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南京基建檔案整理外包公司

時間:2023-12-28 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  對于企業(yè)來說,檔案管理工作的實際操作中會涉及到不同的檔案管理政策規(guī)范與要求,而且不同類型的檔案材料在工作開展上也會有不同的細節(jié)與規(guī)定。

南京基建檔案整理外包公司

       如何更便捷的應(yīng)對日常工作中出現(xiàn)的檔案管理的問題,是企業(yè)開展檔案工作的難點之一。所以選擇合適的檔案整理服務(wù)公司,是解決企業(yè)檔案工作問題的有效方法。

  選擇合適的、擁有檔案管理資質(zhì)的檔案整理服務(wù)公司,可以有效協(xié)助企業(yè)開展檔案工作,特別是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一的檔案整理。檔案的類別繁多,不同的檔案材料也需要遵循不同的檔案整理政策與規(guī)章制度,但是對于企業(yè)來說,參與檔案崗位工作的工作人員并不一定能保證其專業(yè)能力可以完成符合企業(yè)的需求。其次,檔案的管理政策與行業(yè)法規(guī)并不是一成不變的,所以檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)也是需要時刻更新的,而部分企業(yè)對于檔案崗位工作人員在培訓(xùn)學(xué)習(xí)上的不足,也會對日常的檔案管理工作產(chǎn)生影響。

  而選擇檔案整理服務(wù)公司來進行工作協(xié)助,可以有效的幫助企業(yè)解決這些難點問題。專業(yè)的檔案工作團隊、充足的檔案工作經(jīng)驗,可以協(xié)助企業(yè)更高效的應(yīng)對檔案工作!

  如何做好基建檔案整理

  在基建項目中,工程資料、工程檔案是直接反應(yīng)工程在施工過程中的真實記錄。保管好工程項目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要,也是反映工程質(zhì)量的基礎(chǔ)材料,還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。

  基建檔案如此重要,那么你了解工程檔案嗎?工程檔案包括哪些內(nèi)容,又該如何管理?本篇文章從全局的視角為您梳理工程檔案管理應(yīng)用。

  01基建檔案管理包括哪些內(nèi)容?

  基建檔案又稱為項目檔案、基建檔案,是指在建設(shè)過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。

  從具體工程工作流程的角度上來說,工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。主要是對文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。

  基建檔案形成的過程貫穿可研-立項-初設(shè)-開工準(zhǔn)備-施工-竣工驗收全生命周期,包括建設(shè)項目從從提出、立項、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、建立到竣工驗收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種載體的文件和資料。

  具體來說,工程建設(shè)檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。

  02工程建設(shè)資料如何轉(zhuǎn)化為檔案?

  我們知道,檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關(guān)文書,也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個相對性的、動態(tài)性極強的概念,外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支撐價值,無論其具體是什么,均可視為資料。

  那么工程資料如何轉(zhuǎn)化為工程檔案?需要滿足以下三個條件:

 ?。?)辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。

 ?。?)對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值的文件,才有必要作為檔案保存。

 ?。?)按照一定規(guī)律保存起來的文件,才能最后成為檔案。

  03基建檔案都有哪些載體?

  工程檔案的記載手段是多種多樣的,除了紙質(zhì)材料外,還存在大量其它形式的載體,包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

  基建文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。基建聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分,是反映基建現(xiàn)場原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建(構(gòu))筑物的照片、錄音、錄像檔案。

  錄音、錄像檔案,是指專門的器械和材料,采用錄音、錄像的方法,記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案,分為機械錄音檔案(唱片檔案)、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。

  照片檔案是指采用感光材料,利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案,是指利用計算機技術(shù)形成的,以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案,如磁盤、磁帶、光盤等。

  04如何管理基建檔案?

