掃描方式要根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀和專(zhuān)業(yè)掃描儀(如工程掃描可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。

      大幅面檔案可以采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者用縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。如果紙張較長(zhǎng)但幅面不超過(guò)A3，可采用掃描儀長(zhǎng)紙掃描功能，根據(jù)紙張狀況設(shè)定合適的掃描幅長(zhǎng)即可。

　　紙張較差的情況，或者過(guò)于薄、過(guò)軟、超厚的檔案，可采用平板掃描方式。紙張狀況較好的檔案可采用高速掃描的方式進(jìn)行掃描，以提高工作效率。

　　紙張比較薄的檔案(如信紙、便箋紙)容易破損且透光，應(yīng)采用中、低檔進(jìn)行掃描。

　　紙張如有破損，可將破損紙張夾人透明塑料薄膜內(nèi)，調(diào)整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、低檔進(jìn)行掃描，如破損嚴(yán)重且不平整，采用平板掃描儀來(lái)完成。下面以圖檔易掃通掃描軟件為例，作以詳細(xì)介紹。見(jiàn)圖1掃描作業(yè)平臺(tái)。

　　(1)掃描色彩模式

　　掃描色彩模式一般分為黑白二值、灰度、彩色等，通常采用黑白二值。頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　　頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或者帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　頁(yè)面中帶有紅頭、印章或者插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　底灰較深的紙張(如草漿紙、油印紙)，如采用黑白二值應(yīng)將掃描對(duì)比度及亮度適當(dāng)調(diào)低，調(diào)節(jié)效果不理想則采用灰度掃描。

　　字跡較淺(如鉛筆字)的紙張：如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)節(jié)臨界值，拉大字跡與原稿的反差，效果不理想則采用灰度掃描。見(jiàn)圖2掃描色彩模式。

　　(2)掃描分辨率

　　掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上是以?huà)呙韬蟮膱D像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。為了方便以后OCR識(shí)別，掃描分辨率建議選擇大于等于300dpi。一般情況下，分辨率越高識(shí)別率也就會(huì)越高。但這也不是絕對(duì)的，對(duì)于一些過(guò)大過(guò)粗的字體，設(shè)置過(guò)高的分辨率，識(shí)別率可能會(huì)降低，而且設(shè)置高分辨率后，掃描速度會(huì)大大降低。見(jiàn)圖3掃描分辨率選擇。

　　(3)亮度和對(duì)比度

　　在掃描過(guò)程中，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整好掃描儀的亮度和對(duì)比度值，對(duì)識(shí)別率的高低影響比較大，在進(jìn)行掃描亮度和對(duì)比度的設(shè)定時(shí)，以?huà)呙韬蟮膱D像中文字的筆畫(huà)較細(xì)、均勻，且沒(méi)有明顯斷點(diǎn)為準(zhǔn)。如果掃描后的文字圖像存在有黑點(diǎn)、黑斑或者文字線(xiàn)條很粗很黑，分不清楚筆畫(huà)的情況下，說(shuō)明亮度值太小，應(yīng)該增加亮度值再重新掃描。如果文字線(xiàn)條凹凸不平，有斷線(xiàn)甚至圖像中漢字輪廓?dú)埲睍r(shí)，說(shuō)明亮度太大，應(yīng)減小亮度后再重新掃描。

　　(4)掃描登記

　　認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描過(guò)程中交接登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)和檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　數(shù)字檔案的整理和掃描

　　（一）檔案整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線(xiàn)拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁(yè)及順序差錯(cuò)，更不能對(duì)檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁(yè)面修整

　　對(duì)破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程登記表，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。

　　（二）檔案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準(zhǔn)備一臺(tái)專(zhuān)業(yè)的平板掃描儀）

　　根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀，如

　　工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。

　　普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描；

　　紙質(zhì)過(guò)薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質(zhì)過(guò)厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對(duì)文件頁(yè)面貼有附屬小頁(yè)面、紙張時(shí)，將大小頁(yè)面單獨(dú)在平板中掃描；2、掃描模式（紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁(yè)面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁(yè)面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁(yè)面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級(jí)灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn)，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線(xiàn)數(shù)、閥值、亮度、灰度、對(duì)比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；

