將紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護(hù)方便、安全等功效。檔案整理數(shù)字化服務(wù)商可以幫助企業(yè)完成這項工作，使企業(yè)今后檔案管理起到事半功倍的效果，提高辦公效率和經(jīng)濟(jì)效益。中博奧進(jìn)行檔案整理數(shù)字化加工，一般步驟包括：

　　項目準(zhǔn)備：檔案整理數(shù)字化服務(wù)商和委托企業(yè)制定工作標(biāo)準(zhǔn)和計劃，按企業(yè)要求在規(guī)定的時間、地點完成工作。

　　定掃描頁：原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。

　　編制頁號：應(yīng)對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。同時將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。

　　目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。并對照需在目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。

　　拆除裝訂：應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。

　　技術(shù)修復(fù)：破損嚴(yán)重或其他無法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。

　　數(shù)字化處理：對原紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描，上傳到相應(yīng)的系統(tǒng)。然后對已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進(jìn)行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等。

　　校驗和掛接：會有不同的工作人員進(jìn)行第一次校驗和第二次校驗，只有通過兩次校驗都沒有問題，才能接著對檔案進(jìn)行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應(yīng)的檔案條目。掛接完成之后還需要進(jìn)行目錄編撰、圖像處理、掛接校對。

　　分類和裝訂：在進(jìn)行數(shù)字化管理之后，需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類和裝訂，以便于后續(xù)的查閱和使用。

　　數(shù)據(jù)備份：最后需要在光盤或者硬盤中進(jìn)行數(shù)字化的備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。

　　檔案管理轉(zhuǎn)型數(shù)字化管理是一種趨勢，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)潮流和時代發(fā)展的要求。很多企業(yè)會把檔案數(shù)字化工作外包檔案整理數(shù)字化服務(wù)商。

　　長沙檔案數(shù)字化外包需要哪些設(shè)備

　　隨著數(shù)字化時代的到來，檔案數(shù)字化加工服務(wù)越來越受到重視，長沙檔案數(shù)字化外包需要以下設(shè)備：

　　掃描設(shè)備：將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，根據(jù)檔案的大小和特點，可以選擇不同類型的掃描設(shè)備，如平板式掃描儀、卷軸式掃描儀和自動進(jìn)紙式掃描儀等。

　　文字識別（OCR）軟件：將掃描的圖像轉(zhuǎn)換為機(jī)器可讀的文字，通過OCR技術(shù)，可以將掃描的紙質(zhì)檔案中的文字內(nèi)容轉(zhuǎn)換成可編輯的電子文本，提高檔案的搜索、檢索和利用效率。

　　圖像處理軟件：對掃描的圖像進(jìn)行清晰度、對比度、色彩等方面的調(diào)整和優(yōu)化，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可讀性。

　　數(shù)據(jù)存儲與管理系統(tǒng)：對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、存儲、檢索和共享，提高檔案管理的效率和便捷性。

　　安全備份與存儲設(shè)備：對數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份和長期存儲，確保數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。

　　總之，檔案數(shù)字化需要使用多種設(shè)備來支持實現(xiàn)。這些設(shè)備的選擇應(yīng)考慮檔案的類型和特點，以及數(shù)字化的需求和要求。通過合理選擇和使用這些設(shè)備，可以有效地完成檔案數(shù)字化工作。

　　長沙檔案數(shù)字化外包注意事項

　　在檔案整理及數(shù)字化過程中，需要注意以下幾個方面，一起來看看！

　　具備專業(yè)知識和技能、遵守相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)：工作人員應(yīng)具備檔案整理及數(shù)字化技術(shù)的基本知識，熟悉數(shù)字化設(shè)備的操作和維護(hù)，掌握相關(guān)軟件和工具的使用方法；能夠遵循國家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等文件，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。

　　檔案整理：在進(jìn)行數(shù)字化之前，要對檔案進(jìn)行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準(zhǔn)確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準(zhǔn)確。

　　圖像處理、質(zhì)量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對原始檔案造成不必要的損害；需要對數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)存儲和管理、數(shù)據(jù)保密和權(quán)限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲，并進(jìn)行有效的管理和維護(hù)；選擇合適且多樣化的存儲設(shè)備，如硬盤、光盤、云存儲等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強(qiáng)對敏感和機(jī)密信息的保護(hù)，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務(wù)管理：如果需要進(jìn)行檔案整理及數(shù)字化的外包服務(wù)，選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質(zhì)，還需要按照上述注意事項進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)督，確保外包服務(wù)的質(zhì)量和檔案安全。

　　選擇合適的檔案整理外包服務(wù)公司至關(guān)重要。檔案整理外包服務(wù)公司很多，選擇一家信譽(yù)良好、經(jīng)驗豐富的公司非常重要?？梢酝ㄟ^查看公司的工作案例、了解其口碑和背景、與其進(jìn)行面對面的溝通等方式來準(zhǔn)確評估其專業(yè)水平和能力。

　　要明確自己的需求和目標(biāo)。在將檔案整理外包給公司之前，需要明確自己的需求和目標(biāo)，以及對整理后檔案的要求。例如，需要整理什么類型的檔案，是否需要數(shù)字化處理，是否需要建立檔案管理系統(tǒng)，通過明確需求和目標(biāo)，可以更好地和外包服務(wù)公司進(jìn)行溝通和合作，確保能夠滿足自己的需求。

　　確保與外包服務(wù)公司有良好的溝通和合作。在整個檔案整理外包的過程中，與服務(wù)公司的溝通和合作至關(guān)重要。要保持雙方的信息暢通，及時溝通和解決問題，確保整個項目能夠順利進(jìn)行。

　　通過以上注意事項，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進(jìn)行，提高檔案管理效率，并且達(dá)到保護(hù)原始檔案的目的。

　　長沙檔案數(shù)字化外包公司的特點

　　長沙有許多檔案數(shù)字化外包公司，這些公司通常具有以下特點：

　　專業(yè)性：由專職、專業(yè)、經(jīng)驗豐富的檔案整理團(tuán)隊提供駐地服務(wù)。

　　設(shè)備精良：采用業(yè)界最高配置的硬件設(shè)備，以確保整理、加工效率和質(zhì)量。

　　遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：整理、加工規(guī)范符合國標(biāo)、行標(biāo)及本單位標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　流程化管理：經(jīng)過多年的經(jīng)驗積累，已實現(xiàn)檔案整理、檔案數(shù)字化全過程的流程化。

　　高標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理：檔案整理、數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格遵循業(yè)界最高要求。

　　保密措施嚴(yán)格：員工會進(jìn)行保密培訓(xùn)、簽訂保密協(xié)議，并且在工作過程中進(jìn)行全過程影像監(jiān)控。

　　這些特點可以幫助外包公司提供高質(zhì)量的數(shù)字化服務(wù)，滿足客戶的需求。在選擇外包公司時，可以根據(jù)這些特點進(jìn)行評估和選擇。在選擇外包公司時，建議綜合考慮公司的資質(zhì)、技術(shù)、服務(wù)和價格等因素，以確保數(shù)字化工作的順利完成。