檔案在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位越來越高了，無論是商業(yè)規(guī)劃還是人事任免都需要利用到檔案。不過檔案的內(nèi)容五花八門，如果不進行系統(tǒng)化的整理是無法有效地進行利用的，但公司往往由于缺少專業(yè)化的檔案管理專員而苦惱，所以今天咱們就來談談檔案整理外包服務這件事吧。

　　檔案可以分為不同的類型，如人事檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案以及各種專業(yè)檔案。不同的檔案類型對應著不同的分類整理方法，如人事檔案，按照《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，人事檔案分為了十個大的類別：履歷類；自傳；考察考核鑒定；學歷、職稱、科研、培訓類；政審審計類；黨團類；獎勵類；處罰類；工資、任免、出國、會議類、重要其他類。

　　文書檔案按照部門、問題和保管期限分為了永久、定期30年、定期10年。要掌握正確的檔案整理技能確實是一項比較困難的事情，如果單位沒有專業(yè)檔案專員，就需要找專業(yè)的檔案整理外包服務平臺了。

　　具體來說，檔案整理外包服務包含了告知需要補充的材料，待材料收齊之后進行系統(tǒng)化的整理以及錄入系統(tǒng)、數(shù)字化和裝盒上架等服務。每一個流程還可以細分為不同的步驟。好了，今天的內(nèi)容就為您分享到這里，作為武漢本土專業(yè)化的檔案整理服務平臺，更多關于檔案整理外包的服務還可以咨詢我們的在線客服人員，一定能夠為您排憂解難。

　　重慶基建檔案整理外包公司的基建檔案整理與編目

　　基本建設檔案簡稱基建檔案，是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的規(guī)劃、設計、施工和使用、維修活動中形成的科技檔案。

　　基建檔案，按建筑對象性質(zhì)的不同，可劃分為三種：

　　一是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性基建檔案，如廠房建設、礦井建設、電站建設、鐵路和公路建設、農(nóng)田水利工程建設等形成的科技檔案；

　　二是國防軍事工程的基建檔案，如軍事要塞、堡壘以及軍事指揮、通訊等工程建設形成的科技檔案；

　　三是民用工程的基建檔案，如機關辦公樓、學校、商店、宿舍等工程建設形成的科技檔案。

　　一、基建檔案整理

　　基本建設項目檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對基本建設項目檔案進行系統(tǒng)排列、著錄編目和編寫形成說明書的工作。

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　　基建檔案主要按工程項目或建設項目分類。按照工程項目進行分類，就是將一個工程項目的全部科技檔案集中在一起，再按專業(yè)或其他特征劃分不同層次的類目，反映出工程項目的全貌，便于不同項目基建工程檔案的提供利用。

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　　基建工程項目檔案保管單位的組織，應當在科技檔案整理工作的基本原則下進行，必須符合以下要求：

　?。?）組卷要遵循基建文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)基建文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　　（2）裝具內(nèi)的基建檔案材料應有一個數(shù)量界限，將檔案材料組成一卷或若干卷。一般厚度應為該裝具厚度的四分之三。

　?。?）裝具內(nèi)的基建檔案材料的保存價值應該基本相同。保管單位的組織，要在保持有機聯(lián)系的前提下，根據(jù)檔案材料的不同價值和密級程度，適當?shù)胤謩e組成保管單位。如果兩者發(fā)生矛盾，應當以保持有機聯(lián)系為主，不必硬性分開。而在保管和提供利用時，以價值低的服從價值高的、密級低的服從密級高的原則來處理。

　?。?）基建檔案裝具的形式，主要有卷、冊、袋、盒四種。一般來說，基建檔案的文字材料以卷的形式為主，圖樣材料以袋、盒的形式為主，音像材料以冊、盒的形式為主。應該根據(jù)基建檔案的制成材料和具體形態(tài)選擇合適的裝具，力求整齊美觀，牢固耐用。

　　（三）案卷內(nèi)文件材料的排列

　?。?）基建檔案文字材料的排列，按基建工程項目自然形成過程進行排列。例如某卷是基建工程依據(jù)性材料，其排列順序是：項目建議書及批復→可行性研究報告→項目評估→環(huán)境預測、調(diào)查報告→設計任務書、計劃任務書。

　?。?）基建檔案圖樣材料的排列：總體布置圖→系統(tǒng)圖與平面圖（或立面圖、解剖圖）→大樣圖。

　?。?）基建檔案文字和圖樣交錯材料的排列：如果文字材料是對整個工程項目作基本的全面說明或指示的，放在圖樣的前面。如果文字材料只是對圖樣材料的補充或一般說明，圖樣材料應排在前面，文字材料排在后面。

　　（四）裝訂

　　基建檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂具體要求可參照“產(chǎn)品檔案”的裝訂。

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　　基建檔案案卷的排列以一個工程項目為單位，按依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工設計）、工程施工、工程竣工驗收等順序排列。

　　二、基建檔案編目

　　基建檔案編目是以一定的形式固定基建檔案系統(tǒng)整理的成果，揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征的一種工作。具體內(nèi)容參見“產(chǎn)品檔案整理方法”。

　?。?）編頁號：基建檔案在形成時，已經(jīng)標有順序號，可以不另外編號，比如成套的基建圖樣材料、單份獨立的技術文件等。只有在基建檔案材料沒有統(tǒng)一順序號，或者編號順序不統(tǒng)一、不連貫或者編號出現(xiàn)錯誤時，才需要統(tǒng)一編制頁號。

