檔案整理工作，就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點(diǎn)，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，將各種檔案整理成方便管理人員管理和利用的有序整體的一項(xiàng)工作。

　　對(duì)于檔案整理工作而言，它的主要內(nèi)容分為：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等等。這些內(nèi)容后續(xù)我都會(huì)詳細(xì)講解，感興趣可以在評(píng)論區(qū)告訴我，會(huì)及時(shí)更新的。

　　對(duì)于現(xiàn)在的社會(huì)單位，行業(yè)是五花八門的，那么單位形成的檔案一樣也是各種各樣的，不僅類別不同，有時(shí)載體也會(huì)不一樣，所以根據(jù)檔案的狀況不同，整理工作的內(nèi)容也會(huì)出現(xiàn)差異，而整理工作也可以分為下面三種類型：

　?。ㄒ唬┡帕信c編目

　　這里可以說一下，檔案整理工作呢也是需要一定量的檔案的，所以工作一般的場(chǎng)景都是出現(xiàn)在“檔案室”“檔案館”內(nèi)，往期我也分享過檔案館的一些資料，所以從檔案館（室）的角度分析。

　　當(dāng)檔案室接收的是機(jī)關(guān)部門整理好的檔案，檔案館接收的是立檔單位移交的檔案，這個(gè)時(shí)候檔案整理工作的范圍就很大了，所以就需要對(duì)收集過來的檔案全宗，進(jìn)行系統(tǒng)性的排列，也要對(duì)檔案目錄進(jìn)行加工。

　?。ǘ┘?xì)節(jié)調(diào)整

　　俗話說得好“林子大了什么鳥都有”，檔案館也不敢絕對(duì)的保證，自己接收的檔案都是極具價(jià)值的，所以當(dāng)整理入檔案館內(nèi)保存的檔案，其中顯然不符合整理要求，不便于保管利用的部分。

　　應(yīng)進(jìn)行加工，來提升檔案的質(zhì)量，另外，在時(shí)間的推移中，檔案本身與整理方法也會(huì)發(fā)生變化，在發(fā)現(xiàn)不適合時(shí)代的時(shí)候，也要進(jìn)行必要的調(diào)整。

　?。ㄈ┤^程整理

　　這個(gè)整理工作的類型，看字面意思就很好理解了，就是對(duì)檔案整理的全過程進(jìn)行工作，每一步都要細(xì)致地做好。另外，檔案館有時(shí)也會(huì)接收一些零散的文件。

　　又或者在庫藏體系遭遇嚴(yán)重受損的時(shí)候，全過程類型整理工作也要及時(shí)地進(jìn)行。

　　檔案整理工作的重要性以及意義

　　檔案管理工作的三大工作類型，檔案整理工作排在了中間，要知道，按現(xiàn)在的說法，中間的可是“C”位，也就是突出的那個(gè)。

　　（一）檔案整理可以保持檔案之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值

　　不管是現(xiàn)在，還是將來，保存檔案的目的始終都是以及時(shí)地、系統(tǒng)地為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)提供有價(jià)值的信息，大到國(guó)家，小到企業(yè)，都離不開堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)累計(jì)。

　　所以為了達(dá)到這一目的，提供的檔案就需要經(jīng)過科學(xué)的整理，以此來明顯地反映出檔案的歷史特點(diǎn)以及價(jià)值，如果失去了科學(xué)的整理，那么下一步的研究也會(huì)充滿困難。

　　檔案整理工作的基本目的，也是把檔案變成體系，使其固定下來，為檔案的利用工作提供方便的條件。

　　（二）檔案整理工作是紐帶

　　檔案整理工作，不僅是為檔案的利用帶來方便的條件，而且也為整個(gè)檔案工作奠定了良好的基礎(chǔ)。在整個(gè)檔案管理的工作流程中，收集是起點(diǎn)，利用是目的，而“檔案整理”是其中承上啟下的重要紐帶。

　　所以才說，檔案整理工作是突出的那一份工作，它還可以促進(jìn)檔案收集工作，讓收集工作的質(zhì)量進(jìn)一步提升。

　　（三）檔案整理是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的要求

　　目前，大部分工作都是在追求信息化、現(xiàn)代化、智能化，而對(duì)于檔案工作來說，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化就需要使用“檔案管理系統(tǒng)”，在使用這些系統(tǒng)之前，還需要對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化、信息化等等的操作。

