人事檔案整理機(jī)構(gòu)可以提供人事檔案整理、歸檔、存儲和管理等服務(wù)。通常擁有專業(yè)的人事檔案管理團(tuán)隊，能夠根據(jù)客戶的需求，對人事檔案進(jìn)行分類整理、數(shù)字化處理、保密存儲和定期更新等工作，還可以提供人事檔案的檢索、借閱、銷毀等相關(guān)服務(wù)，幫助企事業(yè)提高人事檔案管理的效率和安全性。那么，在整理工作中需要注意什么呢？

　　一般要注意以下幾點：必須遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部人事檔案工作有關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全；不得私自涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添檔案材料；不得擅自處理或銷毀檔案材料；人事檔案整理中因?qū)徍颂蕹龅臋n案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后分別情況予以處理；在整理中，要加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止材料丟失或泄露材料內(nèi)容。

　　人事檔案整理機(jī)構(gòu)在檔案整理服務(wù)領(lǐng)域有非常豐富的經(jīng)驗和專業(yè)的技術(shù)，可以幫助企事業(yè)單位更好地管理檔案，提高檔案管理的效率和可靠性。

　　檔案整理基礎(chǔ)

　　檔案工作的基礎(chǔ)是具備豐富的檔案資源，檔案資源來源于各部門形成的文件材料，收集好這些文件材料并經(jīng)過規(guī)范化整理才能形成真正意義上的檔案。作為新手檔案員怎么整理檔案呢？

　　嚴(yán)格意義上來說，“整理檔案”的說法并不準(zhǔn)確，檔案是具有保存價值的歷史記錄，真正整理的是文件材料，運(yùn)轉(zhuǎn)完畢的文件材料經(jīng)過規(guī)范化、系統(tǒng)化的整理，形成歸檔文件，移交入庫后才是檔案。

　　1.剔除不歸檔的文件材料

　　收集來的文件材料并不是每一份都需要歸檔,要糾正兩種錯誤認(rèn)識,一是有文必檔,二是紅頭文件（上級來文）都要歸檔。需要認(rèn)真學(xué)習(xí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（第8號國家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要歸檔的文件材料。

　　機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍：

　?。?）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；

　　（2）機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

　?。?）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；

　?。?）其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個人權(quán)益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　　（1）上級機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免,獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　?。?）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性,臨時性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　　（3）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　?。?）下級機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

　　2.將不同“年度”文件材料分開存放

　　文書檔案是按年度進(jìn)行整理的,如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點：

　　（1）一般以文件形成日期為準(zhǔn)；

　?。?）計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　?。?）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；

　?。?）幾份文件作為一件時,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

　　3.鑒定保管期限，按期限分開存放

　　（1）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　?。?）應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令）的要求,結(jié)合各自的工作實際,制訂出一個科學(xué)、合理的符合本單位實際的歸檔范圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，并以此為依據(jù)對歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　4.排列歸檔文件的先后順序

　?。?）件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　?。?）歸檔文件的先后順序

　?、贇w檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　?、跉w檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。

　?、弁皇掠芍械奈募次募纬上群箜樞蚺帕?。

　?、軙h文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.編寫頁碼

　?。?）紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

　?。?）頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　（3）文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　6.加蓋歸檔章，填寫檔號項

　　歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)為必填項。

　　7.裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

　　歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　檔案整理工作內(nèi)容

　　很多人覺得檔案整理工作是夢中情職，不需要什么技術(shù)含量就可以完成。但看似簡單的工作，實際操作起來處處充滿著細(xì)節(jié)。下面跟大家好好講講檔案整理工作內(nèi)容的復(fù)雜性。

