隨著時間的推移，各種機(jī)構(gòu)、組織、企業(yè)所產(chǎn)生的文檔不斷增多，這些文檔包括合同、報告、會議記錄、財務(wù)文件等等。如果這些文件堆積如山，不僅占用辦公空間，而且也很難找到需要的信息。這時候就需要檔案整理機(jī)構(gòu)的幫助。

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　　《檔案法》規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案整理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)”。但是在日常工作中，因為種種原因，導(dǎo)致單位、企業(yè)在檔案管理工作中并不能達(dá)到較為理想的一種工作狀態(tài)。

　　比如說檔案的門類繁雜多樣，有文書檔案、科技檔案、工程檔案、影音圖像檔案、會計檔案、干部人事檔案等等。而且部分檔案材料并不都是能一次收集后就不再變動的，而是具有動態(tài)性，會根據(jù)現(xiàn)實的情況而產(chǎn)生變化，所以還需要及時收集補(bǔ)充新的材料等，且要配置檔案專職工作人員或明確工作內(nèi)容崗位、專人專管或負(fù)責(zé)日常檔案管理工作。但現(xiàn)實狀況可能是單位或企業(yè)的檔案管理人員存在身兼多職的原因，日常工作中也缺少一些專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和政策法規(guī)更新迭代的應(yīng)用學(xué)習(xí)；或者單位確實有專職檔案的工作人員，但是面對數(shù)量較多的檔案集合整理工作時并不能像專門的檔案整理機(jī)構(gòu)一般高效便捷地完成工作要求。

　　所以為了能更好地解決以上這些檔案日常管理工作的問題，單位或企業(yè)就可以選擇正當(dāng)合規(guī)的檔案整理機(jī)構(gòu)，由專業(yè)的檔案工作人員對其管理收集的檔案材料提供各類檔案的整理及信息化、材料常態(tài)化運(yùn)維等服務(wù)，以滿足單位或者企業(yè)對檔案日常查閱、借閱等利用工作。

　　總之，檔案整理機(jī)構(gòu)是一個專業(yè)團(tuán)隊，可以通過專業(yè)的方法和技術(shù)來管理組織的文件。他們可以幫助組織節(jié)省時間和金錢，提高工作效率和組織形象。