什么是檔案數(shù)字化？檔案數(shù)字化就是隨著技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

   相對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化安全系數(shù)更高。一般情況下，企業(yè)為了節(jié)約人力物力，都會選擇講檔案數(shù)字化的工作交給第三方機(jī)構(gòu)，那么檔案數(shù)字化第三方機(jī)構(gòu)如何選擇呢？

　　企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化，是是檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向?？孔V的檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)需要有專業(yè)成熟的服務(wù)團(tuán)隊(duì)、正規(guī)批準(zhǔn)的審核資質(zhì)、豐富多樣的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)。比如湖北人力資源中心，中心具備檔案從業(yè)資格人員76人，中級職稱人員8人，高級職稱人員5人，檔案工作經(jīng)驗(yàn)豐富；具備省一級資質(zhì)、信用登記和各類檔案相關(guān)軟件，資質(zhì)證書齊全。

　　檔案數(shù)字化是什么工作

　　檔案說神秘也神秘，說普通也普通，神秘的地方就在我們自己是無法接觸和查看到自己的檔案內(nèi)容的，那普通的地方就在于，其實(shí)檔案中記載的就是我們每個人從高中到大學(xué)再到工作過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄，比如：高考報(bào)名登記表，成績單，學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、入團(tuán)入黨材料、考察政審材料、獎懲材料、工作經(jīng)歷材料等等，都是和自己息息相關(guān)的獨(dú)一無二的材料。

　　那檔案數(shù)字化是什么工作呢？檔案其實(shí)又分為很多種，比如：人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、文書檔案等等，檔案數(shù)字化的工作就是將這些類型的檔案進(jìn)行整理后實(shí)行電子化管理，通俗一點(diǎn)講，就是按照行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)將檔案進(jìn)行整理，整理后分類掃描電子化，這個工作聽起來和看起來似乎都非常簡單，但是實(shí)際操作起來，要求很嚴(yán)格，除了業(yè)務(wù)知識要扎實(shí)過硬，更重要是要有非常好的細(xì)心和耐心。

　　檔案數(shù)字化工作中常見的掃描儀設(shè)備有哪些

　　在數(shù)字化加工過程中，常用的掃描設(shè)備有平板掃描儀、零邊距掃描儀、饋紙式掃描儀（高速掃描儀）、大幅面掃描儀、高拍儀、非接觸式掃描儀等。面對這些紛雜的掃描設(shè)備，實(shí)際工作中該如何正確選擇運(yùn)用？

　　首先，我們要對檔案數(shù)字化中的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類，然后根據(jù)檔案新舊程度、裝訂方式、紙張質(zhì)量、大小、厚度等予以判斷，最后決定選擇掃描儀的類型：

　　1.檔案紙張不太好，比較薄、易破損，或者掃描量較少，選擇平板掃描儀。

　　平板掃描儀（flatbed scanner），又稱平臺式掃描儀、臺式掃描儀，是指由CCD或CIS等光學(xué)器件來完成掃描工作的掃描設(shè)備。掃描時需要掀開掃描儀的蓋子，檔案資料平鋪透光玻璃上再蓋上蓋子，鏡頭在透光玻璃下左右移動，達(dá)到掃描成像目的。

　　普通企業(yè)日常辦公用的較多的掃描儀就是平板掃描儀，它能夠?qū)?/span>A4、A3紙張進(jìn)行掃描，是常用的辦公小助手。

　　平板掃描儀知名品牌有愛普生、佳能，國產(chǎn)的中晶也是掃描儀的老品牌，掃描質(zhì)量不輸日本品牌，另外，精益的平板掃描儀性價比也是極高的。

　　2.如果檔案紙張可以拆訂，質(zhì)量相對較好，沒有太多褶皺，沒有粘貼票據(jù)，且掃描量相對較大的項(xiàng)目，可以選擇饋紙式掃描儀。

　　饋紙式掃描儀（sheetfed scanner）俗稱高速掃描儀，將單張的整齊的紙張放到饋紙?zhí)帲瑨呙鑳x會自動一頁一頁的將紙張進(jìn)行掃描。市面上應(yīng)用較廣的有愛普生、佳能、惠普等進(jìn)口品牌，國產(chǎn)有方正、紫光、中晶等。