　?。?）編制卷內(nèi)目錄：編制卷內(nèi)目錄，就是對卷內(nèi)每一份基建檔案編制清單（電腦打?。?。在編制時就已經(jīng)形成目錄的基建檔案，比如成套的圖樣材料，且目錄是打印的，在編制時可以盡量利用原有的目錄清單。

　　（3）編制備考表：備考表是用來記載和說明本卷基建檔案歸檔前后基本情況和演變過程的一種工具。

　　（4）編制案卷封面。

　?。?）編制案卷背簽。

　?。?）檔號的編制。

　　基建檔案檔號結構為：類別號—項目號—件、頁（張）號。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。檔號結構必須與檔案的整理分類體系相適應。檔號一經(jīng)確定，一般不應隨意改變。

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　　檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像、電子文件等形式的歷史記錄。(這句話揭示了檔案的原始性、真實性的本質(zhì)屬性)

　　一、檔案的分類：

　　按檔案產(chǎn)生的領域分：文書檔案、科技檔案及各種專門檔案（如會計檔案、干部檔案、訴訟檔案等等）

　　按檔案的制成材料分：紙質(zhì)檔案、非紙質(zhì)檔案

　　按信息表達方式分：文字檔案、音像檔案

　　按記錄方式分：普通檔案、電子檔案

　　按立檔案單位性質(zhì)分：黨政機關檔案、企業(yè)檔案、軍隊檔案、農(nóng)村檔案

　　按時期分：建國前檔案、建國后檔案

　　目前，被人們普遍認可的現(xiàn)實種類有文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案。

　　專業(yè)檔案具體分類很多，比如：會計檔案、人事檔案、社保檔案、公積金檔案、審計檔案、婚姻檔案、環(huán)評保護檔案、國土資源檔案、金融業(yè)務檔案、移民檔案、病歷檔案、醫(yī)保檔案、許可檔案、執(zhí)法檔案、學籍檔案等

　　科技檔案具體分為基建檔案、設備檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案

　　二、基建檔案

　　(一)、基建檔案概念

　　基建檔案：全稱是“基本建設檔案”指在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程規(guī)劃、勘察、設計、施工、監(jiān)理、使用、維修活動中直接形成并整理歸檔的科學技術文件材料。

　　(二)、基建檔案歸檔范圍

　　基建項目類：每一個單項基建工程基本上都可以分成前期準備、設計、施工(監(jiān)理)、竣工驗收和使用維護五個階段形成的文件材料。其歸檔范圍是：

　　1、前期準備階段：

　　包括每一個工程項目建議書、批復、設計任務書、選址、投資計劃、上級下達的基建計劃、追加投資的請示、批復、征地、報建、工程合同、協(xié)議等

　　2、設計階段文件

　　包括工程勘察報告、總體規(guī)劃設計文件、初步設計文件、技術設計文件、施工圖設計文件等。

　　3、施工(監(jiān)理)階段文件

　　包括施工組織設計、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規(guī)程和標準、原材料及預制件的合格證、檢驗記錄、各種施工記錄、施工技術總結等。同時包括監(jiān)理工作專項報告、驗證材料及監(jiān)理工作中形成的文件材料等。

　　4、竣工驗收階段文件

　　包括竣工報告、各種竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程決算、總結等

　　5、使用維護階段文件

　　包括在使用、維修、管理、維護、改造、擴建中形成的文件。

　　基建檔案整理的難點

　　基建檔案涉及眾多領域和專業(yè)，包括建筑設計、工程施工、設備安裝等。不同領域和專業(yè)的文件資料格式、內(nèi)容和要求各不相同，這給整理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。

　　一、文件資料的多樣性

　　基建檔案包括各種類型的文件資料，如合同、設計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。這些文件資料的來源廣泛，形式多樣，包括紙質(zhì)、電子、影像等，需要進行分類、編目和歸檔，以確保其完整性和準確性。

　　二、時間跨度長

　　基建項目通常具有較長的建設周期，從項目規(guī)劃到竣工驗收可能長達數(shù)年甚至十年以上。在這期間，文件資料不斷產(chǎn)生和變更，需要及時進行跟蹤和整理，以確保檔案的連續(xù)性和完整性。

　　三、涉及多個部門和單位

　　基建項目涉及多個部門和單位，如建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等。這些部門和單位之間的文件資料交流頻繁，需要進行有效的協(xié)調(diào)和管理，以確保檔案的一致性和準確性。

　　四、人員流動和變更

　　基建項目建設過程中，人員流動和變更較為常見。這可能導致文件資料的遺失或交接不順暢，給檔案整理工作帶來困難。因此，需要建立健全的檔案管理制度，明確責任和流程，確保檔案的安全性和完整性。

　　五、信息技術應用的挑戰(zhàn)

　　隨著信息技術的不斷發(fā)展，基建檔案也逐漸實現(xiàn)了電子化管理。然而，在電子檔案的整理過程中，面臨著數(shù)據(jù)安全、存儲容量、系統(tǒng)兼容性等方面的挑戰(zhàn)，需要不斷提升信息技術應用水平。

　　總之，基建檔案整理工作是基建項目管理的重要組成部分，但由于基建檔案的復雜性、多樣性、時間跨度長、涉及多個部門和單位以及人員流動等因素，給整理工作帶來了諸多挑戰(zhàn)。為了確?；n案的完整性、準確性和可用性，需要建立健全的檔案管理制度，加強人員培訓和團隊協(xié)作，不斷提升信息技術應用水平。