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檔案整理工作的對象是文件材料,形式有文件、圖表、照片、磁帶等。
文件材料隨著其形成過程具有特定的規(guī)律。整理檔案時(shí),必須了解文件材料的產(chǎn)生過程,認(rèn)知其內(nèi)在的規(guī)律,并盡可能地遵循固有規(guī)律。
把握文件材料原來的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律,你就會發(fā)現(xiàn),為什么說分類的時(shí)候不能按照文種分?因?yàn)槲募?nèi)容是不盡相同的。
1、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)
?。?/span>1)充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。
?。?/span>2)在檔案整理過程中,應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果,不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
2、必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系
文件之間的歷史聯(lián)系,主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等幾個(gè)方面。
在檔案整理過程中,需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。
來源是指文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為單位,有機(jī)地形成的。
時(shí)間是說每個(gè)文件形成者所開展的具體活動,都具有一定的過程和階段性,從而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。
內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動中,為了開展某項(xiàng)工作或解決某一問題而產(chǎn)生的。
3、區(qū)分不同價(jià)值
整理檔案時(shí),還要區(qū)分文件材料的不同價(jià)值,組成不同的保管單位,就是對檔案材料劃定的存留年限,通常我們所說的永久、定期,定期又分30年和10年兩個(gè)年限段。
4、便于保管和利用
檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。
而恰當(dāng)?shù)乇3治募g的聯(lián)系整理出的檔案,就能便于保管和利用,所以它們基本上是一致的。
文書檔案如何整理編頁或者件號
頁號或件號是指在立卷中,用數(shù)字固定卷內(nèi)丈件排列順序的流水代碼。它是擋號的一個(gè)重要組成部分。經(jīng)國家技術(shù)監(jiān)督局批準(zhǔn)的《文書檔案案卷格式》中規(guī)定:“裝訂的案卷要填寫總頁數(shù),不裝訂的案卷要填寫總件數(shù)。
文書檔案整理流程
1.原件一般一式一份,特別重要可保存多份原件
2.草稿一般不用保存,有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的草稿可保存
3.按照文號順序依次疊放
4.每份文件原文在前,附件在后,發(fā)文處理單在最后面
編頁說明:
1、每一份文件單獨(dú)編頁碼,從數(shù)字1開始編號
2、有內(nèi)容的頁面編頁碼,空白頁不編頁碼
3、單面打印紙張?jiān)谟疑辖蔷庬摯a,雙面打印紙張?jiān)谡嬗疑辖呛捅趁孀笊辖蔷庬摯a
哪些文件材料該編件號
一般來說,機(jī)關(guān)、單位所形成的大多數(shù)文件材料都適宜編頁號,不宜編件號,只有少部份文件材料如:會議記錄薄、領(lǐng)導(dǎo)人工作筆記本、財(cái)務(wù)賬本、上級機(jī)關(guān)編寫的業(yè)務(wù)參考資料匯編、單獨(dú)的圖紙、照片或零散文件等不裝訂的案卷可編件號。如果經(jīng)過裝訂也要編頁號。一)
件號,是歸檔文件的排列順序號,包括室編件號和館編件號兩種。
1.室編件號:在同一年度,同一保管期限,同一問題內(nèi),按照歸檔文件排列的先后順序,從“1”開始編制件號。件號為三位數(shù),如033。
2.館編件號:可以不填。
最后就是蓋歸檔章,一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置加蓋紅色歸檔章。如此位置有領(lǐng)導(dǎo)批示或收發(fā)章等,可加蓋在首頁上端其它空白處,不要壓字跡。
檔案整理前的收集妙招
收集作為歸檔文件整理的第一步,是檔案工作的開始,其重要性不言而喻,那作為一名檔案工作者要怎么做才能完成檔案的收集工作呢?
