隨著企業(yè)的高速發(fā)展，來自金融機構、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級數(shù)增加，檔案整理外包服務以降本增效為特點，受到了很多企事業(yè)單位的青睞。檔案服務外包需求日益增長，各類服務機構發(fā)展迅速但良莠不齊，選擇檔案整理外包服務要注意以下三個原則。

　　第一，合法原則。外包服務機構熟悉各項法規(guī)政策，不得違背法律法規(guī)等有關規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包服務不得實施，能嚴格按照檔案外包服務行業(yè)標準和規(guī)范開展服務工作。

　　第二，安全原則。外包服務機構擁有健全的安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務外包引起的檔案實體受損，或造成商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。

　　第三，可控原則。外包服務機構能接受企業(yè)對檔案服務外包工作全過程的監(jiān)督監(jiān)控，對外包機構的人員、工作場所、基礎設施、技術、管理工作、業(yè)務操作等進行必要的監(jiān)督、檢查，讓檔案整理外包服務的各項風險點都在可控范圍之內(nèi)。

　　如果您的企業(yè)有檔案整理的需求，把握好以上三個原則，就可以挑選到稱心如意的檔案整理外包服務機構啦！

　　檔案整理外包優(yōu)勢體現(xiàn)在哪些方面

　　作為一名資深的檔案工作者，我在檔案整理業(yè)務板塊也是有很深的感受，每次和其他企業(yè)在檔案工作對接時，也發(fā)現(xiàn)了很多問題。這期我們就來看一下，檔案整理外包的優(yōu)勢有哪些？

　　首先就是檔案整理外包機構在對檔案政策的敏感度、專業(yè)性更強。就人事檔案整理工作來說，我們常說的“檔案十大類”分類看似簡單，但是如果沒有多年的工作經(jīng)驗實踐，僅憑幾天的短暫的理論培訓，是無法按要求完成工作。每一份檔案的情況都會有所不同，特別是有提拔或年代久遠的干部檔案，不僅材料內(nèi)容復雜，很多紙質(zhì)材料在分類上會存在一定的爭議，一不小心就會放錯類別。

　　其次，人事檔案整理工作是一個漫長的過程，不僅耗費時間長，同時需要工作人員有足夠的耐心。從檔案的清點、核查，到十大類的分類，最后編目裝訂上架，每一步都是相互承接，特別是最后的二次審查抽查環(huán)節(jié)，錯一步就可能重新開始前面的工序。

　　所以在選擇檔案整理外包公司時，不僅要看對方的資質(zhì)是否齊全，同時需要從業(yè)人員有極強的專業(yè)度，對人事檔案整理工作政策有熟練的解讀，為企業(yè)提供有力的理論支撐。

　　建設工程文件歸檔的基本規(guī)定

　　1．工程文件應隨工程建設進度同步形成，不得事后補編。

　　2．（1）每項建設工程應編制一套電子檔案，隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機構。

　　（2）當電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的，可不移交相應紙質(zhì)檔案。

　　3．勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位應將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移交。

　　4．（1）建設工程項目實行總承包管理的，總包單位應負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應及時向建設單位移交；

　　（2）各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位

　?。?）建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位應負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應及時向建設單位移交。

　　5．建設工程檔案的驗收應納入建設工程竣工聯(lián)合驗收環(huán)節(jié)。

　　6．工程資料管理人員應經(jīng)過工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓

　　基建檔案整理與編目

　　基本建設檔案簡稱基建檔案，是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的規(guī)劃、設計、施工和使用、維修活動中形成的科技檔案。

　　基建檔案，按建筑對象性質(zhì)的不同，可劃分為三種：

　　一是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性基建檔案，如廠房建設、礦井建設、電站建設、鐵路和公路建設、農(nóng)田水利工程建設等形成的科技檔案；

　　二是國防軍事工程的基建檔案，如軍事要塞、堡壘以及軍事指揮、通訊等工程建設形成的科技檔案；

　　三是民用工程的基建檔案，如機關辦公樓、學校、商店、宿舍等工程建設形成的科技檔案。

　　一、基建檔案整理

　　基本建設項目檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對基本建設項目檔案進行系統(tǒng)排列、著錄編目和編寫形成說明書的工作。