　　需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率；反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以?huà)呙韬髨D像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn)；

　　粘貼折頁(yè)與表格，對(duì)于粘貼折頁(yè)，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對(duì)字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　　4、掃描登記

　　填寫(xiě)交接登記表，登記掃描的頁(yè)數(shù)。核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　檔案數(shù)字化掃描方式

　　掃描的方式根據(jù)檔案紙張的大小和狀態(tài)進(jìn)行選擇，小幅面的可以選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀，大幅面的則選擇大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者掃描微縮處理后的膠片，或者進(jìn)行圖像拼接。紙張狀態(tài)較好時(shí)，可以選擇高速掃描的方式；如有紙張破損或非常規(guī)薄、軟、厚的情況，則需采用平板掃描儀。

　　1掃描色彩模式

　　掃描色彩模式一般有二值、灰度以及彩色，第一種方式選擇得比較多。一般情況下黑白兩色、字跡清晰的純文本檔案可以采用黑白二值模式掃描，若字跡不清或帶有插圖則可以選擇灰度模式。帶有紅頭、印章或者其他顏色以及插圖的檔案，可以用彩色模式掃描。紙張底色較深的檔案，在使用二值模式時(shí)，可以把對(duì)比度和亮度調(diào)低，成品不清晰時(shí)可以改用灰度掃描。

　　2掃描分辨率

　　以?huà)呙璩晒逦旰们也挥绊懞罄m(xù)電子檔案的利用為前提，來(lái)確定掃描分辨率。通常，分辨率與成果識(shí)別率呈正相關(guān)。但如果檔案文字過(guò)大或過(guò)粗，高掃描分辨率可能會(huì)造成識(shí)別率和掃描速度雙雙降低，對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)度造成影響。

　　3掃描亮度及對(duì)比度

　　作業(yè)過(guò)程中，需要適當(dāng)調(diào)節(jié)掃描儀的亮度以及對(duì)比值。具體以?huà)呙枇炼群蛯?duì)比度不影響掃描后文字及圖像筆畫(huà)清晰、粗細(xì)均勻，沒(méi)有過(guò)大斷點(diǎn)為準(zhǔn)。如果掃描后的電子檔案存在噪點(diǎn)、黑斑或者文字線(xiàn)條過(guò)粗導(dǎo)致筆畫(huà)無(wú)法辨認(rèn)的情況，這代表檔案掃描時(shí)選擇的亮度值過(guò)小，應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)提高后重新進(jìn)行掃描。如果文字線(xiàn)條出現(xiàn)較多斷點(diǎn)甚至文字殘缺，說(shuō)明亮度過(guò)高，應(yīng)調(diào)低后重掃。

　　4掃描過(guò)程登記

　　掃描過(guò)程中需要仔細(xì)填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化登記交接單，對(duì)于掃描文件頁(yè)數(shù)進(jìn)行登記，核實(shí)每份掃描文件的實(shí)際頁(yè)數(shù)和掃描后電子文件的頁(yè)數(shù)一致。如出現(xiàn)二者不一致的情況，應(yīng)在登記表內(nèi)寫(xiě)明原因和相應(yīng)的舉措。

　　檔案數(shù)字化與掃描技術(shù)

　　檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)文本的輸入，主要是采用掃描方式將紙質(zhì)的文件與檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的形式。掃描加工是通過(guò)中高速掃描儀和專(zhuān)用掃描軟件將整理和分檢好的檔案資料批量轉(zhuǎn)化成圖像文件，并自動(dòng)實(shí)現(xiàn)圖像壓縮存儲(chǔ)的過(guò)程。

　　(一)國(guó)家規(guī)范中的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

　　檔案數(shù)字化直接標(biāo)準(zhǔn)除《電子文件歸檔與管理規(guī)范》外，就是《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。這一技術(shù)規(guī)范指出，“掃描應(yīng)該根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理?！绷硗猓凹垙垹顩r較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率?！?/p>

