檔案整理工作作為檔案工作的重要組成部分，在檔案建設(shè)的實(shí)施過(guò)程中發(fā)揮了重要的作用。而作為一名檔案管理員，獨(dú)立完成公司全部的檔案整理工作，是一項(xiàng)工作量巨大的任務(wù)。因此，絕大部分公司會(huì)選擇檔案整理外包服務(wù)，下面我們就來(lái)具體了解一下應(yīng)該如何選擇合適的服務(wù)供應(yīng)商。

　　一家優(yōu)秀的檔案整理外包服務(wù)供應(yīng)商，最重要的是要擁有完善的資質(zhì)證書(shū)。在檔案整理工作上應(yīng)該擁有成熟的工作體系、專業(yè)的團(tuán)隊(duì)成員，完善的檔案整理規(guī)章制度。其次，要熟悉各個(gè)種類檔案的政策法律法規(guī)，擁有齊全的工作設(shè)備以便于工作的開(kāi)展。

　　以上便是檔案整理外包服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)該具備的條件，我們要先確定這些條件，再去根據(jù)自己的需求選擇一家適合自己公司的檔案整理外包服務(wù)供應(yīng)商。

　　選擇人事檔案整理機(jī)構(gòu)的注意事項(xiàng)

　　人事檔案整理是一項(xiàng)技術(shù)性、技巧性很強(qiáng)的工作，每一項(xiàng)工作都有具體標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。要將雜亂無(wú)章的人事檔案科學(xué)地分門別類，整理成高質(zhì)量的卷宗，需要很強(qiáng)的綜合分析能力和豐富的檔案整理經(jīng)驗(yàn)。企業(yè)通常會(huì)選擇將人事檔案整理工作外包給第三方機(jī)構(gòu)，那么在選擇人事檔案整理機(jī)構(gòu)時(shí)我們要注意以下幾個(gè)方面。

　　首先，一定要選擇正規(guī)的人事檔案整理機(jī)構(gòu)，各項(xiàng)資質(zhì)齊全，例如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、檔案中介服務(wù)備案證書(shū)等。如果可以實(shí)地考察的話，最好上門看一看整理機(jī)構(gòu)的辦公情況，是不是自有辦公場(chǎng)地，最好配有專業(yè)的檔案庫(kù)房和檔案整理室。通常具備人事檔案保管權(quán)限的機(jī)構(gòu)，會(huì)對(duì)人事檔案的各項(xiàng)政策、日常管理、規(guī)范整理更加專業(yè)。

　　其次，配有專業(yè)的服務(wù)團(tuán)隊(duì)，一家專業(yè)的人事檔案整理機(jī)構(gòu)，一定是重視客戶服務(wù)的，每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都有專人對(duì)接。并且對(duì)人事檔案的整理工作有深刻的理解和認(rèn)識(shí)，在整理過(guò)程中，設(shè)置有多個(gè)質(zhì)檢環(huán)節(jié)。機(jī)構(gòu)內(nèi)部也會(huì)設(shè)有專門的辦事窗口。

　　最后，不僅有正規(guī)資質(zhì)和專業(yè)團(tuán)隊(duì)，還有配備專業(yè)設(shè)備。俗話說(shuō)：工欲善其事，必先利其器。年代久遠(yuǎn)的設(shè)備和軟件已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在的人事檔案整理需要，專業(yè)先進(jìn)的設(shè)備能大大提高人事檔案整理的效率和質(zhì)量，這也是我們?cè)谶x擇人事檔案整理機(jī)構(gòu)時(shí)需要注意的地方。

　　紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒和排架

　　一、修整

　　1、歸檔文件已破損的，應(yīng)予以修復(fù)：字跡模糊或易褪變的，應(yīng)予復(fù)制；

　　2、歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　3、幅面過(guò)大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

　　二、裝訂

　　1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理；

　　2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

　　3、永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂。

　　4、永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　三、編頁(yè)

　　1、以件為單位編制頁(yè)碼；

　　2、頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　四、裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入無(wú)酸紙制作的檔案盒，并填寫檔案盒合集及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

　　五、排架

　　1、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架；

　　2、歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限分類的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）序列依次上架，便于實(shí)體管理；

　　3、歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。

　　檔案整理工作的原則

　　檔案整理工作，聽(tīng)起來(lái)就是把檔案都整理起來(lái)，整理物品大家都熟悉不過(guò)了，大家都收拾過(guò)屋子，把散亂的書(shū)本收拾歸整的時(shí)候啊，但是，雖然兩者意思大體相同，可仔細(xì)看，卻內(nèi)有乾坤。

　　（一）不可破壞原本基礎(chǔ)

　　看到這個(gè)標(biāo)題，大家可能就已經(jīng)猜到這項(xiàng)原則的意思了，對(duì)！就是在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，不可以破壞原本的整理基礎(chǔ)，為什么要這么說(shuō)呢？

　　因?yàn)闄n案不僅記錄了當(dāng)時(shí)的社會(huì)活動(dòng)，也反映了當(dāng)時(shí)整理檔案工作的狀況，所以再次整理檔案的時(shí)候，要尊重歷史與前人的勞動(dòng)成果，充分利用原本的基礎(chǔ)，加快整理效率，提高質(zhì)量，具體做法分為以下方面：

　　1.提高對(duì)原來(lái)檔案整理的認(rèn)知

　　對(duì)于過(guò)去的整理方法，我們要實(shí)事求是，重視前人的勞動(dòng)成果，認(rèn)真審核，保留好的部分，去除不適合的部分。

　　2.不要輕易整理已經(jīng)整理過(guò)的檔案

　　一般情況下，只要不是散亂的文件，已經(jīng)有了整理基礎(chǔ)，要力求保持原來(lái)的基礎(chǔ)，如果輕易打亂基礎(chǔ)，返工重整，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，很難滿足檔案利用的需求。

　?。ǘ┍３謾n案之間的聯(lián)系

　　檔案間的聯(lián)系，在其產(chǎn)生和處理的過(guò)程中就已經(jīng)形成了，雖然檔案是以單獨(dú)的個(gè)體形成的，但卻是以組合的群體形式運(yùn)作的。

　　因此整理檔案的時(shí)候，要保持檔案間的聯(lián)系，主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個(gè)方面：

　　1.來(lái)源方面

　　檔案來(lái)源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門組織或是個(gè)人手中形成時(shí)，產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系，就像是親兄弟一樣，在一個(gè)家庭出生就不可以斷開(kāi)其中的關(guān)系。

　　2.時(shí)間方面

　　時(shí)間聯(lián)系就是指，檔案在各部門形成時(shí)，是有一定過(guò)程和階段性的，這就是檔案的時(shí)間聯(lián)系。

　　3.內(nèi)容方面

　　這個(gè)就很好理解了，檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的，那么在同一場(chǎng)活動(dòng)中記錄下的檔案，在內(nèi)容上肯定會(huì)具有一定的聯(lián)系，而往往這種聯(lián)系是很緊密的，密不可分的。

　?。ㄈ┍阌诒９芘c利用

　　整理檔案時(shí)，不僅要利用原有的基礎(chǔ)，而且還要保持檔案間的聯(lián)系，這樣才利于檔案的保管與利用?？墒怯袝r(shí)檔案的聯(lián)系與利用也會(huì)有沖突。

　　比如檔案是具有私密性的，不可以對(duì)外公開(kāi)，那么檔案的整理就有了局限性，不可以混合整理，至于這種問(wèn)題，檔案的整理就需要分開(kāi)類別，專門整理。