檔案在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位越來越高了，無論是商業(yè)規(guī)劃還是人事任免都需要利用到檔案。不過檔案的內(nèi)容五花八門，如果不進(jìn)行系統(tǒng)化的整理是無法有效地進(jìn)行利用的，但公司往往由于缺少專業(yè)化的檔案整理專員而苦惱，所以今天咱們就來談?wù)剻n案整理外包服務(wù)這件事吧。

　　檔案可以分為不同的類型，如人事檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案以及各種專業(yè)檔案。不同的檔案類型對應(yīng)著不同的分類整理方法，如人事檔案，按照《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，人事檔案分為了十個大的類別：履歷類；自傳；考察考核鑒定；學(xué)歷、職稱、科研、培訓(xùn)類；政審審計類；黨團(tuán)類；獎勵類；處罰類；工資、任免、出國、會議類、重要其他類。

　　文書檔案按照部門、問題和保管期限分為了永久、定期30年、定期10年。要掌握正確的檔案整理技能確實是一項比較困難的事情，如果單位沒有專業(yè)檔案專員，就需要找專業(yè)的檔案整理外包服務(wù)平臺了。

　　具體來說，檔案整理外包服務(wù)包含了告知需要補充的材料，待材料收齊之后進(jìn)行系統(tǒng)化的整理以及錄入系統(tǒng)、數(shù)字化和裝盒上架等服務(wù)。每一個流程還可以細(xì)分為不同的步驟。好了，今天的內(nèi)容就為您分享到這里，作為武漢本土專業(yè)化的檔案整理服務(wù)平臺，更多關(guān)于檔案整理外包的服務(wù)還可以咨詢我們的在線客服人員，一定能夠為您排憂解難。

　　鄭州檔案整理歸檔

　　立檔單位在其他職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

　　歸檔文件整理

　　將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

　　整理原則

　　1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；

　　2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用；

　　3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化要求，便于計算機(jī)管理或計算機(jī)輔助管理；

　　4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　一、組件

　　歸檔文件一般以每份文件為一件，其中：

　　正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。同時應(yīng)注意件內(nèi)排列順序。

　　二、分類

　　立檔單位應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

　　1、按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　2、按機(jī)構(gòu)（問題）分類

　　將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）分類。機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法應(yīng)擇一適用，不能同時采用。

　　采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多個部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。

　　3、保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　三、排列

　　1、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　3、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　四、編號

　　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。

　　檔號結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。

　　歸檔章的組成：全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)作為必備項，機(jī)構(gòu)（問題）作為選擇項。

　　五、編目

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)、便于檢索。

　　歸檔文件應(yīng)逐件編目，設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、提名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

　　歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版外，還應(yīng)打印裝訂成冊。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）。

　　什么是零散文件呢？

　　我們要從頭至尾做一遍對它的整理，這個工作量就是比較大的。比如說有時候這個檔案館臨時接收了一些零散移交來的檔案，就要從頭到尾整理檔案，整理工作的基本原則包括大的整理，必須保持文件之間真實歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來源、形成、時間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。因此我們這個原則，首先第一項就是要保持文件之間的這種歷史聯(lián)系、來源、時間、內(nèi)容、形式方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。

　　檔案文件在特定的歷史、條件、環(huán)境、事件背景下形成的，在整理過程中一定要維護(hù)和保持，以便未來再現(xiàn)這種歷史聯(lián)系。檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ)，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，不要輕易的打亂、重整。

　　例如業(yè)務(wù)部門或者文書人員整理的順序、整理的方法，感覺已經(jīng)落伍，就把它重新打亂、重新按照自已的要求來做，類似這種觀念是不可取的，我們提倡應(yīng)該充分的重視和利用之前已經(jīng)整理好的那種已有的這個基礎(chǔ)。

　　檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況，充分的利用或者尊重原有的整理基礎(chǔ)，檔案的整理必須便于保管和利用。整理不是單純的為了整齊劃一、非常美觀，我們要便于保管和利用。

　　檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上，采用更簡潔、有效的方法，使整理的檔案便于保管和利用。最終的檔案是要用于保管、是要用于提供利用的。在整理過程中，前面提到的第一步就是全宗的組織，那么我們來認(rèn)識一下對全宗如何進(jìn)行組織呢？我國通常按照全宗群來組織和排列館藏全宗，即把統(tǒng)一時間、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗排列在一起以保持同類全宗之間的聯(lián)系性。