電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.tpiin.com
郵 箱:zboao@qq.com
檔案整理是一項(xiàng)重要的工作,它涉及到對(duì)信息的收集、分類、整理和保管,對(duì)于機(jī)構(gòu)和個(gè)人來說都具有重要意義。在進(jìn)行檔案整理時(shí),我們需要遵循一些原則,以確保檔案的完整性、可靠性和可檢索性,從而更好地利用和管理這些信息資源。
四川數(shù)字化檔案整理公司
?。ㄒ唬┎豢善茐脑净A(chǔ)
看到這個(gè)標(biāo)題,大家可能就已經(jīng)猜到這項(xiàng)原則的意思了,對(duì)!就是在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候,不可以破壞原本的整理基礎(chǔ),為什么要這么說呢?
因?yàn)闄n案不僅記錄了當(dāng)時(shí)的社會(huì)活動(dòng),也反映了當(dāng)時(shí)整理檔案工作的狀況,所以再次整理檔案的時(shí)候,要尊重歷史與前人的勞動(dòng)成果,充分利用原本的基礎(chǔ),加快整理效率,提高質(zhì)量,具體做法分為以下方面:
1.提高對(duì)原來檔案整理的認(rèn)知
對(duì)于過去的整理方法,我們要實(shí)事求是,重視前人的勞動(dòng)成果,認(rèn)真審核,保留好的部分,去除不適合的部分。
2.不要輕易整理已經(jīng)整理過的檔案
一般情況下,只要不是散亂的文件,已經(jīng)有了整理基礎(chǔ),要力求保持原來的基礎(chǔ),如果輕易打亂基礎(chǔ),返工重整,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,很難滿足檔案利用的需求。
?。ǘ┍3謾n案之間的聯(lián)系
檔案間的聯(lián)系,在其產(chǎn)生和處理的過程中就已經(jīng)形成了,雖然檔案是以單獨(dú)的個(gè)體形成的,但卻是以組合的群體形式運(yùn)作的。
因此整理檔案的時(shí)候,要保持檔案間的聯(lián)系,主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個(gè)方面:
1.來源方面
檔案來源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門組織或是個(gè)人手中形成時(shí),產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系,就像是親兄弟一樣,在一個(gè)家庭出生就不可以斷開其中的關(guān)系。
2.時(shí)間方面
時(shí)間聯(lián)系就是指,檔案在各部門形成時(shí),是有一定過程和階段性的,這就是檔案的時(shí)間聯(lián)系。
3.內(nèi)容方面
這個(gè)就很好理解了,檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的,那么在同一場活動(dòng)中記錄下的檔案,在內(nèi)容上肯定會(huì)具有一定的聯(lián)系,而往往這種聯(lián)系是很緊密的,密不可分的。
?。ㄈ┍阌诒9芘c利用
整理檔案時(shí),不僅要利用原有的基礎(chǔ),而且還要保持檔案間的聯(lián)系,這樣才利于檔案的保管與利用??墒怯袝r(shí)檔案的聯(lián)系與利用也會(huì)有沖突。
比如檔案是具有私密性的,不可以對(duì)外公開,那么檔案的整理就有了局限性,不可以混合整理,至于這種問題,檔案的整理就需要分開類別,專門整理。
總之,只有嚴(yán)格遵循這些原則,我們才能夠有效地整理和管理檔案,確保其長期保存和利用的有效性,為后續(xù)工作提供可靠的信息支持。
(全國總部)河南省鄭州市金水區(qū)博雅廣場4號(hào)樓1104
+18937133779
zboao@qq.com
中博奧技術(shù)有限公司& 版權(quán)所有
工信部備案號(hào):豫ICP備11015869號(hào)-8