做好檔案整理工作是保證文件和信息管理的重要一環(huán)，它能夠提高工作效率、減少信息丟失和混亂，并為后續(xù)的查閱和利用提供便利。在進(jìn)行檔案整理時，需要遵循一定的原則和方法，確保檔案的有序性、可訪問性和持久性。那么，該如何做好檔案整理工作呢？

　　1.剔除不歸檔的文件材料

　　收集來的文件材料并不是每一份都需要歸檔,要糾正兩種錯誤認(rèn)識,一是有文必檔,二是紅頭文件（上級來文）都要歸檔。需要認(rèn)真學(xué)習(xí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（第8號國家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要歸檔的文件材料。

　　機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍：

　　（1）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；

　?。?）機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

　?。?）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；

　?。?）其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個人權(quán)益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　?。?）上級機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免,獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　?。?）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性,臨時性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　?。?）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　?。?）下級機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

　　2.將不同“年度”文件材料分開存放

　　文書檔案是按年度進(jìn)行整理的,如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點：

　?。?）一般以文件形成日期為準(zhǔn)；

　?。?）計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　?。?）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；

　?。?）幾份文件作為一件時,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

　　3.鑒定保管期限，按期限分開存放

　　（1）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　?。?）應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令）的要求,結(jié)合各自的工作實際,制訂出一個科學(xué)、合理的符合本單位實際的歸檔范圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，并以此為依據(jù)對歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　4.排列歸檔文件的先后順序

　?。?）件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　（2）歸檔文件的先后順序

　?、贇w檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　?、跉w檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。

　　③同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

　　④會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.編寫頁碼

　?。?）紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

　　（2）頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　?。?）文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　6.加蓋歸檔章，填寫檔號項

　　歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)為必填項。

　　7.裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

　　歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　綜上所述，做好檔案整理工作對于組織和管理文件和信息至關(guān)重要。隨著科技的不斷進(jìn)步，數(shù)字化檔案管理等新興方法也在不斷發(fā)展，為檔案整理帶來了更多可能性。我們應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和掌握適合自身需求的檔案整理方法，并將其融入到工作中，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，推動工作的順利進(jìn)行。只有通過科學(xué)合理的檔案整理工作，我們才能更好地管理和利用文件和信息資源，為個人或組織的發(fā)展提供有力支持。