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檔案整理數字化是提高效率、減少資源浪費的重要舉措。數字化檔案管理不僅可以提升檔案檢索、共享的便利性,還能有效保護檔案的安全性和完整性。因此,對于各類機構和組織而言,數字化檔案整理已經成為必不可少的工作內容。
六安市檔案整理數字化公司
一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。
二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理,比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術修復,編制材料的類號和頁號,整理編碼完成后仔細核查準確,防止漏編錯編。
三、電子目錄的錄入、校對、調整。將每一份檔案紙質材料編制對應的電子目錄,對完成的目錄進行校對,確保轉確率、避免出現錯別字等,還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數是否有誤。
四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描,形成檔案材料電子檔原始圖像。
五、原始圖像制作、數據初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整,比如在不影響材料內容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理;修整后要對電子數據進行核查核對,并作圖像高清刻作。
六、重新裝訂并檢查。要保證紙質文件順序與電子檔文件順序完全一致,打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內容,檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝,核查無誤后將紙質檔案封盒。
七、數據總審入庫。對電子檔數據進行檢查復核,確定各方面細節(jié)無誤、數據內容符合標準規(guī)則后,將電子檔數據刻作入庫,將檔案紙質材料與電子檔數據庫移交。
總體而言,檔案整理數字化流程的實施將會極大地提升工作效率,減少人力和物力資源的浪費,同時也有利于信息的長期保存和管理。