　　而這一切一切的前提，就是需要檔案有一定的有機(jī)聯(lián)系，具有有序、集中等特性。這些特性也是檔案整理工作賦予的。所以檔案管理的現(xiàn)代化，需要以檔案整理為基礎(chǔ)。

　　歸檔文件排列順序

　　歸檔文件的排列以“事由”為原則，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。事由可以是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程。并且盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的)文件材料排列在一起。

　　1、以年度為界線，按照年度—保管期限相對(duì)集中排序。

　　（1）由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限從1開始編一個(gè)大流水號(hào)；

　?。?）由全宗單位內(nèi)各部門（即機(jī)構(gòu)）分別整理歸檔的，每個(gè)部門（即機(jī)構(gòu)）內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

　　2、保管期限，按問題和內(nèi)容確定保管期限；按永久、長(zhǎng)期/30年、短期/10年的順序依次編排。

　　3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成時(shí)間順序序依次排列。

　　裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問題：

　　1．應(yīng)視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體（即盡量放滿檔案盒），豎立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。

　　2．按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

　　3．不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

　　4．不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

　　5.由全宗單位內(nèi)各部門（即機(jī)構(gòu)）整理歸檔的，不同部門（即機(jī)構(gòu)）的檔案不要裝入同一盒內(nèi)。

　　6.一件文件（如講稿、書稿）太厚，一個(gè)平常的檔案盒裝不下，可根據(jù)文件厚度，選擇厚度適當(dāng)?shù)耐环N類檔案盒裝入盒。

　　歸檔文件整理方法

　　按件整理又稱，歸檔文件整理。即按照《歸檔文件整理規(guī)則》對(duì)文書檔案進(jìn)行整理。

　　按卷整理又稱，文書立卷整理。以卷為單位整理文書檔案。

　　兩者的區(qū)別就是整理單位不一樣，前者按件為整理單位和保管單位。后者按卷為整理單位和保管單位。

　　下面，我們來分別聊聊，兩種整理方法的各自優(yōu)勢(shì)。

　　首先，按件整理，我覺得有以下4點(diǎn)優(yōu)勢(shì)。

　　1、簡(jiǎn)化了整理環(huán)節(jié)，提高了整理效率。

　　按件整理方法，主要工作步驟包括：裝訂、分類、排列、編號(hào)、加蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒等。與文書立卷整理方法相比，不再需要對(duì)文書進(jìn)行組合案卷、編寫頁號(hào)、擬寫案卷標(biāo)題、編制卷內(nèi)文件目錄、和案卷目錄等程序。

　　2、便于管理，方便利用。

　　當(dāng)我們需要借閱文書檔案時(shí)，可以按件借閱。需要哪一件就借閱哪一件。與文書立卷整理方法相比，不需要提供整個(gè)案卷，這樣減少了對(duì)其他檔案案卷的磨損，同時(shí)，也降低了其他案卷泄密的可能性。

　　3、有利于實(shí)文檔一體化管理。

　　按件整理的優(yōu)勢(shì)在于可以做到隨辦、隨歸，收文、發(fā)文可以隨時(shí)登記歸檔，省去了文書立卷的環(huán)節(jié)。

　　4、有利于檔案的編研開發(fā)工作。

　　計(jì)算機(jī)可以直接定位到每一份文件，并根據(jù)每一份文件的特征、文號(hào)和摘要進(jìn)行檢索查閱。同時(shí)，我們也可以通過關(guān)鍵詞，與其他文件關(guān)聯(lián)，深層次的開發(fā)檔案資源。

　　那么文書立卷整理方法，我覺得有以下2個(gè)優(yōu)點(diǎn)：

　　1、便于安全保管，不易散失。

　　文件整本裝訂，可以防止散失。同時(shí)，以卷為單位進(jìn)行裝訂，可以減少光線和灰塵對(duì)案卷的腐蝕，而且保管安全性非常好，不掉頁、掉件。

　　2、便于系統(tǒng)利用。

　　文書立卷后，每一卷文書都保持了文件彼此之間的歷史聯(lián)系，找某一份文件往往能將文件相關(guān)的所有文件查閱到，這樣就能系統(tǒng)性閱覽文件全貌了。