　　首先，檔案管家收到移交的檔案后，先對數(shù)量進(jìn)行清點，確認(rèn)好份數(shù)，開始分十大類。一、履歷材料；二、自傳材料；三、鑒定、考核、考察材料；四、學(xué)歷和評聘技術(shù)職務(wù)材料；五、政審材料；六、黨團(tuán)材料；七、獎勵材料；八、處分材料；九、任免、工資、出國、退（離）休等材料；十、其他類。萬事開頭難，這里是最難的而一部分，因為每份材料都得仔細(xì)分類，稍微疏忽就可能會錯誤。其次就是給檔案編號和編目。編號在正面右下角、反面左下角，編目注意避免錯別字。最后就是裝訂成冊啦，要想完美走完這一流程，就要注意在打孔時小心，不要破壞檔案內(nèi)容。

　　檔案整理外包服務(wù)費(fèi)用

　　檔案整理外包服務(wù)費(fèi)用的具體金額會根據(jù)項目的規(guī)模、復(fù)雜程度、持續(xù)時間以及服務(wù)提供商的經(jīng)驗和專業(yè)水平而有所不同。在選擇服務(wù)提供商時，客戶應(yīng)該與多家供應(yīng)商進(jìn)行溝通和比較，了解其服務(wù)范圍、報價和質(zhì)量保證，并根據(jù)自身需求和預(yù)算做出決策。檔案整理外包服務(wù)費(fèi)用通常包括以下幾個方面：

　　1.項目評估和規(guī)劃費(fèi)用：在開始整理檔案之前，服務(wù)提供商需要對項目進(jìn)行評估和規(guī)劃。這包括了解客戶的需求、確定檔案的范圍和數(shù)量、制定整理計劃等。這部分費(fèi)用通常是按照項目的復(fù)雜程度和工作量來計算。

　　2.數(shù)據(jù)采集和整理費(fèi)用：如果需要從不同來源收集和整理檔案數(shù)據(jù)，服務(wù)提供商可能會收取相應(yīng)的費(fèi)用。這包括掃描紙質(zhì)文件、數(shù)字化文檔、記錄和分類信息等工作。

　　3.檔案分類和編目費(fèi)用：為了便于檢索和管理，檔案需要進(jìn)行分類和編目。服務(wù)提供商將根據(jù)檔案的特點和客戶的要求，制定分類體系和編目規(guī)則，并將檔案進(jìn)行標(biāo)記和索引。這部分費(fèi)用通常根據(jù)檔案的數(shù)量和復(fù)雜程度來計算。

　　4.數(shù)據(jù)錄入和索引建立費(fèi)用：將檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫或電子檔案系統(tǒng)中，并建立相應(yīng)的索引以便快速檢索。這部分費(fèi)用可能根據(jù)錄入的工作量和系統(tǒng)要求來計算。

　　5.質(zhì)量控制和審核費(fèi)用：為確保檔案整理的準(zhǔn)確性和完整性，服務(wù)提供商可能會進(jìn)行質(zhì)量控制和審核工作。這包括檢查檔案的準(zhǔn)確性、一致性和完整性，并進(jìn)行必要的修正和補(bǔ)充。這部分費(fèi)用根據(jù)項目的規(guī)模和復(fù)雜程度來確定。

　　6.報告和交付費(fèi)用：完成檔案整理后，服務(wù)提供商將向客戶提供整理報告和成果交付。這可能包括整理后的檔案清單、索引、電子檔案或其他形式的交付。這部分費(fèi)用通常是項目總費(fèi)用的一部分。

　　7.額外服務(wù)費(fèi)用：如果客戶需要額外的服務(wù)，如檔案的安全存儲、備份、恢復(fù)、檢索服務(wù)等，可能會產(chǎn)生額外的費(fèi)用。這些費(fèi)用將根據(jù)具體的服務(wù)要求來計算。

　　總的來說，檔案整理外包服務(wù)費(fèi)用是根據(jù)項目的具體要求和工作量來確定的。客戶可以與服務(wù)提供商協(xié)商，明確服務(wù)內(nèi)容和費(fèi)用結(jié)構(gòu)，并確保雙方對項目的期望和交付成果達(dá)成一致。