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檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式的過程,它帶來了許多優(yōu)勢(shì)和益處。在數(shù)字化時(shí)代,檔案數(shù)字化已成為各行各業(yè)普遍采用的管理方式。以下是關(guān)于青島海關(guān)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì):
一、數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,節(jié)省了占地空間,而且查閱起來極為方便迅速,從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
二、提高辦公效率,數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔,并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單,真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”,檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù),將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后,檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)。
根據(jù)檔案管理新《條例》,可以明確檔案數(shù)字化建設(shè)是構(gòu)建檔案管理工作的新的發(fā)展需求與工作要點(diǎn),會(huì)加強(qiáng)檔案信息的資源規(guī)劃利用,對(duì)于檔案信息的收集工作也是有作用的。比如所屬綜合檔案之一的文書檔案,通過開展檔案數(shù)字化建設(shè),完成電子載體檔案體系的搭建,對(duì)于檔案資料的查詢工作的開展可以得到有效的提升。
除此之外,對(duì)于檔案管理工作在日常工作中接觸較多的人事檔案,因?yàn)槠錂n案類別的特性,需要持續(xù)完成檔案材料的收集與檔案信息的搭建,所以通過檔案數(shù)字化加工,可以通過對(duì)電子載體的監(jiān)管更快速、便捷的完成人事檔案資料的持續(xù)更新收集與檔案信息的借閱查詢與利用工作。
總之,檔案數(shù)字化具有諸多優(yōu)勢(shì),包括提高檔案管理效率、節(jié)約存儲(chǔ)空間、方便檔案檢索與共享、增強(qiáng)檔案保護(hù)與安全性等。隨著科技不斷發(fā)展,我們應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作,充分利用數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大價(jià)值和社會(huì)效益。
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