檔案信息涉及國家利益安全、社會(huì)秩序、個(gè)人穩(wěn)私等內(nèi)容，檔案保密工作非常重要，應(yīng)引起重視。

一、強(qiáng)化檔案保密意識(shí)

檔案管理部門要站在國家安全的高度，切實(shí)重視和不斷強(qiáng)化檔案保密工作。通過對(duì)《檔案法》、《保密法實(shí)施條例》 相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強(qiáng)化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責(zé)任意識(shí)，提高保密工作的自覺性，堅(jiān)決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要認(rèn)真貫徹“預(yù)防為主”的方針，切實(shí)解決好保密工作中存在的問題和隱患。

二、 做好檔案保管過程中的保密工作

1. 檔案庫房管理中的保密工作。首先，在庫房選址時(shí)應(yīng)依照檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范提出的建筑設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，建造檔案庫房時(shí)庫房和閱覽室辦公室分開。其次，檔案庫房應(yīng)配備防盜門、報(bào)警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施。第三，檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

2. 做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。確定檔案保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

3. 強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任感。涉密檔案管理人員要加強(qiáng)日常涉密檔案的管理，如：涉密檔案的調(diào)卷移出銷毀等應(yīng)該嚴(yán)格按艇按手續(xù)辦理,必須有領(lǐng)導(dǎo)審批,履行登記簽拜續(xù),任何人無權(quán)私自調(diào)閱涉密檔案；使用完畢后應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)檢查，如果發(fā)現(xiàn)失密泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，盡快補(bǔ)救。認(rèn)真學(xué)習(xí)信息化條件下做好保密工作所必需的基本知識(shí)和技能，了解基本的防范手段和高技術(shù)竊密的基本常識(shí)，以免造成失泄密事情的發(fā)生。

4. 做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作。要貫徹落實(shí)《保密法》、《各級(jí)國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問題:一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，做好檔案涉密文件的清査鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用。

三、做好檔案利用過程中的保密工作

檔案利用過程中要做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。

1.制度建設(shè)。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

2. 隊(duì)伍建設(shè)。負(fù)責(zé)提供利用服務(wù)人員對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心，熱愛檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的問題。

3. 監(jiān)督措施。在利用中，有條件的檔案館要安裝攝像監(jiān)視器，防止極個(gè)別利用者偷撕或涂改檔案。要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，掌握利用者利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察，置每個(gè)利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢査被利用的案卷。利用者用完檔案后，仔細(xì)檢査翻閱被利用過的案卷，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于損毀檔案等違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，挽回?fù)p失。

四、做好檔案開放過程中的保密工作

1. 做好檔案的審查工作。審査工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對(duì) 這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù) 標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控 制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同 志，重點(diǎn)審査初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以 確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審和中審的情況, 權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析，最終決定檔案的開放與否。

2. 做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密” 三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的 密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘 密不是一成不變的，一旦秘密保管期限已滿，便失去了其保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。