檔案整理是個繁重且漫長的工作，雖然工作做起來如火如荼，但是也存在著很多問題。一是各個地方標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一；二是有很多地方出現(xiàn)“返工”的情況；三是工作推進(jìn)緩慢。問題看似簡單，其實解決起來需要花大力氣，高度的統(tǒng)一和細(xì)致的分工是解決繁冗工作的重要保障。

　　一要先抓試點、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案整理歸檔是個巨大的工程，也是多年工作成果的見證。整理歸檔也不是一蹴而就的工作，對于這種長期繁重的工作，需要先進(jìn)行試點工作，把能夠遇到的問題和出現(xiàn)的錯誤都走一遍，再根據(jù)試點區(qū)域的工作情況，統(tǒng)一出一套標(biāo)準(zhǔn)之后再進(jìn)行推廣，以免“朝令夕改”。

　　二要統(tǒng)一培訓(xùn)、現(xiàn)場整檔。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)之后就是把標(biāo)準(zhǔn)貫徹執(zhí)行下去。統(tǒng)一培訓(xùn)確保標(biāo)準(zhǔn)貫徹一致，現(xiàn)場整檔的目的則是把標(biāo)準(zhǔn)保留下來，等到自己整理檔案或者教授別人的時候，從現(xiàn)場整理好的檔案就是標(biāo)準(zhǔn)。把標(biāo)準(zhǔn)留在身邊，隨時查看，能夠避免在工作時一人一套標(biāo)準(zhǔn)和“返工”的情況。

　　三要統(tǒng)一調(diào)度、統(tǒng)一思想。統(tǒng)一調(diào)度的前提是統(tǒng)一思想，只有一群人有了統(tǒng)一的思想，才能推動事情前進(jìn)?！稙鹾现姟愤@本書中說過群體在一起是有情緒化的，而且群體的智商是低于每個人的平均智商，是由智商最低的決定的。所以，一個群體在一起，如果有人有相反的思想，極其容易影響情緒化的群體，使得事情無法推進(jìn)甚至是倒退。所以在調(diào)度人員時要剔除個別影響群體團(tuán)結(jié)的人，引進(jìn)思想積極的人，確保思想統(tǒng)一。

　　四要按需分配、專人專職。每個人主管的業(yè)務(wù)不一樣，擅長的工作也不一樣。要把每個工作人員落實到更為細(xì)致的崗位上。比如有的人對業(yè)務(wù)最為熟悉，那就讓他干最為核心的業(yè)務(wù)，梳理檔案；有的人相比之下電腦比較熟悉，那就讓他打印目錄；有的人對業(yè)務(wù)和電腦沒有特別熟悉，那就讓他編寫頁碼、檔案名稱或者裝訂檔案。最為熟悉業(yè)務(wù)的人肯定是也能梳理檔案，也能打印目錄，編寫頁碼更不在話下，但是，不能因為他什么都能干就讓他什么都干，專人專職的目的是為了提高工作效率，只干一件事是讓他對于專職業(yè)務(wù)越來越精通、越來越熟練。如果什么都干，那么什么都不快。

　　文件裝訂順序

　　歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

　　裝訂前首先應(yīng)將原有的訂書釘、回形針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉（原文件已使用不銹鋼釘?shù)谋３衷b訂不動）。

　　其次必須對它們進(jìn)行排序。順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。有文件處理單的，一般放在最后；但如果已粘貼牢固的可放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。

　　再次應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。一般來說，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。（建議管理文件類采用左側(cè)裝訂，污染源種類采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜）

　　裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對裝訂材料做統(tǒng)一規(guī)定，一般采用不銹鋼訂書釘裝訂，如文件太厚，則建議采用三孔一線。

　　裝訂要求：裝訂用品必須是對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌。

　　機關(guān)單位檔案主要包含文書檔案、干部職工檔案（人事檔案）、會計檔案、科技檔案（科學(xué)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、產(chǎn)品）、訴訟檔案、音像檔案、照片檔案、電子檔案等等，這其中，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。#檔案#

　　機關(guān)單位檔案分類及整理方法

　　機關(guān)單位檔案的分類方法一般有以下幾種：

　　1.按照機關(guān)單位內(nèi)部組織機構(gòu)進(jìn)行分類。這種分類方法是最為常見的一種，即將機關(guān)單位內(nèi)部各部門、科室、組、班等作為分類的基礎(chǔ)。

　　2.按照機關(guān)單位行政職能進(jìn)行分類。這種分類方法是將機關(guān)單位職能部門或職能塊作為分類的基礎(chǔ)，常見的職能有行政管理、財務(wù)管理、人事管理、綜合管理等。

　　3.按照機關(guān)單位業(yè)務(wù)特點進(jìn)行分類。這種分類方法是將機關(guān)單位所從事的行業(yè)或業(yè)務(wù)作為分類的基礎(chǔ)，例如國防、外交、教育、文化等。

　　機關(guān)單位檔案的整理方法一般包括以下幾個步驟：

　　1.收集檔案資料。不同機關(guān)單位檔案的種類、數(shù)量、格式不一樣，因此要先了解機關(guān)單位的檔案情況，確定收集的內(nèi)容和范圍。

　　2.清點整理。將檔案材料進(jìn)行初步分類和整理，去除垃圾文件和重復(fù)文件，按照分類方法進(jìn)行歸檔。

　　3.編制目錄。對整理好的檔案資料進(jìn)行編目，建立清晰的分類體系，方便查找和利用檔案。

　　4.裝訂封存。將編制好的檔案目錄和檔案資料裝訂在一起，并按照規(guī)定進(jìn)行封存和保存，確保檔案資料的安全和完整性。

　　5.整理檔案柜。對檔案柜進(jìn)行調(diào)整和整理，確保檔案資料存放的安全和方便取用。

　　如何做好專業(yè)檔案整理

　　很多的機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但這些文件的存在都無一例外地耗費著單位的空間、人員的時間和精力。專業(yè)檔案整理是對檔案文件的歸檔整理，是企業(yè)必不可少的工作，那么，如何做好檔案整理工作呢？

　　首先就是檔案材料收集工作。檔案材料歸檔工作可以結(jié)合企業(yè)的實際情況，按一定周期進(jìn)行，以年度或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期專業(yè)檔案整理工作順利進(jìn)行。

　　其次是檔案材料的歸檔范圍。沒有參考利用價值的材料無需保存，通常企業(yè)都會有一套歸檔的范圍文件，可以按照此類文件剔除，剩余文件則可根據(jù)檔案材料歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。

　　最后修繕材料內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)檔案整理裝訂。對于文件中存在疏漏或損毀的情況進(jìn)行修補增刪，并打印目錄依次裝盒，規(guī)范填寫檔案盒上各個項目并編號，編號要統(tǒng)一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。