檔案收集前的制度準(zhǔn)備
1、樹立檔案意識。
人人都是檔案的形成者,在日常工作中產(chǎn)生的文件材料都是有成為檔案的可能性,不要認(rèn)為檔案離我們很遠(yuǎn),實(shí)際上一份工作總結(jié),一個(gè)情況說明,一份報(bào)表等等都是潛在的檔案資料,讓每個(gè)工作人員在工作中注重文件材料的保存,不亂丟亂放,就是在為檔案的收集做準(zhǔn)備。
2、制定歸檔制度,明確本單位的歸檔范圍,對重點(diǎn)部門,重點(diǎn)工作人員進(jìn)行重點(diǎn)宣傳,
讓其知曉檔案的重要性,以及需要?dú)w檔的文件范圍,并且說明收集后的檔案資料也是為了以后利用起來方便。實(shí)際上,收集上來的檔案資料經(jīng)過整理、分類之后,更加方便查找利用。
3、掌握文件形成的規(guī)律和特征,關(guān)注文件的形成、運(yùn)行、歸檔的全過程。
根據(jù)文種的對應(yīng)關(guān)系、收文的文號、發(fā)文字號等進(jìn)行收集。依據(jù)收發(fā)文登記薄進(jìn)行核對收集是檔案最常用、最有效的、最直接的途徑。(收發(fā)文登記是辦公工作的制度化要求,也是檔案工作的開始,所以說檔案從來不是脫離了工作實(shí)際,而是相輔相成的。)
注意檔案收集的三種方式
1、平時(shí)收集
根據(jù)文件材料的承辦、形成和運(yùn)轉(zhuǎn)的情況,在其辦理完畢后,歸檔單位進(jìn)行及時(shí)的收集。
2、定期收集
這是針對平時(shí)收集有困難的文件材料,根據(jù)其形成的實(shí)際情況,定期適時(shí)收集,防止散失。
3、年終收集
每至年終,各部門、單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員應(yīng)對歸檔的文件材料進(jìn)行一次清查、清退,移交給負(fù)責(zé)文件歸檔的人員,從而保證歸檔文件材料齊全、完整。
檔案管理的定義與重要性
1.定義:檔案管理是對檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用和鑒定等工作的過程。
2.重要性:檔案管理對于組織和個(gè)人都具有重要意義,它可以保護(hù)歷史記錄、提供信息支持、維護(hù)法律和合規(guī)性。
二、檔案管理的原則
1.完整性原則:確保檔案的完整無缺,包括內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和記錄的連續(xù)性。
2.準(zhǔn)確性原則:保證檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確和可靠。
3.保密性原則:根據(jù)檔案的性質(zhì)和要求,實(shí)施相應(yīng)的保密措施。
4.便利性原則:便于檔案的存儲、檢索和使用。
三、檔案管理的流程
1.檔案收集:從各個(gè)來源收集檔案材料。
2.檔案整理:對收集的檔案進(jìn)行分類、編目、標(biāo)記等工作,使其有序化。
3.檔案保管:選擇適當(dāng)?shù)拇鎯υO(shè)施和環(huán)境,確保檔案的安全和長期保存。
4.檔案利用:提供檔案的借閱、查詢和復(fù)制等服務(wù),以滿足用戶需求。
5.檔案鑒定與銷毀:定期對檔案進(jìn)行鑒定,決定其保留或銷毀。
四、檔案管理的技術(shù)與工具
1.信息化技術(shù):利用電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)提高檔案管理效率。
2.存儲設(shè)備:使用檔案柜、文件盒、光盤、云存儲等設(shè)備來存儲檔案。
3.安全措施:采用防火、防水、防盜、加密等措施保障檔案的安全。
五、檔案管理人員的素質(zhì)要求
1.專業(yè)知識:具備檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識和技能。
2.責(zé)任心:對待檔案工作認(rèn)真負(fù)責(zé),嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。
3.保密意識:具有高度的保密意識,確保檔案信息不泄露。
4.溝通能力:能夠與內(nèi)部和外部用戶進(jìn)行有效的溝通。
總之,檔案管理是一項(xiàng)重要的工作,它涉及到信息的收集、整理、保管和利用。通過合理的檔案管理,可以提高組織的工作效率、保護(hù)歷史遺產(chǎn)、維護(hù)合規(guī)性,并為決策提供支持。因此,重視檔案管理,不斷提升管理水平,對于個(gè)人和組織的發(fā)展都具有重要意義。