號、編碼之后才可以進行下一步的數(shù)字化操作。
通過計算機和加工系統(tǒng),先將紙質(zhì)檔案的目錄錄入之后,再對應(yīng)目錄進行掃描。這一過程將應(yīng)用到掃描儀(一般有平板和高掃),再通過修圖處理之后就完成了檔案數(shù)字化的過程。具體來說檔案數(shù)字化優(yōu)勢可以體現(xiàn)在如下幾點:
第一,將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案,增加了檔案的載體,便于長期保存,避免了因為紙質(zhì)檔案容易發(fā)霉、蛀蟲所帶來的的損失。
第二,檔案數(shù)字化之后能夠提高檔案的利用效率。舉例來說,數(shù)字化檔案之后我們可以很方便地在電腦中查詢檔案,不用在具體查詢紙質(zhì)檔案,浪費時間;同時還實現(xiàn)了異地利用,極大地節(jié)省了時間。
曲靖檔案整理數(shù)字化流程
紙質(zhì)檔案的存放可能會因為年限過程而產(chǎn)生長霉發(fā)黃或者是字跡退化等問題。為了避免這些問題,我們就需要把進行檔案數(shù)字化,讓材料以網(wǎng)絡(luò)化的形式有限延長原件的保存時間,實現(xiàn)檔案的永久保存。
那么什么是檔案數(shù)字化呢?檔案數(shù)字化就是指把檔案通過計算機掃描的方法把檔案紙質(zhì)原件進行數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化。一般情況下,我們需要先把檔案按照十大類要求進行整理分類、排序、編目、著錄,然后再進行數(shù)字化。
在進行數(shù)字化時我們需要先對原紙質(zhì)材料進行掃描,上傳到相應(yīng)的系統(tǒng);然后對已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進行修圖處理,修掉檔案材料中的折痕、墨塊等;接著會有不同的工作人員進行第一次校驗和第二次校驗,只有通過兩次校驗都沒有問題,我們才能接著對檔案進行批量掛接處理,將掃描、處理完成的圖片掛接到相應(yīng)的檔案條目;掛接完成之后我們還需要進行目錄編撰、圖像處理、掛接校對;接下來進行對紙質(zhì)檔案進行分類和裝訂。最后在光盤或者硬盤中進行數(shù)字化的備份。數(shù)字化完成之后我們還需要對光盤進行檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)進行整體驗收,由技術(shù)人員將加工完并審核無誤的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)倒入相應(yīng)的庫中。
曲靖檔案整理數(shù)字化驗收
檔案數(shù)字化項目驗收的內(nèi)容包括合同履約情況、檔案整理情況、檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。
1.合同履約情況
是否按照招標(biāo)文件、合同的要求完成項目的工作任務(wù),完成工作量的90%以上可以視為完成任務(wù)。
2.檔案整理情況
各門類檔案是否按照相應(yīng)的整理規(guī)范進行整理,歸檔范圍明確,保管期限區(qū)分準(zhǔn)確,裝訂、裝盒符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),檔號章、背脊填寫規(guī)范等。
3.檔案目錄數(shù)據(jù)
按照《檔案著錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)進行著錄條目數(shù)據(jù),包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項是否填寫等。
4.數(shù)字圖像
按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)進行數(shù)字化掃描,包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。
5.元數(shù)據(jù)
元數(shù)據(jù)的獲取,元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。
6.數(shù)據(jù)掛接
包括目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。
7.工作文件
各種工作文件、日志、記錄等,包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。
1)檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、記錄,工作流程單、前處理工作單、掃描工作單、圖像處理工作單、數(shù)據(jù)錄入工作單等;
2)各種工作人員名單、訪客名單、設(shè)備登記表、安全審查報告、保密承諾書、檔案交接單、項目驗收報告等。
8.存儲載體
數(shù)字化加工的各種存儲介質(zhì),移交的成果存儲介質(zhì),主要包括載體的可用性、有無病毒、按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進行存儲等。
曲靖檔案整理數(shù)字化服務(wù)內(nèi)容
曲靖檔案整理數(shù)字化服務(wù)是一項專業(yè)的服務(wù),旨在將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式,以便于存儲、管理和檢索。該服務(wù)通常包括以下幾個方面:
1.檔案掃描:使用高速掃描儀將紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)字化圖像,確保圖像的清晰度和質(zhì)量。
2.元數(shù)據(jù)提?。簭臄?shù)字化圖像中提取關(guān)鍵信息,如檔案編號、題名、日期等,以便于檢索和管理。
3.質(zhì)量檢查:對數(shù)字化圖像進行質(zhì)量檢查,確保圖像的清晰度、完整性和準(zhǔn)確性。
4.數(shù)據(jù)掛接:將數(shù)字化圖像與提取的元數(shù)據(jù)進行掛接,建立檔案的索引信息。
5.檔案管理系統(tǒng):提供一個數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),用于存儲、管理和檢索數(shù)字化檔案。
6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù):定期對數(shù)字化檔案進行備份,以防止數(shù)據(jù)丟失,并提供數(shù)據(jù)恢復(fù)服務(wù)。
7.安全保障:采取適當(dāng)?shù)陌踩胧Wo數(shù)字化檔案的機密性、完整性和可用性。
總之,通過曲靖檔案整理數(shù)字化服務(wù),客戶可以實現(xiàn)對檔案的高效管理和利用,提高工作效率,同時也為檔案的長期保存提供了可靠的解決方案。選擇專業(yè)的服務(wù)提供商,確保數(shù)字化過程的質(zhì)量和安全性,是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的重要保障。