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很多單位想推行檔案數(shù)字化,但受限于自身人員專業(yè)不足和設(shè)備欠缺難以推進(jìn),在這種情況下會(huì)選擇檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)來外包完成。其實(shí)選擇檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)的好處諸多,專業(yè)人做專業(yè)事,那么選擇檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)完成檔案數(shù)字化有什么好處呢?
首先小編認(rèn)為首要的好處是檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)在數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后,國企事業(yè)單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)信息,避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象,從而提高工作效率,降低檔案信息利用的成本。其次是能夠幫助國企事業(yè)單位最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全,因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理,不僅占用了大量的庫存空間,而且利用仍需到庫房,管理成本高,檔案易受損。
檔案數(shù)字化作用
這里先給大家介紹下什么是檔案數(shù)字化,所謂檔案的數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言,數(shù)字化過的檔案具有如下的優(yōu)勢(shì)與好處。
相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來說,檔案數(shù)字化作用在于可以提高效率,降低成本。傳統(tǒng)檔案需要借助于紙張和場(chǎng)地來進(jìn)行保管,而且需要大量的人工來進(jìn)行管理,可以說是費(fèi)時(shí)費(fèi)力,增加了公司的經(jīng)營成本。而檔案經(jīng)過數(shù)字化后僅僅需要一些必備的儲(chǔ)存設(shè)備即可,如U盤/移動(dòng)硬盤、光盤以及電腦和相關(guān)軟件系統(tǒng)。優(yōu)點(diǎn)在于不占用大量空間,而且可以快速查閱,還消除了空間限制,實(shí)現(xiàn)異地利用,大大提高了工作效率,降低了管理成本。
此外,檔案數(shù)字化還能增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后,檔案的使用更加安全,發(fā)揮了檔案數(shù)字化作用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到高溫、潮濕、蟲蛀及光照的影響不易保存,經(jīng)過檔案數(shù)字化后可以大大減少對(duì)傳統(tǒng)檔案的破壞,起到了很好的保護(hù)作用。
在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時(shí),需要選擇適當(dāng)?shù)奈募袷絹泶鎯?chǔ)掃描后的圖像或文檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式是為了方便存儲(chǔ)、管理和利用數(shù)字化檔案而選擇的一種將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式時(shí)所使用的特定文件格式。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式有哪些類型
紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式有不同的特點(diǎn)和用途,可以根據(jù)需求選擇最合適的格式。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式包括以下這些類型:
1、PDF(Portable Document Format):PDF是一種通用的文檔格式,可以存儲(chǔ)文本、圖像、表格和其他多媒體內(nèi)容。PDF文件可以在各種設(shè)備和操作系統(tǒng)上保持一致的呈現(xiàn)效果,并且支持文本搜索和可編輯性。
2、JPEG(Joint Photographic Experts Group):這是一種廣泛使用的圖像格式,適合存儲(chǔ)彩色照片和復(fù)雜圖像。它采用有損壓縮,可以在文件大小和圖像質(zhì)量之間取得平衡。
3、PNG(Portable Network Graphics):PNG是一種支持透明背景和壓縮的圖像格式。它適合存儲(chǔ)圖標(biāo)、簡單圖形和帶有透明度的圖像。
4、TIFF(Tagged Image File Format):這是一種無損的圖像格式,適合保存高質(zhì)量的圖像。TIFF文件通常比JPEG文件更大,但可以保留更多的細(xì)節(jié)和顏色信息。
5、OCR(光學(xué)字符識(shí)別):OCR不是一種文件格式,而是一種技術(shù),可以將掃描的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為可編輯的文本文檔。OCR技術(shù)可以將掃描后的圖像中的文字識(shí)別出來,并生成可編輯的文本文件。
6、DOC(Microsoft Word文檔):DOC格式是Microsoft Word的原始文檔格式,可以存儲(chǔ)文本、表格、圖像和其他格式的內(nèi)容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中進(jìn)行編輯和處理。
7、TXT(純文本文檔):TXT格式是一種純文本格式,只能存儲(chǔ)文本內(nèi)容,不支持文本格式和圖像。TXT文件可以在各種文本編輯器中打開和編輯。
綜上所述,選擇專久智能檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)字化加工時(shí),需要依據(jù)具體的需求和應(yīng)用場(chǎng)景,來選擇不同特點(diǎn)和用途的紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式,具體來說,需要考慮文件類型、可編輯性、文件大小、存儲(chǔ)需求以及兼容性和可訪問性等因素來確定最合適的格式。
數(shù)字檔案的安全性和保密性如何保障
就像大家所了解到的一樣,現(xiàn)如今,檔案管理都在朝著“單套制”大趨勢(shì)發(fā)展。也就是我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸檔的時(shí)候,只需要保存數(shù)字檔案,而不需要保存紙質(zhì)檔案了。與“單套制”的檔案管理模式,相對(duì)應(yīng)的是“雙套制”的檔案管理。
雖然目前大家都在朝著“單套制”的方向發(fā)展,但“雙套制”依然是不少企業(yè)或組織采取的管理模式。這些企業(yè)或組織之所以采取比較復(fù)雜的“雙套制”管理模式,本質(zhì)上是出于對(duì)檔案安全保管的需求。
保障數(shù)字檔案的安全性和保密性,成為當(dāng)下檔案行業(yè)發(fā)展的重要管理措施。強(qiáng)安全、強(qiáng)保密的數(shù)字檔案體系,究竟如何構(gòu)建?或者說,當(dāng)我們?cè)跇?gòu)建數(shù)字檔案體系的時(shí)候,可以從哪些維度加強(qiáng)檔案的安全,強(qiáng)化檔案的保密?我們?yōu)槟崂沓?個(gè)方面的措施。
1.訪問控制:建立訪問控制機(jī)制,只有授權(quán)人員才能訪問、查看和修改檔案內(nèi)容。可以通過密碼、指紋、身份證等多種方式實(shí)現(xiàn)訪問控制。
2.數(shù)據(jù)加密:采用加密技術(shù)對(duì)檔案文件進(jìn)行加密,保證檔案內(nèi)容不被非法獲取,防止數(shù)據(jù)泄露。
3.安全備份:定期備份檔案數(shù)據(jù),避免數(shù)據(jù)丟失和損壞。
4.安全傳輸:在檔案傳輸過程中,采用安全通道進(jìn)行傳輸,避免數(shù)據(jù)被監(jiān)聽和竊取。
5.審計(jì)與監(jiān)控:建立完善的審計(jì)和監(jiān)控機(jī)制,對(duì)檔案的操作記錄進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)控,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。
以上5點(diǎn),基本上涵蓋了我們?cè)跀?shù)字檔案管理過程中,所有可能出現(xiàn)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的情況。如果您的數(shù)字檔案管理體系,做到了這些點(diǎn),那基本上就不用太擔(dān)心檔案安全問題了。
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