檔案數(shù)字化是將紙質檔案轉換為數(shù)字形式的過程，在數(shù)字化檔案的過程中，需要注意保護原始檔案的完整性和安全性，確保數(shù)字化后的檔案能夠方便。安全地被訪問和管理。在進行檔案數(shù)字化時，需要遵循以下基本流程：

　　上海文書檔案數(shù)字化服務

　　1、目錄數(shù)據(jù)準備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　　綜上所述，數(shù)字化檔案是一個復雜的過程，通過遵循以上步驟，可以實現(xiàn)紙質檔案向數(shù)字化檔案的轉換，提高檔案的管理效率和服務質量。