　　掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等，通常采用的是黑白二值。具體又細(xì)分為三種：“頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描?！?/p>

　　掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以?huà)呙韬蟮膱D像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。因?yàn)楦叻直媛嗜菀资刮募獾綇?fù)制，基于此，國(guó)家規(guī)范中規(guī)定采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均選擇≥100dpi。如遇到文字偏小、密集、清晰度較差等特殊狀況，則可以適當(dāng)提高分辨率。而需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率一般建議選擇≥200dpi。

　　(二)實(shí)際操作中的做法

　　實(shí)際工作中，檔案部門(mén)根據(jù)檔案本身不同情況，一般都采用各類(lèi)掃描儀進(jìn)行掃描，數(shù)碼相機(jī)則較少使用。另外，實(shí)際掃描中受檔案狀況或掃描設(shè)備所限，也存有一些暫時(shí)無(wú)法進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的檔案，如紙張過(guò)于破損、發(fā)脆，或者某些尺寸過(guò)大的圖紙等。而這些只能等待設(shè)備或者技術(shù)的更進(jìn)后才可以解決。

　　色彩模式的選擇是依據(jù)現(xiàn)有的設(shè)備以及檔案本身狀況而定的，可以遵守循序漸進(jìn)的原則。比如杭州市檔案館在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)，一期以黑白掃描為主，二期對(duì)紅頭文件及其他帶有紅章的文件進(jìn)行彩色掃描，三期則全部進(jìn)行彩色掃描。無(wú)疑，彩色掃描的層次更加豐富，清晰度更高，可以更真實(shí)地顯示檔案原貌。

　　分辨率的選擇與設(shè)備關(guān)系很大，在不同地區(qū)、不同部門(mén)也有所差別。如杭州市檔案館在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的一期工程中，就將掃描分辨率定為300dpi，浙江省檔案館的數(shù)字化掃描分辨率一般在200～300dpi左右，有的高達(dá)600dpi;而在一些設(shè)備相對(duì)比較落后的部門(mén)與地區(qū)，其掃描分辨率大都是按照國(guó)家規(guī)范來(lái)設(shè)定的，甚至于很多部門(mén)還達(dá)不到200dpi。分辨率越高，掃描后的圖像就越清晰，但同時(shí)必須考慮到圖像文件的大小。

　　(三)掃描技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)

　　掃描技術(shù)中最主要的是色彩模式選擇和分辨率選擇。

　　色彩模式無(wú)疑會(huì)朝著彩色掃描發(fā)展，而分辨率的選擇需要根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)行靈活設(shè)置。一般情況下，為了滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)化查詢(xún)利用，黑白圖像采用200dpi就可以滿(mǎn)足要求，彩色圖像的掃描分辨率還可以低一些，具體參數(shù)可以根據(jù)掃描清晰度和質(zhì)量因素進(jìn)行綜合選擇。對(duì)于一些特殊的利用如承辦展覽等可以采用較高的掃描分辨率來(lái)進(jìn)行。值得注意的是，分辨率的選擇既不可過(guò)低，也不可過(guò)高。如福建曾采用了50dpi的掃描分辨率，雖然容量小、費(fèi)用低，但是根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)上網(wǎng)查詢(xún)利用，等于做了無(wú)用功;另一方面，如果一味追求過(guò)高的分辨率，則會(huì)導(dǎo)致容量過(guò)大，對(duì)于網(wǎng)上資源的傳播也是一種負(fù)擔(dān)。

　　檔案數(shù)字化后還要考慮文字識(shí)別(OCR)的運(yùn)用，一般來(lái)說(shuō)，文字識(shí)別主要用于全文檢索之用，而非真正將掃描后的圖像文件還原為文檔，因而，就這一點(diǎn)看，不要以O(shè)CR的識(shí)別率來(lái)設(shè)置掃描分辨率，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》建議需要OCR識(shí)別的圖像文件，分辨率≥200dpi，這是一個(gè)比較中性的標(biāo)準(zhǔn)。