可能大家聽到檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)這個(gè)詞，都會(huì)有些疑惑：檔案數(shù)字化是什么，這個(gè)機(jī)構(gòu)是干什么的？在日常工作中，檔案數(shù)字化是當(dāng)前信息化高度發(fā)展態(tài)勢下，對檔案管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)且重要的環(huán)節(jié)。那么檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)在其中又能做什么呢？

　　檔案整理工作：對于有大量人事檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案等的單位或企業(yè)來說，材料可能分布在單位各個(gè)不同部門，導(dǎo)致在進(jìn)行材料整理歸納時(shí)耗費(fèi)大量時(shí)間，且由于人手不夠充分、日常工作繁雜等原因，使大量材料堆積不能及時(shí)歸檔。而檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)的專業(yè)檔案服務(wù)人員可以為單位、企業(yè)提供檔案整理服務(wù)，滿足工作需求。

　　檔案數(shù)字化工作：應(yīng)國家政策要求，現(xiàn)在越來越多的單位、企業(yè)也在開展日常信息化工作的部署，那么檔案材料的電子化、數(shù)字化是開展工作的重要基礎(chǔ)，而對單位或公司來說，每年的工作進(jìn)程都會(huì)產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件、書面材料，這項(xiàng)工序就需要專項(xiàng)工作人員，而檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)，有完善的工作流程、軟硬件設(shè)施齊全，能高效完成檔案數(shù)字化的工作。

　　檔案數(shù)字化服務(wù)的主要流程包括：收集并整理檔案實(shí)物、利用掃描儀、修圖軟件等軟硬件設(shè)備對檔案進(jìn)行掃描、通過硬盤、檔案管理軟件等硬軟件設(shè)備協(xié)助進(jìn)行檔案的管理和再利用等。

　　檔案數(shù)字化服務(wù)有諸多優(yōu)勢。首先，數(shù)字化后的檔案可以更容易地管理和再利用，提高了工作效率。其次，數(shù)字化后的檔案可以更好地保護(hù)檔案實(shí)體不受損壞、涂改，延長了其使用壽命的同時(shí)，維護(hù)了檔案的保密性、真實(shí)性，防止信息泄露。最后，數(shù)字化后的檔案可以方便地進(jìn)行共享和傳輸，提高了檔案的利用效率。

　　在選擇檔案數(shù)字化服務(wù)時(shí)，需要注意以下幾點(diǎn)：首先，單位不僅可以自行開展檔案數(shù)字化工作，還可以選擇一家可靠的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)，以確保數(shù)字化過程中的質(zhì)量和檔案自身的安全。其次，要選擇合適合規(guī)的數(shù)字化設(shè)備和軟件，以保證數(shù)字化后圖像的質(zhì)量和清晰度，便于后期的再利用。最后，要選擇合適的存儲介質(zhì)和管理系統(tǒng)，確保數(shù)字化后的檔案不會(huì)丟失或損壞。

　　總而言之，檔案數(shù)字化服務(wù)可以提高檔案利用效率，方便管理和再利用，同時(shí)保護(hù)檔案實(shí)體不受損壞、內(nèi)容不被泄露。如果您需要開展這項(xiàng)工作，可以選擇一家可靠的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)哦。

　　昆明檔案整理數(shù)字化操作規(guī)程

　　根據(jù)紙質(zhì)檔案重要程度、破損狀況、利用需求等，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。國家重點(diǎn)檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專業(yè)檔案應(yīng)優(yōu)先列入數(shù)字化加工對象。數(shù)字化應(yīng)保持原有檔案全宗或目錄的完整性。

　　基本原則

　　1、加強(qiáng)管理，保障安全

　　遵守保密安全要求，對數(shù)字化對象進(jìn)行劃控、鑒定。涉及國家秘密的檔案，不得以外包方式委托進(jìn)行數(shù)字化加工。加強(qiáng)檔案數(shù)字化各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，確保檔案原件和數(shù)字化成果的安全。

　　2、完善細(xì)節(jié)，規(guī)范流程

　　對因涉密不宜以外包方式委托進(jìn)行數(shù)字化加工的對象，應(yīng)用文字做出說明，并由數(shù)字化實(shí)施單位組織工作人員集中進(jìn)行數(shù)字化加工。應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化加工流程管理，界定各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)任務(wù)，堵塞漏洞和缺憾。

　　3、分工協(xié)作，夯實(shí)基礎(chǔ)

　　加強(qiáng)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的分工協(xié)作，把夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作與檔案數(shù)字化相結(jié)合，開展傳統(tǒng)載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎(chǔ)處理工作，為加快推進(jìn)檔案數(shù)字化創(chuàng)造有利條件。

　　基本環(huán)節(jié)