　　（一）分類

　　基建檔案主要按工程項目或建設項目分類。按照工程項目進行分類，就是將一個工程項目的全部科技檔案集中在一起，再按專業(yè)或其他特征劃分不同層次的類目，反映出工程項目的全貌，便于不同項目基建工程檔案的提供利用。

　?。ǘ┙M卷

　　基建工程項目檔案保管單位的組織，應當在科技檔案整理工作的基本原則下進行，必須符合以下要求：

　?。?）組卷要遵循基建文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)基建文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　?。?）裝具內(nèi)的基建檔案材料應有一個數(shù)量界限，將檔案材料組成一卷或若干卷。一般厚度應為該裝具厚度的四分之三。

　?。?）裝具內(nèi)的基建檔案材料的保存價值應該基本相同。保管單位的組織，要在保持有機聯(lián)系的前提下，根據(jù)檔案材料的不同價值和密級程度，適當?shù)胤謩e組成保管單位。如果兩者發(fā)生矛盾，應當以保持有機聯(lián)系為主，不必硬性分開。而在保管和提供利用時，以價值低的服從價值高的、密級低的服從密級高的原則來處理。

　?。?）基建檔案裝具的形式，主要有卷、冊、袋、盒四種。一般來說，基建檔案的文字材料以卷的形式為主，圖樣材料以袋、盒的形式為主，音像材料以冊、盒的形式為主。應該根據(jù)基建檔案的制成材料和具體形態(tài)選擇合適的裝具，力求整齊美觀，牢固耐用。

　?。ㄈ┌妇韮?nèi)文件材料的排列

　?。?）基建檔案文字材料的排列，按基建工程項目自然形成過程進行排列。例如某卷是基建工程依據(jù)性材料，其排列順序是：項目建議書及批復→可行性研究報告→項目評估→環(huán)境預測、調(diào)查報告→設計任務書、計劃任務書。

　?。?）基建檔案圖樣材料的排列：總體布置圖→系統(tǒng)圖與平面圖（或立面圖、解剖圖）→大樣圖。

　　（3）基建檔案文字和圖樣交錯材料的排列：如果文字材料是對整個工程項目作基本的全面說明或指示的，放在圖樣的前面。如果文字材料只是對圖樣材料的補充或一般說明，圖樣材料應排在前面，文字材料排在后面。

　?。ㄋ模┭b訂

　　基建檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂具體要求可參照“產(chǎn)品檔案”的裝訂。

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　　基建檔案案卷的排列以一個工程項目為單位，按依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工設計）、工程施工、工程竣工驗收等順序排列。

　　二、基建檔案編目

　　基建檔案編目是以一定的形式固定基建檔案系統(tǒng)整理的成果，揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征的一種工作。具體內(nèi)容參見“產(chǎn)品檔案整理方法”。

　　（1）編頁號：基建檔案在形成時，已經(jīng)標有順序號，可以不另外編號，比如成套的基建圖樣材料、單份獨立的技術文件等。只有在基建檔案材料沒有統(tǒng)一順序號，或者編號順序不統(tǒng)一、不連貫或者編號出現(xiàn)錯誤時，才需要統(tǒng)一編制頁號。

　?。?）編制卷內(nèi)目錄：編制卷內(nèi)目錄，就是對卷內(nèi)每一份基建檔案編制清單（電腦打?。?。在編制時就已經(jīng)形成目錄的基建檔案，比如成套的圖樣材料，且目錄是打印的，在編制時可以盡量利用原有的目錄清單。

　?。?）編制備考表：備考表是用來記載和說明本卷基建檔案歸檔前后基本情況和演變過程的一種工具。

　?。?）編制案卷封面。

　?。?）編制案卷背簽。

　　（6）檔號的編制。

　　基建檔案檔號結構為：類別號—項目號—件、頁（張）號。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。檔號結構必須與檔案的整理分類體系相適應。檔號一經(jīng)確定，一般不應隨意改變。