  1)滿足多類型、多格式檔案存儲需求:基建檔案不論是從內(nèi)容上,還是從載體上來看都是多種多樣的,為確保檔案的完整和真實,要求檔案管理工具或方式能夠?qū)こ趟婕暗降臋n案進行全方位的存儲與保管。

  2)能夠?qū)n案進行電子化保存:在電子化檔案管理系統(tǒng)中,電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行,既可以長期保護檔案,也可以提高檔案的利用率,提高檔案信息的時效性。

  3)滿足檔案高效搜索需求:基建檔案的存儲是為了檔案的利用,而利用的第一步就是檔案的搜索,依靠高效的檔案搜索平臺,可以讓工程檔案的利用更為高效。

  基建圖片檔案的整理

  基建圖片檔案是基建項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的重要記錄,整理基建圖片檔案可以更好地保存和利用這些圖片資源。

  二、分類整理

  1.根據(jù)基建項目的性質(zhì)和特點,對圖片進行分類,如建筑外觀、內(nèi)部結(jié)構(gòu)、施工過程等。

  2.對每個分類下的圖片進行編號,方便查找和管理。

  三、標(biāo)注說明

  1.對每張圖片進行標(biāo)注說明,包括圖片的拍攝時間、地點、拍攝者等信息。

  2.對于重要的圖片,可以添加詳細的文字說明,介紹圖片的內(nèi)容和背景信息。

  四、存儲和備份

  1.選擇合適的存儲介質(zhì),如光盤、硬盤等,將整理好的圖片檔案進行存儲。

  2.定期對圖片檔案進行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。

  五、檢索和利用

  1.建立圖片檔案的檢索系統(tǒng),方便用戶快速查找所需的圖片。

  2.對圖片檔案進行合理利用,如用于宣傳、展覽、研究等。

  總之,通過以上整理方法,可以使基建圖片檔案更加規(guī)范、有序,方便檢索和利用,為基建項目的管理和維護提供有力的支持。,具體的整理方法可以根據(jù)實際情況進行調(diào)整和完善。同時,要確保整理過程的準(zhǔn)確性和完整性,以提高圖片檔案的價值和利用效果。

  南京基建檔案整理外包公司的掃描方式

  南京基建檔案整理外包公司的掃描的方式根據(jù)檔案紙張的大小和狀態(tài)進行選擇,小幅面的可以選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀,大幅面的則選擇大幅面數(shù)碼平臺,或者掃描微縮處理后的膠片,或者進行圖像拼接。紙張狀態(tài)較好時,可以選擇高速掃描的方式;如有紙張破損或非常規(guī)薄、軟、厚的情況,則需采用平板掃描儀。

  1掃描色彩模式

  掃描色彩模式一般有二值、灰度以及彩色,第一種方式選擇得比較多。一般情況下黑白兩色、字跡清晰的純文本檔案可以采用黑白二值模式掃描,若字跡不清或帶有插圖則可以選擇灰度模式。帶有紅頭、印章或者其他顏色以及插圖的檔案,可以用彩色模式掃描。紙張底色較深的檔案,在使用二值模式時,可以把對比度和亮度調(diào)低,成品不清晰時可以改用灰度掃描。

  2掃描分辨率

  以掃描成果清晰完好且不影響后續(xù)電子檔案的利用為前提,來確定掃描分辨率。通常,分辨率與成果識別率呈正相關(guān)。但如果檔案文字過大或過粗,高掃描分辨率可能會造成識別率和掃描速度雙雙降低,對檔案數(shù)字化工作進度造成影響。

  3掃描亮度及對比度

  作業(yè)過程中,需要適當(dāng)調(diào)節(jié)掃描儀的亮度以及對比值。具體以掃描亮度和對比度不影響掃描后文字及圖像筆畫清晰、粗細均勻,沒有過大斷點為準(zhǔn)。如果掃描后的電子檔案存在噪點、黑斑或者文字線條過粗導(dǎo)致筆畫無法辨認的情況,這代表檔案掃描時選擇的亮度值過小,應(yīng)該進行適當(dāng)提高后重新進行掃描。如果文字線條出現(xiàn)較多斷點甚至文字殘缺,說明亮度過高,應(yīng)調(diào)低后重掃。

  4掃描過程登記

  掃描過程中需要仔細填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化登記交接單,對于掃描文件頁數(shù)進行登記,核實每份掃描文件的實際頁數(shù)和掃描后電子文件的頁數(shù)一致。如出現(xiàn)二者不一致的情況,應(yīng)在登記表內(nèi)寫明原因和相應(yīng)的舉措。

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