為了更好的完成企業(yè)的檔案工作，應對檔案資料繁多、檔案保管場地不足、專崗的檔案管理工作者不夠、檔案工作的政策法規(guī)所需要進行的培訓學習不夠充分等等問題，選擇合適的具有檔案管理資質(zhì)的檔案外包服務公司來協(xié)助企業(yè)完成檔案管理工作，是當下企業(yè)開展檔案管理工作的新趨勢之一。

　　那么如何選擇更適合的檔案外包服務公司呢？

　　首先，檔案管理工作的重點之一在于檔案保管庫房的建設(shè)，因為檔案管理的基礎(chǔ)工作之一就是完成對于各類檔案材料的存放保管，且大部分的檔案材料都是紙質(zhì)載體，對于存放環(huán)境也有要求，所以選擇檔案外包服務公司就需要注重其檔案庫房建設(shè)是否齊全、存放場地設(shè)備建設(shè)能否可以保障檔案材料的存儲與保密安全。其次，檔案管理工作除了基礎(chǔ)的檔案保存需求外，還可能涉及檔案的整理工作、綜合檔案整理及數(shù)字化工作、人事檔案的整理裝訂需求及人事檔案專項審核和數(shù)字化加工需求等等，所以選擇服務范圍更全面的檔案外包服務公司可以更有效的協(xié)助企業(yè)完成檔案工作。

　　歸檔文件“件”的區(qū)分與修整

　　首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級、同級和下級機關(guān)）的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。

　　文件以“件”為單位進行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

　　1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

　　2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字，正文批準或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）。

　　3、原件與復制件為一件（對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件以及手工謄寫的抄件等。這些復制件應與原件作為一件）。

　　4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件）。

　　5、報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件）。

　　6、來文與復文各為一件（這是比較特殊的一種規(guī)定?！皝砦呐c復文”是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復文”，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等等）。

　　7、請示與批復各為一件。

　　8、報告與批示各為一件。

　　正文與文件處理單（文件在運轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件）。

　　“為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現(xiàn)為一條條目。

　　歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。排列方法強調(diào)按事由排列。

　　歸檔文件按照不同年度、不同機構(gòu)（問題）、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進行相對集中，維護不同文件間的有機聯(lián)系。排列文件時，強調(diào)了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

　　在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬于一件的材料放在一起，以便于裝訂，防止返工。

　　檔案管理歸檔整理分類的技巧

　　檔案管理的技巧是處于不斷變化之中的，其并不是固定不變的。檔案管理的技巧與時代發(fā)展變化兩者之間有著密不可分的聯(lián)系。因此，檔案管理人員必須要保持與時俱進的理念，在充分掌握時代發(fā)展特點的前提下，及時學習和更新自身的檔案管理理念，并且將全新的檔案管理理念運用于實際工作中，只有這樣，才能夠取得事半功倍的效果。

　　在檔案管理工作過程中，必須要注意以下幾點：

　　第一，要檢查檔案是否完好，是否存在破損的情形。對于那些具有重要意義的檔案，必須要對破損的地方作及時的記錄，避免由于不可恢復性帶來的巨大經(jīng)濟損失和文化損失。

　　第二，要保證檔案的安全性。檔案作為重要的決策文件，如果其安全性無法得到有效的保證，將會導致國家的安全、穩(wěn)定等受到嚴重的威脅。值得注意的是，在檔案管理過程中，必須要采取積極的、有效的方式延長檔案的壽命，有效避免不必要的損失。

　　檔案歸納整理技巧

　　在對檔案實施整理歸納過程中：

　　第一，要對檔案文件有一個大致的了解，明確檔案中哪些是有價值的，哪些是需要刪除的。采取科學的、合理的方式對于檔案進行歸納整理，根據(jù)重要性原則對于檔案進行分析。同時，在歸納整理過程中，要密切注意不同檔案之間的關(guān)聯(lián)性，切忌將檔案分離開來。

　　第二，要加大檔案收集的力度，使得檔案的完整性可以得到有效的保證，避免出現(xiàn)信息缺失的情況，確保檔案整理工作的順利實施和開展。

　　第三，在歸納整理過程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案的類目存在著不一致的情況要進行及時地修訂；對于已經(jīng)修訂的檔案要進行及時地修改和更正。

　　檔案的分類技巧

　　在檔案分類過程中，要做到對檔案文件的內(nèi)容有一個大致的了解，緊密結(jié)合檔案的具體內(nèi)容保證檔案分類的科學性和合理性。在檔案工作中，分類是核心工作內(nèi)容。檔案分類的準確性程度將會直接對檔案信息的提供以及檔案的利用率帶來顯著的影響。同時，還需要對分類文件有明確的標識，提高查找的便捷性，推動檔案工作的順利實施和開展。

　　檔案整理服務費用影響因素

　　檔案整理服務的費用可能會根據(jù)具體情況有所變化。在選擇服務提供商時，除了考慮費用因素，還應該關(guān)注其專業(yè)能力、信譽和服務質(zhì)量，以確保獲得滿意的結(jié)果。檔案整理服務的費用通常受到以下因素的影響：

　　1.項目規(guī)模：項目規(guī)模越大，需要整理的檔案數(shù)量越多，費用也就相應增加。

　　2.檔案復雜程度：如果檔案的內(nèi)容復雜、分類要求高，整理難度會加大，費用可能會提高。

　　3.時間緊迫程度：如果需要在較短時間內(nèi)完成檔案整理，服務提供商可能會收取更高的加急費用。

　　4.服務質(zhì)量：不同的服務提供商可能提供不同質(zhì)量水平的服務，高質(zhì)量的服務通常會有更高的費用。

　　5.地區(qū)差異：不同地區(qū)的檔案整理服務費用可能存在差異，一般與當?shù)氐慕?jīng)濟水平和市場競爭情況有關(guān)。

　　6.額外服務：如果需要提供特殊的檔案處理、數(shù)字化或索引編制等額外服務，費用也會相應增加。

　　總的來說，檔案整理服務的費用是根據(jù)項目規(guī)模、復雜程度、時間要求、服務質(zhì)量等因素來確定的?？蛻粼谶x擇服務提供商時應綜合考慮費用和服務質(zhì)量，并與服務提供商進行詳細的溝通和協(xié)商，以獲得最合適的方案。