什么是文書檔案整理？文書檔案整理是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。

       文書檔案整理

　　1、分類

　　文書檔案整理分類主要運用年度、機構(gòu)或問題、保管期限三個因素組合形成不同的分類方案?！稓w檔文件整理規(guī)則》建議的文書檔案整理分類方案主要有年度一機構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)（問題）兩種三級分類方法。同時提出，文件量少的單位可以采用"年度—保管期限"的二級分類方法。

　　在年度之下保管期限排在前面，便于檔案移交。在各個年度內(nèi)可以比較大塊地搬動同一保管期限的檔案，倒架調(diào)整的麻煩比較少。

　　在年度之下機構(gòu)（問題）排前面，便于檢索查找。因為查找檔案的角度以問題為多。一般是查某一問題，或者查某一機構(gòu)中的某一問題。先排機構(gòu)（問題），在其下分保管期限，就意味著機構(gòu)（問題）的檔案集中排列。

　　2、歸類

　　在確定文件材料屬于歸檔范圍，并判定保管期限之后，就可以將文件材料按照分類方案放置到相應的位置。

　　1.年度

　　文件形成單位一般是以年度為單位制定工作計劃、開展工作和進行總結(jié)。把一個年度的文件材料放在一起，有利于分析研究一個單位逐年的發(fā)展變化，同時也方便按年度查找文件材料。按年度分類整理也與各單位的文書處理工作同步，便于開展文件材料的收集、整理和移交工作。

　　年度分類時按文件形成（簽發(fā)日期）或處理（辦結(jié)、閉幕）的年度歸類，不是按文件內(nèi)容針對的年度歸類。

　　確定跨年度文件的歸檔年度一般以文件簽發(fā)日期為準，確定歸檔年度。對于計劃、總結(jié)、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定其所屬的年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當形成年度無法考證時，按其歸檔年度確定年度，并在附注項加以說明。

　　2.機構(gòu)

　　檔案是在單位內(nèi)部各機構(gòu)工作活動中形成的。把同一內(nèi)部機構(gòu)形成的文件材料放在一起，能夠較好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于利用檔案考察歷史。同時，文件材料按機構(gòu)歸類的標準也比較客觀明確，分類簡便易行。

　　按機構(gòu)分類就是按文件形成或承辦機構(gòu)（接近公文字號中的機關(guān)代字）設置類目，進行文件材料的歸類。涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　3.問題

　　按問題分類就是按文件內(nèi)容反映的工作內(nèi)容設置類目和進行文件材料的歸類。如，黨群類、業(yè)務類、行政類、科技管理類等。這里的問題是概括性比較強的"大問題"，不是單一的"小問題"。

　　機構(gòu)分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。

　　4.保管期限

　　和年度一樣，對檔案進行保管期限劃分，將檔案歸入某一個保管期限是文書檔案整理必要的工作內(nèi)容。

　　規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限的方法進行兩級分類，但仍然保留了年度和保管期限兩個常規(guī)的必要的分類項目。

　　3、件的排序

　　文書檔案整理在分類方案的最低一級類目內(nèi)按文件形成時間順序結(jié)合事由排列。所謂最低一級類目就是分類方案中排在最后的一個類目。如，年度一機構(gòu)（問題）一保管期限，其中保管期限就是最低一級類目。

　　事由是一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程，同一事由的歸檔文件應集中排列在一起；同一事由內(nèi)歸檔文件按照文件形成時間順序排列；不同事由的歸檔文件應按照時間順序排列；會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　運用計算機檔案管理系統(tǒng)可以很容易地檢索查詢某一事由的文件。運用計算機檔案管理系統(tǒng)的單位可以采用在分類方案的最低一級類目內(nèi)單純按文件形成時間順序排列文件的方法，不需要再結(jié)合事由排列。這樣更"傻瓜"，檔案整理效率更高。

　　4、件內(nèi)稿本的排序

　　正本（印件）在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　5、檔號的編制

　　在檔案整理中文件的編號稱為"檔號"。檔號是根據(jù)檔案分類方案和文件排列順序編制的。

　　文書檔案整理的檔號結(jié)構(gòu)是：全宗號—檔案門類·年度—保管期限一機構(gòu)（問題）代碼—件號

　　全宗號是國家檔案館給每一個進館全宗編定的固定號碼，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識，凡具有社會獨立性的組織或個人，其所形成的檔案就可以構(gòu)成一個全宗。這樣的組織或個人在檔案學術(shù)語中稱為"立檔單位"或"全宗構(gòu)成者"。

