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隨著企業(yè)的高速發(fā)展,來自金融機構、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級數(shù)增加,檔案整理外包服務以降本增效為特點,受到了很多企事業(yè)單位的青睞。檔案服務外包需求日益增長,各類服務機構發(fā)展迅速但良莠不齊,選擇檔案整理外包服務要注意以下三個原則。
第一,合法原則。外包服務機構熟悉各項法規(guī)政策,不得違背法律法規(guī)等有關規(guī)定,不符合法律法規(guī)的外包服務不得實施,能嚴格按照檔案外包服務行業(yè)標準和規(guī)范開展服務工作。
第二,安全原則。外包服務機構擁有健全的安全管理體系,最大限度地避免因檔案服務外包引起的檔案實體受損,或造成商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。
第三,可控原則。外包服務機構能接受企業(yè)對檔案服務外包工作全過程的監(jiān)督監(jiān)控,對外包機構的人員、工作場所、基礎設施、技術、管理工作、業(yè)務操作等進行必要的監(jiān)督、檢查,讓檔案整理外包服務的各項風險點都在可控范圍之內(nèi)。
如果您的企業(yè)有檔案整理的需求,把握好以上三個原則,就可以挑選到稱心如意的檔案整理外包服務機構啦!
紙質(zhì)歸檔文件的整理
一、修整
1、歸檔文件已破損的,應予以修復:字跡模糊或易褪變的,應予復制;
2、歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
3、幅面過大的文件,應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。
二、裝訂
1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護和管理;
2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。
3、永久保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的,使用直角裝訂。
4、永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。
三、編頁
1、以件為單位編制頁碼;
2、頁碼應逐頁編制,宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
四、裝盒
將歸檔文件按順序裝入無酸紙制作的檔案盒,并填寫檔案盒合集及備考表項目。不同年度、機構(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
五、排架
1、歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應避免頻繁倒架;
2、歸檔文件按年度—機構(問題)—保管期限分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按機構(問題)序列依次上架,便于實體管理;
3、歸檔文件按年度—保管期限—機構(問題)分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進館。
專業(yè)檔案整理關鍵步驟
很多的機關單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件,它們有些有重要價值,有些卻意義不大,但這些文件的存在都無一例外地耗費著單位的空間、人員的時間和精力。專業(yè)檔案整理是對檔案文件的歸檔整理,是企業(yè)必不可少的工作,那么,如何做好檔案整理工作呢?
首先就是檔案材料收集工作。檔案材料歸檔工作可以結合企業(yè)的實際情況,按一定周期進行,以年度或者季度為單位,將所有文件收集齊全,確保后期專業(yè)檔案整理工作順利進行。
其次是檔案材料的歸檔范圍。沒有參考利用價值的材料無需保存,通常企業(yè)都會有一套歸檔的范圍文件,可以按照此類文件剔除,剩余文件則可根據(jù)檔案材料歸檔管理的具體要求進行篩選。
最后修繕材料內(nèi)容進行專業(yè)檔案整理裝訂。對于文件中存在疏漏或損毀的情況進行修補增刪,并打印目錄依次裝盒,規(guī)范填寫檔案盒上各個項目并編號,編號要統(tǒng)一連貫,最后匯總所有文件目錄,方便后期快速查閱檔案。
武漢檔案整理外包服務項目驗收程序
?。ㄒ唬╉椖繖n案驗收組織單位在收到檔案驗收申請的10個工作日內(nèi)作出答復。
?。ǘ╉椖繖n案驗收以驗收組織單位召集驗收會議的形式進行。
?。ㄈ╉椖繖n案驗收會議的主要內(nèi)容:
1、驗收組織單位有關人員主持驗收會議,宣布項目檔案驗收組成員名單;
2、項目建設單位(法人)匯報項目建設概況和項目檔案工作情況;
3、項目施工單位代表匯報項目施工文件、竣工圖的編制及其管理情況;
4、項目監(jiān)理單位代表匯報項目監(jiān)理文件的管理情況和對項目施工文件、竣工圖的審核情況;
5、項目檔案驗收組檢查項目檔案及檔案管理情況;
6、項目檔案驗收組對項目檔案質(zhì)量進行綜合評價并形成檔案驗收意見;
7、項目檔案驗收組宣布驗收結論。
(四)項目檔案驗收結果分為合格與不合格。項目檔案驗收組半數(shù)以上成員同意通過驗收的為合格。
?。ㄎ澹╉椖繖n案驗收合格的項目。由項目檔案驗收組織單位簽署確認意見。
?。╉椖繖n案驗收不合格的項目,由項目檔案驗收組提出整改意見,要求項目建設單位(法人)于項目竣工驗收前對存在的總是限期整改,并進行復查。復查后仍不合格的,不得進行竣工驗收,并由項目檔案驗收組提請有關部門對項目建設單位(法人)通報批評。造成檔案損失的,依法追究有關單位及人員的責任。