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)為數(shù)字化前期準(zhǔn)備、數(shù)字化前處理、數(shù)字化掃描、數(shù)字化后處理、數(shù)字化成果驗(yàn)收移交。內(nèi)容主要包括：制定數(shù)字化工作方案、案卷整理與交接登記、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果移交及管理等。

　　檔案數(shù)字化從整理分件到案卷還原的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)以卷（盒）或批次為單位建立檔案數(shù)字化加工流程單，記錄每卷（盒）或每批檔案數(shù)字化過程，確保檔案掃描加工質(zhì)量和效率。

　　制定方案

　　對檔案實(shí)體的基本情況進(jìn)行摸底排查，根據(jù)排查結(jié)果，制定總體規(guī)劃和分年計(jì)劃，并按照本規(guī)范編制數(shù)字化工作方案。包括檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍、數(shù)量以及先后順序、數(shù)字化的形式、技術(shù)參數(shù)、時(shí)間安排以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。

　　案卷整理

　　開展數(shù)字化掃描工作之前，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案實(shí)際情況，按步驟對檔案實(shí)體進(jìn)行整理鑒別，對需要說明、修裱、掃描等內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識，以確保掃描加工質(zhì)量和效率。

　　檔案數(shù)字化過程需要交接的環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)填寫檔案調(diào)還卷登記表，確保交接清楚，手續(xù)完備，有據(jù)可查。

　　建立目錄數(shù)據(jù)庫

　　按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）等要求，確定目錄數(shù)據(jù)庫中的著錄項(xiàng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

　　應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對與人工校對相結(jié)合的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括目錄與內(nèi)容的一致性、準(zhǔn)確性等。

　　檔案數(shù)字化之前已經(jīng)建立了案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的，應(yīng)充分尊重原有基礎(chǔ)，并對其進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)不合格的目錄數(shù)據(jù),應(yīng)進(jìn)行修改或重錄。

　　元數(shù)據(jù)管理與捕獲

　　檔案數(shù)字化過程及后期數(shù)字化成果管理工作中，應(yīng)捕獲必要的元數(shù)據(jù)，用以記錄數(shù)字化項(xiàng)目信息、數(shù)字圖像生成背景及各類技術(shù)參數(shù)等，并整合到與檔案目錄數(shù)據(jù)庫對應(yīng)的目錄條目中。

　　元數(shù)據(jù)應(yīng)采用數(shù)字化系統(tǒng)自動(dòng)捕獲和人工錄入等方式獲取。建議以系統(tǒng)自動(dòng)捕獲為主。捕獲過程中應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)的校驗(yàn)，包括對元數(shù)據(jù)完整性和賦值規(guī)范性的檢查等。

　　檔案掃描

　　應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、設(shè)備情況等選擇相應(yīng)掃描方式、設(shè)置和調(diào)整相關(guān)掃描參數(shù)。掃描參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整，應(yīng)以保證數(shù)字圖像不失真、掃描效果最接近檔案原件，并能夠滿足數(shù)字化成果利用的要求。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化后需進(jìn)行COM輸出、OCR識別、出版、仿真復(fù)制等的，掃描參數(shù)的選擇應(yīng)考慮后期處理的要求。

　　圖像處理

　　對紙質(zhì)檔案掃描形成的圖像應(yīng)作質(zhì)量檢查、糾偏、去污、去黑邊、拼接等處理。

　　數(shù)據(jù)掛接

　　應(yīng)借助相關(guān)軟件對匯總后的目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行批量、快速掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)和一一對應(yīng)。

　　對掛接后的數(shù)據(jù)逐條進(jìn)行檢查,包括目錄信息與圖像文件對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接圖像文件與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、圖像文件能否正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)糾正。

　　檢查驗(yàn)收

　　數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng)指定專人或通過業(yè)務(wù)外包方式聘請具有相關(guān)資質(zhì)的專業(yè)監(jiān)理公司，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化形成的數(shù)據(jù)及檔案實(shí)體還原情況進(jìn)行檢查驗(yàn)收,并填寫檔案數(shù)據(jù)及檔案實(shí)體還原質(zhì)量報(bào)告單。

　　檢查驗(yàn)收內(nèi)容包括目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接，以及檔案實(shí)體。

　　檢查方式應(yīng)按加工批次隨機(jī)抽檢，抽檢率不低于10%，合格率不低于98%。檔案實(shí)體還原情況抽檢率為100%，合格率要求100%。抽檢合格率不符合要求的，應(yīng)退回返工。

　　數(shù)據(jù)存儲

　　對驗(yàn)收合格的成果數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行存儲。包括檔案目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、數(shù)字化過程中產(chǎn)生的各種文檔等。

