會計(jì)檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，對其進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整理具有重要意義。以下將詳細(xì)介紹會計(jì)檔案整理的方法，以幫助相關(guān)人員更好地管理和利用這些珍貴的檔案資源。

　　孝感會計(jì)檔案整理服務(wù)

　　一、準(zhǔn)備工作

　　要想使會計(jì)檔案歸檔快速高效，應(yīng)該特別注重統(tǒng)籌規(guī)劃會計(jì)檔案歸檔前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

　　會計(jì)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)會計(jì)檔案整理具有周期性的特點(diǎn)，在沒有檔案整理時加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)技能、知識的學(xué)習(xí)，做好歸檔時所需要工具、用具的準(zhǔn)備，收集相關(guān)的信息，建立會計(jì)檔案預(yù)編輯電子目錄等，這些基礎(chǔ)性工作都應(yīng)該統(tǒng)籌規(guī)劃走在正式歸檔的前面。

　　很多時候檔案管理工作不到位，歸檔質(zhì)量不高理，調(diào)閱檔案速度慢均源于這些基礎(chǔ)性的工作沒做到位，從影響到了歸檔程序的有序操作，影響到了歸檔質(zhì)量，影響到了快速調(diào)閱卷，只有對各項(xiàng)工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，并做好了歸檔前的各項(xiàng)基礎(chǔ)性準(zhǔn)備工作，才能使歸檔快速高效，才能使歸檔質(zhì)量有保證，才可以起到事半功倍的效果。

　　二、創(chuàng)新優(yōu)化

　　在會計(jì)檔案整理過程中要不斷創(chuàng)新，優(yōu)化其歸檔過程。

　　只有在會計(jì)檔案歸檔整理過程中通過不斷的理論結(jié)合實(shí)際，注重優(yōu)化各工序間的銜接有序，實(shí)現(xiàn)歸檔過程的標(biāo)準(zhǔn)化的操作，才能夠達(dá)到會計(jì)檔案歸檔整理既快速高效又減輕勞動強(qiáng)度，才是保證歸檔質(zhì)量，提升會計(jì)檔案管理水平的關(guān)鍵。

　　三、編制合適的檢索工具

　　編制簡單實(shí)用的檢索工具是實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案快速查詢的必備條件。

　　通過設(shè)計(jì)將“會計(jì)科目編制一個流水號”“檔案定置組柜分布圖”“會計(jì)檔案案卷情況說明”等方法來達(dá)到簡單實(shí)用的目的。

　　現(xiàn)將采取的具體方法介紹如下：

　　首先，掌握信息建預(yù)編表。在會計(jì)檔案未歸檔前就到會計(jì)部門咨詢了解掌握當(dāng)年需要移交的，會計(jì)檔案中會計(jì)憑證冊數(shù)、賬冊、報表、其他類等會計(jì)檔案的詳細(xì)信息后，便開始著手建立“會計(jì)檔案案卷目錄預(yù)編目錄”，將其中的案卷號、保管號（保管號的起始號因?yàn)樯弦荒甓鹊慕Y(jié)尾號可事先得知）、保管期限、移交人、接收人等有規(guī)律可循，可預(yù)先獲知的信息先編制出來，會計(jì)憑證號碼這一項(xiàng)預(yù)留，等待會計(jì)憑證正式歸檔整理時在填入。

　　其次，會計(jì)裝具打號及封面填寫。根據(jù)預(yù)先編制的“會計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄”中會計(jì)憑證的保管號，提前用打碼機(jī)在會計(jì)憑證案卷裝具上打印上保管號并嚴(yán)格按保管號依次序排列，其中要特別注意在會計(jì)憑證案卷裝具上所打的保管號應(yīng)略少于實(shí)際獲知的會計(jì)憑證冊數(shù)10冊左右，“寧缺勿多”目的是預(yù)防會計(jì)部門提供的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)有出入時可預(yù)防實(shí)際歸檔的會計(jì)憑證冊數(shù)少于已經(jīng)打了號的會計(jì)憑證案卷裝具數(shù)量造成會計(jì)憑證案卷裝具的浪費(fèi)，實(shí)際歸檔的會計(jì)憑證冊數(shù)多于已經(jīng)打了號的會計(jì)憑證案卷裝具數(shù)只需加打缺額的會計(jì)憑證案卷裝具便可。打完會計(jì)憑證的保管號后在將會計(jì)憑證案卷裝具上的年度、憑證名稱、保管期限、卷號、財務(wù)主管、經(jīng)辦會計(jì)、全宗等已知固定項(xiàng)提前填寫完畢后排序整理待用。

　　再次，會計(jì)檔案整理。在正式接收到實(shí)物會計(jì)憑證、賬冊、報表等會計(jì)檔案后，根據(jù)會計(jì)部門在會計(jì)憑證上編制的憑證順序號、憑證附件號及憑證的流水號等信息對其進(jìn)行統(tǒng)一排序整理，檢查排序無誤后按其先后順序“一冊一填寫一裝入”的流程進(jìn)行歸檔。

