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在當今數(shù)字化時代,檔案數(shù)字化已經(jīng)成為提高工作效率、保障信息安全的重要舉措。赤峰市檔案數(shù)字化加工公司的整理流程,不僅是對歷史文化遺產(chǎn)的傳承,更是對信息管理現(xiàn)代化的邁進。
檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件,如果沒有正確的檔案目錄,會給后序工作帶來很大麻煩,所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案,要制作電子目錄。制作途徑有兩種:
?。ㄒ唬┦褂脭?shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能,進行目錄制作。
?。ǘ┦褂肊xcel表格方式制作。
如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄,要認真核對有無錯漏現(xiàn)象,找出錯誤并修正。對于錯誤或疏漏的修正,具體操作細則如下:
1、如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的,應該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標準進行錄入,并刪除錯誤信息。
2、著錄項相關(guān)內(nèi)容錄入要完整。在實際著錄中以下著錄項必不可少,且與紙質(zhì)檔案要一一對照:以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。
3、如果目錄內(nèi)容有錯(如主題內(nèi)容,文號等),以紙質(zhì)檔案信息為準。
4、如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體,不允許擅自解決,所有的繁體字在錄入時應錄入為簡體字。
5、如遇到無題名的檔案,應根據(jù)文件內(nèi)容提煉總結(jié)出準確的題名錄入。
6、頁碼標注。整理著錄的同時,檢查案卷的完整性,是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象,正、副卷標注是否正確,有問題及時反饋。沒有問題時,用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行標注頁碼,正面標注在右上方,背面標注在左上方,頁碼字體工整、大小適中。
7、分卷事項。檔號保持不變。如果紙質(zhì)檔案分多卷,需核對卷內(nèi)順序號,增加一條案卷目錄,每個分卷都要對應一條案卷目錄(不能兩個分卷對應一個目錄)。
8、檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠(,/),如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線(-)(注意:中劃線錄入時,要使用英文輸入法下的半腳錄入),日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字,如20120206,不足8位時補0。
總之,通過赤峰市檔案數(shù)字化加工公司的整理流程,我們不僅能夠更好地保護和利用檔案信息資源,還能夠推動檔案工作向著規(guī)范化、精細化、智能化邁進,為社會文化發(fā)展提供更加有力的支撐。相信在不久的將來,赤峰市的檔案數(shù)字化加工公司將在信息化建設(shè)的道路上不斷前行,為城市發(fā)展注入新的活力和動力。