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檔案電子化是現(xiàn)代管理的重要手段之一,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在著很多弊端,如存儲(chǔ)空間大、檢索效率低、易受損等問題,而檔案電子化能夠有效地解決這些弊端。下面是檔案整理的一些流程:
浙江檔案電子化服務(wù)
1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容,包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。
2、拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物;將檔案原件的裝訂線拆除,排好順序,不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯(cuò),更不能對檔案原件有任何損壞。
3、區(qū)分掃描件和非掃描件
按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。
4、頁面修整
對破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊;
折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。
5、檔案整理登記
制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。
總之,檔案電子化不僅是現(xiàn)代管理的需要,也是信息化時(shí)代的必然趨勢。通過以上檔案電子化的流程,可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量,為機(jī)構(gòu)和企業(yè)的發(fā)展提供有力支持。
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