　　對于會計(jì)憑證的歸檔應(yīng)先根據(jù)其會計(jì)憑證上所反映的信息，在事先打印出來的“會計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄”憑證號碼預(yù)留欄內(nèi)填寫記錄該會計(jì)憑證的順序號，在同時填寫補(bǔ)充案卷裝具的封皮。包括封面、封脊中的起止年月日、該月總冊數(shù)、第幾冊、憑證張數(shù)、憑證順序號等內(nèi)容，待該冊會計(jì)憑證案卷封皮全部需要補(bǔ)充填寫的內(nèi)容全部填寫完，檢查無誤后方可將該冊會計(jì)憑證裝入會計(jì)憑證案卷裝具內(nèi)，累計(jì)裝好6-10冊會計(jì)憑證就及時入庫。

　　對于檔案庫內(nèi)會計(jì)檔案的分布，排架、擺放我結(jié)合工作實(shí)際統(tǒng)一規(guī)定按“順時針方向由下至上依次分布補(bǔ)充檔案，檔案柜的標(biāo)引由上至下以組柜流水號+組柜縱向1至5的方式標(biāo)注，會計(jì)檔案內(nèi)容的標(biāo)識由下至上進(jìn)行標(biāo)注，檔案柜內(nèi)會計(jì)憑證由左至右先下后上擺放”的原則，來規(guī)范會計(jì)檔案的分布，排架、擺放。對于賬冊、報表等每年項(xiàng)目、冊數(shù)均相對穩(wěn)定的會計(jì)檔案歸檔，采取卷內(nèi)對賬冊、報表的具體會計(jì)科目編制一個流水號的方法將其固定排列，使之條理分明，井然有序。例如：賬冊類1、為現(xiàn)金日記帳；2、為銀行存款日記帳；3、為內(nèi)部存款日記帳等；完成會計(jì)科目固定后在對其卷內(nèi)文件編張?zhí)?、打印卷?nèi)目錄和備考表。

　　四、庫存統(tǒng)計(jì)記錄

　　待會計(jì)檔案入庫工作全部完成后對新入庫檔案及檔案柜內(nèi)的檔案情況做全面的統(tǒng)計(jì)記錄，為下一步計(jì)算機(jī)錄入建立“會計(jì)檔案定置組柜分布圖”、制作標(biāo)引、標(biāo)識等工作做好準(zhǔn)備。主要內(nèi)容包括對案柜內(nèi)檔案的冊數(shù)、分布情況、所在組柜編碼等信息進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)記錄。

　　五、信息化錄入

　　將整理過程中記錄的會計(jì)憑證號碼等信息錄入計(jì)算機(jī)，編制當(dāng)年正式的“會計(jì)檔案案卷目錄”“檔案定置組柜分布圖”“會計(jì)檔案案卷情況說明”等。其中“檔案定置組柜分布圖”與常規(guī)的“定置分布圖”有所不同之處在于“定置分布圖”只是標(biāo)引檔案的大區(qū)間，“檔案定置組柜分布圖”已經(jīng)細(xì)化標(biāo)識到將每份會計(jì)檔案所在的定置分布展示出來，圖目錄與實(shí)物檔案的保管位置完全一樣，通過看圖目錄、看柜號即可馬上知道所需會計(jì)檔案的位置，能夠方便快捷而準(zhǔn)確的提取相關(guān)會計(jì)檔案，解決了會計(jì)檔案調(diào)閱查詢慢的問題。而“會計(jì)檔案案卷情況說明”則對上一年度做了說明、本年度做了總結(jié)、下一年度做了安排，起到了承上啟下提前準(zhǔn)備、統(tǒng)籌兼顧的作用。

　　六、打印案卷目錄

　　全面回顧、檢查案卷整理、計(jì)算機(jī)錄入等相關(guān)工作無遺漏后，在打印正式的會計(jì)檔案案卷目錄等材料。

　　通過提前做好準(zhǔn)備工作，編制簡單實(shí)用的檢索工具，按上述流程整理歸檔會計(jì)檔案，實(shí)際所用時間比按常規(guī)歸檔方式至少快3倍以上，達(dá)到了以提高會計(jì)檔案的歸檔質(zhì)量、減輕勞動強(qiáng)度、減少調(diào)檔時間，提升會計(jì)檔案管理水平的目的，從而為充分發(fā)揮檔案服務(wù)生產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)效益最大化做出了貢獻(xiàn)。

　　綜上所述，通過以上合理有效的會計(jì)檔案整理方法，可以確保會計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可查閱性。這不僅有利于單位內(nèi)部的財務(wù)管理和決策，也為外部監(jiān)管和審計(jì)提供了便利。