　　對驗(yàn)收合格的成果數(shù)據(jù)，采用在線、近線、離線相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。存儲載體的選擇應(yīng)多樣化，并考慮載體的存儲容量、數(shù)字化成果存儲的目的、保管期限、經(jīng)費(fèi)情況、載體市場環(huán)境、載體生產(chǎn)廠商提供服務(wù)的能力等方面的因素，選擇最適宜的存儲載體。

　　相同內(nèi)容的數(shù)據(jù)成果應(yīng)使用不同的介質(zhì)進(jìn)行離線備份。套數(shù)應(yīng)為三套，一套封存保管、一套提供利用、一套異地保存，分別標(biāo)識為Ａ、Ｂ、Ｃ。

　　成果數(shù)據(jù)移交

　　移交內(nèi)容:包括檔案目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)、檔案數(shù)字化全文數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、載體和數(shù)量。

　　成果數(shù)據(jù)移交時(shí)，接收方應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容為：移交的載體、數(shù)量及其是否完好、清潔，是否無劃痕、無損傷、無病毒；移交的數(shù)據(jù)內(nèi)容及其是否完整、規(guī)范、準(zhǔn)確等。

　　成果數(shù)據(jù)管理

　　應(yīng)采取有效的技術(shù)手段，確保成果數(shù)據(jù)不被非法篡改，保證其安全、完整和長期可用。

　　建立有效、可操作性的存儲載體與存儲設(shè)備維護(hù)規(guī)范，對存儲載體、存儲設(shè)備的狀態(tài)檢測、預(yù)防性檢查、常規(guī)性作業(yè)等提出具體要求。

　　數(shù)字化成果數(shù)據(jù)在提供出版、印刷、發(fā)布和網(wǎng)上傳輸時(shí)，應(yīng)履行審批手續(xù)，并采用數(shù)字水印、電子標(biāo)識、產(chǎn)品標(biāo)志、數(shù)字加密及轉(zhuǎn)換分辨率等措施，以起到保護(hù)版權(quán)、鑒別真?zhèn)魏桶踩ㄐ诺茸饔谩?/p>

　　安全保密

　　檔案數(shù)字化過程中應(yīng)建立可靠的安全保密責(zé)任制，制定與信息涉密等級相應(yīng)的管理制度，定期對制度實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

　　昆明檔案整理數(shù)字化的意義

　　昆明檔案整理數(shù)字化是指對昆明地區(qū)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和數(shù)字化，以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。數(shù)字化可以將原本需要占用大量物理空間的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便文件的檢索和共享。以下是昆明檔案整理數(shù)字化的意義：

　　1.省時(shí)高效：可以大大節(jié)省整理和管理檔案的時(shí)間和工作量。數(shù)字化后的檔案可以通過全文檢索等技術(shù)快速定位和檢索，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中需要翻閱大量文件的情況，提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

　　2.節(jié)約空間：可以節(jié)約大量的存儲空間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要占用大量的物理空間，隨著檔案數(shù)量的增加，存儲空間會(huì)逐漸緊張。而數(shù)字化后的檔案可以通過云端存儲等技術(shù)實(shí)現(xiàn)無限擴(kuò)容，輕松應(yīng)對存儲需求的增加。

　　3.保護(hù)檔案安全：可以有效保護(hù)檔案的安全性。數(shù)字化后的檔案可以設(shè)定不同的權(quán)限級別，只有授權(quán)人員才能訪問和修改檔案。同時(shí)，數(shù)字化還可以避免紙質(zhì)檔案被損壞、遺失或盜竊等情況，提高了檔案的安全和穩(wěn)定性。

　　4.提高信息共享：可以促進(jìn)信息共享和合作。數(shù)字化后的檔案可以通過互聯(lián)網(wǎng)和電子郵件等方式進(jìn)行傳輸和共享，方便了不同單位之間的協(xié)作和信息交流，也有助于提高工作效率和決策水平。

　　5.保護(hù)文化遺產(chǎn)：有助于保護(hù)文化遺產(chǎn)。通過數(shù)字化，可以將珍貴的歷史檔案轉(zhuǎn)化為電子格式，避免了紙質(zhì)檔案在長時(shí)間保存過程中的損壞和破壞。同時(shí)，數(shù)字化還可以將這些珍貴的歷史檔案永久保存在云端，保護(hù)它們不被遺失或毀滅。

　　總之，昆明檔案整理數(shù)字化是提高檔案管理效率、保護(hù)檔案安全、促進(jìn)信息共享和保護(hù)文化遺產(chǎn)的重要手段。數(shù)字化可以節(jié)約存儲空間、提高檔案管理效率和準(zhǔn)確性，并有助于保護(hù)文化遺產(chǎn)和促進(jìn)信息共享和合作。這些好處不僅可以為昆明地區(qū)的檔案管理帶來更多的便利，也有望為其他地區(qū)和行業(yè)提供參考和借鑒。