　　相對來說，高速掃描儀，效率高，速度快，掃描的圖片質(zhì)量好，但成本相對較高。

　　3.在掃描的檔案中，有些難以拆卷或者不允許拆卷的情況，這個時候零邊距掃描儀可以派上用場了。

　　零邊距掃描儀可以不用拆卷就能夠?qū)n案進(jìn)行掃描，在掃描裝訂成冊的對象時，紙張不必緊貼玻璃面板，并且掃描后的圖像能夠做到不變形，不失真。主要品牌有富士通、漢王、紫光、中晶等。

　　4.如果須對工程類的檔案或者大型圖紙進(jìn)行加工，可以選擇大幅面掃描儀。

　　大幅面掃描儀能夠?qū)?/span>A0、A1這類的大型圖紙進(jìn)行掃描，保持圖像的完整性。

　　市面上大幅面掃描儀主要有卡萊泰克（ColorTrac）、金翔（kinghum）、卡萊奇（ColorGiant）、康泰克斯（Contex）和日圖（Graphtec）五種品牌。

　　5.如果檔案紙張粘貼有票據(jù)，或者項(xiàng)目有一些特殊要求，可以選擇高拍儀。

　　高拍儀（high-speed photographic apparatus）可以通過拍照的方式，對圖像畫面進(jìn)行掃描。高拍儀具有OCR文字識別功能，可以將掃描的圖片識別轉(zhuǎn)換成可編輯的word文檔。市場口碑較高的品牌有紫光、楓林、良田、方正等。

　　6.對于已經(jīng)裝訂成冊，不方便拆訂的書籍、卷宗等，可以選擇非接觸式掃描儀。

　　非接觸式掃描儀也稱為書刊掃描儀，它通常指掃描元件與被掃描物品不進(jìn)行直接接觸，被掃描的書籍、檔案、卷宗等擺放在置物臺上，線性CCD的掃描方式對圖像進(jìn)行采集。主要品牌有亞博通、賽數(shù)、i2s、bookeye。

　　非接觸式掃描儀具有OCR文字識別功能，是專門為書籍、檔案、賬本、卷宗這種已經(jīng)裝訂成冊，不方便拆訂的紙張而設(shè)計(jì)的一種特殊結(jié)構(gòu)的掃描儀。

　　隨著檔案數(shù)字化在我國進(jìn)程的不斷加快，掃描檔案存在的一些問題也逐漸引起檔案部門的重視，由于設(shè)備、文件保存質(zhì)量等原因造成掃描的圖像存在噪聲、圖像明暗不均、扭曲變形等情況，這些問題嚴(yán)重影響到對數(shù)字圖像的OCR識別，以及后期對掃描檔案的利用。

　　在檔案數(shù)字化的實(shí)際工作中，應(yīng)以數(shù)字無損轉(zhuǎn)化為導(dǎo)向，靈活選擇匹配度高的掃描儀，才能高效助力項(xiàng)目完美落地。

　　任何一個行業(yè)，只有以工匠精神，在看不到的細(xì)節(jié)處做到極致，才是能成就其品牌價值。掃描是檔案數(shù)字化必須經(jīng)過的一個過程，是紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)換的關(guān)鍵步驟，更被賦予了深刻的意義。

　　檔案數(shù)字化具體流程

　　1.檔案出庫。檔案出庫需先提交紙質(zhì)檔案出庫申請，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人審批后嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后，對檔案進(jìn)行交接出庫。

　　2.數(shù)字化前處理。對確定掃描頁進(jìn)行頁碼編制，按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行錄入檔案目錄。

　　3.檔案掃描。根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況進(jìn)行掃描，掃描時應(yīng)調(diào)整設(shè)置好相關(guān)參數(shù)以保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　4.圖像處理。圖像的處理包括圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等。需要注意的是，數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真時，應(yīng)重新掃描；對于漏掃、重掃、多掃等情況應(yīng)及時糾正。

　　5.數(shù)據(jù)掛接。借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)。

　　6.數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交。經(jīng)過專門的驗(yàn)收組對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收，收的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果（數(shù)字圖像、檔案目錄、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等）。

　　7.檔案入庫。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，應(yīng)注意保持檔案原貌，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏按照檔案入庫相關(guān)要求對紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理和清點(diǎn)后，辦理檔案入庫手續(xù)。