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時間:2024-02-26 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  檔案整理是一項重要的工作,它不僅關乎組織機構的效率和秩序,更關系到信息的準確性和可靠性。在信息爆炸的時代,有效地整理檔案對于保證信息的完整性和可追溯性至關重要。因此,制定科學的檔案整理原則是非常必要的。

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  1、遵循檔案文件之間形成的有機規(guī)律

  文件之間的有機聯(lián)系,是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關系,也稱文件的“內(nèi)在聯(lián)系”。保持文件之間的有機聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則。

 ?。?)時間聯(lián)系:檔案在各部門形成時,是有一定過程和階段性的,在這段時間內(nèi)形成的各類檔案總和。

  (2)內(nèi)容聯(lián)系:涉及到具體的某件事務而形成的檔案文件總和。

 ?。?)來源聯(lián)系:同屬于一個形成者或同類型的形成者的檔案文件總和。

 ?。?)形式聯(lián)系:指的是檔案文件在載體、文種、表達方式以及特定的標記等因素上保持相同,從而形成的檔案文件總和。

  2、區(qū)分檔案文件的不同價值

  檔案整理過程中,區(qū)分檔案的不同價值、劃分保管期限是一個關鍵的環(huán)節(jié)。《歸檔文件整理規(guī)則)(DA/T 22一2015)對分類的要求有,將不同年度、不同機構、不同保管期限的文件區(qū)分開來,為開展后續(xù)工作打下基礎。它有利于減輕日益增多的檔案給保管場所和設備帶來的壓力,集中人力、物力妥善保管價值較大的檔案。通過判定檔案的價值,檔案人員能夠進一步掌握檔案的內(nèi)容和效用,針對實際情況提出開發(fā)利用的具體建議,指導檔案的利用工作,充分發(fā)揮檔案的作用。

  3、保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一

  目前紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時間內(nèi)會并行存在,因此保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進行歸檔文件整理的要求。歸檔文件整理時一般應將歸檔電子文件作為第一整理對象。先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理,再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件,以便保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

  4、符合檔案文檔一體化管理要求

  根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T2-2015),在信息化條件下,歸檔文件整理必須考慮紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求,將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來,盡量用電子文件管理的思路和方法去引領歸檔文件整理,進而實現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標準、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。

  綜上所述,檔案整理原則是組織機構管理和信息管理的基礎,它影響著組織的運行效率和決策質(zhì)量。只有遵循科學的原則,才能夠確保檔案整理的有效性和可持續(xù)性。

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