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甘肅省數(shù)字檔案公司

時間:2024-01-06 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  甘肅省數(shù)字檔案公司的檔案數(shù)字化工作的開展就是為了減少紙質(zhì)檔案的利用,最大限度的保護(hù)檔案實體。數(shù)字化工作開展的過程中,需要盡可能的保持檔案的原貌,做到準(zhǔn)確無誤,而實際工作開展的過程中,漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象時有發(fā)生,以避免影響檔案質(zhì)量和準(zhǔn)確性。以下是一些應(yīng)該注意的問題及相應(yīng)的解決方法。

甘肅省數(shù)字檔案公司

  1.制度上嚴(yán)格管理,建立崗位責(zé)任制

  完善的規(guī)章制度,嚴(yán)格的責(zé)任落實,是做好各項工作的基礎(chǔ),制度和落實兩者缺一不可,相輔相成,協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案數(shù)字化表面上是流水線作業(yè),實質(zhì)上是一項規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作。檔案主管部門、檔案業(yè)主單位、外包服務(wù)公司需要按照相關(guān)規(guī)定,制定完善的工作方案,明確每個環(huán)節(jié)、崗位的工作職責(zé),做到有制度管理、有人監(jiān)督、有技術(shù)保障。

  2.規(guī)范作業(yè)環(huán)節(jié),找準(zhǔn)問題根源

  漏掃即少掃描一頁或若干頁,重掃即一張或多張檔案頁重復(fù)掃描一頁或若干頁,多掃即不該掃描的頁被掃描了。

 ?。?)掃描設(shè)備的問題

  使用高速掃描儀的時候容易出現(xiàn)漏掃現(xiàn)象,由于設(shè)備新采購尚未調(diào)試正常,或者設(shè)備使用時間過長,部分配件老化,滾軸在高速旋轉(zhuǎn)過程中連帶兩張或兩張以上紙張進(jìn)行掃描,要么第二張紙不被掃描,要么第二張紙連同第一張紙掃描成一個檔案圖像頁。

 ?。?)檔案紙張的問題

  ①部分檔案紙張由于紙張比較脆、薄,具有較強(qiáng)的吸附性,兩張或兩張以上的紙吸合在一起,不容易分離,造成漏掃。

 ?、诓糠謾n案在形成的階段,使用了膠水對兩張以上的檔案紙張進(jìn)行黏合,數(shù)字化過程容易漏掃。

 ?。?)操作人員的問題

  ①操作人員未對設(shè)備進(jìn)行必要的維護(hù),未對待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查,造成(1)問題的產(chǎn)生從而漏掃;

 ?、诓僮魅藛T未對待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查,造成(2)問題的產(chǎn)生從而漏掃;

 ?、鄄僮魅藛T在拿檔案頁的過程中,由于自身疏忽,少拿了部分檔案頁從而造成漏掃;

  ④檔案整理的工作人員在編制頁碼的過程中,由于疏忽,漏編、重復(fù)編、跳編頁碼,而造成漏掃、重掃;

 ?、莶僮魅藛T在拿檔案頁的過程中,由于自身疏忽,反復(fù)拿了相同的檔案頁從而造成重掃;

 ?、薏僮魅藛T在拿檔案頁的過程中,未按照相關(guān)要求將不該數(shù)字化掃描的檔案頁進(jìn)行了掃描,從而造成多掃;

 ?、卟僮魅藛T在拿檔案頁的過程中,將不屬于本卷/件的紙張進(jìn)行了掃描,或者掃描了空白頁等情況,從而造成多掃。

  總之,在數(shù)字化掃描過程中,避免常見問題是確保檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。通過遵循適當(dāng)?shù)牟僮鞑襟E、維護(hù)掃描設(shè)備、進(jìn)行質(zhì)量控制檢查以及建立合適的存儲和備份機(jī)制,我們可以避免常見的問題,確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性、完整性和可訪問性。這將有助于提高檔案管理的效率,并為未來的使用和保存提供可靠的數(shù)字資源。

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