　　檔案門類代碼由2位漢語拼音首字母標識。

　　國家檔案局2014印發(fā)的《數(shù)字檔案室建設指南》規(guī)定各檔案門類的代碼為文書∶WS，照片∶ZP，錄音∶LY，錄像;LX，科技∶KJ，專業(yè)∶ZY。

　　2019年1月日起施行的《機關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了類別設置及其代號的意見;機關(guān)檔案門類宜按照文書（WS）、科技（RS）、會計（KJ）、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音LY）、錄像（LX、業(yè)務數(shù)據(jù)（SJ）、公務電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實物檔案（SW）設置一級門類代碼。按照科研（KJ·KY）、設備（KJ·SB）設置科技檔案二級門類代碼。檔號編制方法統(tǒng)一有利于信息交流共享。

　　年度為文件形成年度。年度以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如"2021"。

　　保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼"Y""D30""D10"標識。機構(gòu)（問題）代碼∶機構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼"BGS"等。歸檔文件未按照機構(gòu)（問題）分類的，應省略機構(gòu)（問題）代碼。

　　件號∶件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用"0"補足，如"0026"。

　　比如：**省科技廳全宗文書檔案整理2019年永久保管期限的辦公室第一件歸檔文件的檔號∶

　　0173—WS·2019—Y-BGS—0001這里的點是中間點，線是短橫。

　　檔號如同人們的身份證號將伴隨檔案的"一生"，它既可以作為檔案定位的字符，又可以作為檔案檢索的條件。它會出現(xiàn)在計算機檔案目錄數(shù)據(jù)庫中，也會出現(xiàn)在歸檔文件目錄之中，還將成為文件歸檔章的主要信息元素。

　　6、加蓋歸檔章

　　歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。

　　歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構(gòu)（問題）可以作為選擇項。歸檔章中頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識。保管期限也可以使用"永久""30年""10年"簡稱標識，機構(gòu)（問題）也可以用"辦公室"等規(guī)范化簡稱標識。

　　電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　7、編制歸檔文件目錄

　　歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內(nèi)容。一般在備注欄中標注復文二字及其文號。

　　歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

　　序號∶填寫歸檔文件順序號。

　　檔號∶檔號按照前述方法編制。

　　文號∶文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。國家檔案局令第8號，"令第8號"是文號;會議紀要填全項目，如"會議紀要〔2016〕2號"。會議材料之二、簡報第三期、圖紙第4號不是文號，不宜填入文號欄，可在題名或備注欄中體現(xiàn)。聯(lián)合行文、關(guān)聯(lián)件（如，請示的批復件）在備注欄填互見號。

　　責任者∶制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。多個單位聯(lián)合行文時，至少選三個單位著錄，其中本單位列于責任者的首位，三個之外的單位用等字外加方括號"[]"表示。責任者為個人的，個人后加方括號，內(nèi)填職務、職稱或其他身份。無責任者，考證后加責任者，外加方括號。表格的責任者應為填報機關(guān)，而非制表機關(guān)。

　　題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號"[]"。如，只標注"會議紀要""會議記錄""提案"的，應當在這些名稱前加上自擬內(nèi)容外加方括號。

　　日期∶文件的形成時間。以國際標準日期表示法標注文件形成（即文件簽發(fā)）的年月日，如20181208。

　　密級∶文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。填寫漢語拼音代碼或漢字代碼，如"機密"或"JM"。標注保密期限的，應同時填寫保密期限，如"機密1年"或"JM1年"。對已升、降、解密的文件，應填寫新的密級。歸檔文件沒有密級的，此項目留空即可。

　　頁數(shù)∶每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。備注∶注釋文件需說明的情況。

　　歸檔文件目錄目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限分別裝訂成冊。

　　8、文件裝訂

　　永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用"三孔一線"裝訂。

　　永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管檔案的裝訂要求執(zhí)行。

　　定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照永久保管檔案的裝訂要求執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　9、編頁

　　紙質(zhì)歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　10、裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　11、填寫備考表

　　備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。

　　盒內(nèi)文件情況說明∶填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　整理人∶負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

　　整理日期∶歸檔文件整理完成日期。

　　檢查人∶負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

　　檢查日期∶歸檔文件檢查完畢的日期。

　　12、排架

　　歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。

　　歸檔文件按年度一機構(gòu)（問題）一保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案先按機構(gòu)（問題）序列依次上架，在機構(gòu)（問題）內(nèi)再分保管期限排列。

　　歸檔文件按年度一保管期限一機構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案先按保管期限依次上架，在保管期限內(nèi)再分機構(gòu)（問題）排列。