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天津做檔案數(shù)字化的公司掃描工序是整理工序之后的第二道工序,主要功能就是將整理和分檢好的紙質(zhì)檔案通過專用掃描儀生成高質(zhì)量的圖像文件,并進(jìn)行圖像壓縮存儲(chǔ)處理,為下一道工序提供基礎(chǔ)的圖像數(shù)據(jù)。掃描工序的功能職責(zé)主要包括資料掃描、特殊資料重復(fù)掃描、頁(yè)數(shù)核對(duì)等。每個(gè)工序都需要遵循一定的步驟和原則,以確保數(shù)字檔案的質(zhì)量和可靠性。
(1)紙質(zhì)檔案順序掃描
工作人員將整理好的紙質(zhì)檔案按順序放入掃描儀的入口,進(jìn)行掃描處理,生成連續(xù)的圖像文件。程序?qū)呙枭傻膱D像數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行壓縮存儲(chǔ)。
(2)在掃描過程中工作人員應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
?、賿呙桧樞?/p>
掃描時(shí),工作人員必須按照整理好的順序進(jìn)行掃描,不能顛倒檔案的掃描順序。
?、诳刂祈樞驋呙璧募垙垟?shù)量
在掃描時(shí),一次性放入送紙口的文件數(shù)量不宜大多,最好不要超過10張,以避免由于在掃描過程中發(fā)生錯(cuò)誤后,而導(dǎo)致大量文件重新描的現(xiàn)象發(fā)生,并且可以避免由于掃描儀一次進(jìn)多張紙而漏掃紙張的情況發(fā)生。
?、郾WC掃描圖像質(zhì)量
掃描工序必須嚴(yán)格把好圖像質(zhì)量的第一關(guān)。要保證掃描生成的圖像質(zhì)量清晰、無(wú)傾斜,特別是不能出現(xiàn)諸如漏掃、圖像資料嚴(yán)重模糊不清等嚴(yán)重錯(cuò)誤。
?、芎藢?duì)掃描頁(yè)數(shù)
一卷檔案掃描完成后,必須對(duì)紙張檔案頁(yè)數(shù)和掃描生成的圖像頁(yè)數(shù)進(jìn)行核對(duì),如系統(tǒng)掃描后計(jì)算的頁(yè)數(shù)與人工計(jì)算的頁(yè)數(shù)不一致,則需視情況予以補(bǔ)掃描或重新掃描處理。
?、輽n案排序
排序工序位于掃描之后,是掃描加工流程中四級(jí)質(zhì)量監(jiān)控體系中的第一道檢查工序,主要功能是對(duì)掃描工序生成的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查、核對(duì)紙質(zhì)檔案并錄入其索引數(shù)據(jù)項(xiàng)。
在排序工序中,掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數(shù)據(jù)項(xiàng),即每一卷檔案有一條索引信息。排序工序的功能職責(zé)主要包括檢查圖像質(zhì)量、建立索引信息兩部分。
總之,通過規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮?,我們可以確保數(shù)字檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可讀性,在信息存儲(chǔ)和管理方面帶來(lái)更高效和便利的體驗(yàn)。此外,也要注意遵循相關(guān)法律法規(guī)和政策,保護(hù)檔案的機(jī)密性和隱私性。檔案數(shù)字化掃描工序的正確實(shí)施不僅有助于提升工作效率,還能夠?yàn)榻M織和個(gè)人帶來(lái)更多的數(shù)據(jù)價(jià)值和安全保障。
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